【チェックリストあり】ISO9001内部監査とは？質問例や進め方などを徹底解説！

かんたん動画マニュアルtebikiと かんたんデジタル現場帳票tebikiを展開する現場改善ラボ編集部です。

ISO9001内部監査は質問内容がカギになると言われています。その理由は、質問が具体的であるほど、監査の精度が向上し、組織の継続的な品質改善につながるからです。しかし、決められた時間内で具体的で有効性のある監査をするのは難しく、どんな質問をすればよいのか悩む監査員の方は多くいらっしゃいます。

また、まだまだ紙ベースでの帳票類が多く、監査を「実施する側」も「受ける側」も事前準備に多大な時間が割かれてしまっているのが現状ではないでしょうか。

この記事では、より有効性の高い内部監査ができる質問内容について具体例を挙げてご紹介します。また内部監査を効率的に進めていく方法についても併せてご紹介していきます。

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ISO9001内部監査とは？外部監査との違いは？

ISO9001に規定されている監査には内部監査と外部監査があります。監査で聞かれる内容は類似していますが、実施者や目的は異なります。その違いについて少し詳しく見ていきましょう。

ISO9001の内部監査とは

ISO9001内部監査とは、ISO9001要求事項および組織が規定した品質マネジメントシステムに実際の業務運用が適合しているか、について調査・報告をするための取り組みです。また、それと同時に、PDCAサイクルがうまく回っているか、改善の機会がないか、といった点にも重点を置いて監査を行います。

公平性を保つため、監査員は自部門以外を対象に監査を実施しますが、基本的には組織内部のメンバーで行います。

外部監査との違い

内部監査に対し、外部監査は、外部の独立した監査組織（たとえば認証機関や政府機関）が行う監査です。監査を受ける組織がISO9001の要求事項を満たしており、認証を得ることができるか、認証後に維持ができているか、認証更新をしても問題ないか、について評価します。

監査内容は内部監査と同様ですが、改善点を見つけることよりも、適合性の確認が主目的になります。以下に内部監査と外部監査の違いについて、わかりやすく一覧表にまとめました。

【内部監査と外部監査の違い】

項目	内部監査	外部監査
実施者	組織内部の監査員（独立・公平性を保つため、監査対象部門とは異なる部門の監査員）	認証機関などの第三者機関
目的	・ISO9001要求事項との適合性確認 ・組織が規定した品質マネジメントシステムどおりの運用が出来ているかを確認 ・組織内の問題点の抽出 ・改善の機会を得ること	ISO9001認証を維持・更新するための適合性を確認し評価すること
頻度	組織の判断で規定（一般的に年1回以上）	認証機関のスケジュールに基づく（通常は年1回の維持審査、3年毎に更新審査）

内部監査、外部監査とも規格との適合性確認が主な目的ですが、外部監査では最終的に認証・維持・更新するかどうかの判断となるところが、内部監査とは大きく異なります。監査員が第三者機関であることも大きな相違点といえるでしょう。

それでは次にISO9001内部監査の目的について、詳しく見ていきます。

ISO9001の内部監査の4つの目的

ISO9001の内部監査は、単に問題や不備を指摘するためのものではなく、組織全体の品質向上に貢献するためのツールです。一般にISO9001内部監査には次の4つの目的があると言われています。　

• 要求事項に適合しているかどうかの確認
• 要求事項どおりに運用できているかどうかの確認
• 問題点やリスクの抽出
• 改善点の有無の確認

要求事項に適合しているかどうかの確認

組織がISO9001の要求事項に適合していることを確認・評価します。適合性監査は必須項目ですが、基本的には問題がないことが大前提です。また、見直しなども含めて、問題なく維持できているか、といった点についても確認します。

要求事項どおりに運用できているかどうかの確認

ISO9001の要求事項に沿って規定した組織の品質マネジメントシステムどおりに業務が運用されており、それに問題がないかを確認・評価します。規定したとおりの運用がされていないと不正やトラブルの元になるリスクがあるためです。

問題点やリスクの抽出

組織が提供する製品やサービスの品質向上を図るうえで、潜在している問題点やリスクがないかを抽出します。問題点を見つけることで、品質改善につなげていくことができます。

改善点の有無の確認

品質向上や顧客満足度につながる改善点や活用ポイントの有無を確認します。第三者の目線で課題や改善点を見つけ、気づきなどがあれば提案も行います。同じ組織内だからこそ気づく点もあり、内部監査における重要な目的でありメリットでもあります。

では、ISO9001内部監査はどのように進めていけばよいのでしょうか。内部監査の進め方について説明します。

ISO9001内部監査の進め方

ISO9001内部監査は一般に以下のステップで進めていきます。

• 計画
• 質問準備（チェックリスト作成）
• 監査実施
• 報告
• フォローアップ監査
• 承認

計画

監査員は監査を受ける側と実施日時を調整し、決定した監査日時、目的、範囲、基準、方法などをもとに内部監査計画書を作成し記録します。この内部監査計画書に記載された内容は監査員および監査を受ける部門で共有しておきます。

質問準備（チェックリスト作成）

内部監査を実施する側は、監査時に質問する内容をまとめたチェックリストを作成します。チェックリストは作成した段階では監査員側だけの情報として保持します。監査を受ける側に事前開示すると問題点が見えなくなる可能性があるため、基本的には開示しません。

監査実施

内部監査を実施します。チェックリストを用いたヒアリングによる監査がメインですが、現場観察、作業中の従業員へのヒアリングなどを併せて実施する場合もあります。監査を受ける従業員以外への直接ヒアリングは力量の妥当性確認や改善点の発見にもつながる有効な監査手段です。

報告

チェックリストの質問に基づいて、監査結果を適合・不適合・観察、場合によっては観察、等に分けて評価し報告します。この結果報告は監査終了後すぐに行われ、監査員と監査を受ける側の双方で評価内容に対する合意を得ます。

フォローアップ監査

内部監査で不適合や観察事項があれば、監査を受けた部門は是正措置を実施します。是正処置後の状態が適合であるかどうかの監査です。不適合や観察事項がなければ、このフォローアップ監査は実施しません。また、このフォローアップ監査についても結果を報告します。

承認

内部監査、フォローアップ監査ともに完了した報告書を責任者に提出します。責任者はすべての部門で監査内容に問題がない状態になったことを確認し、承認します。

以上がISO9001内部監査の一般的な進め方になります。さて、それでは質問準備（チェックリストの作成）について、質問例を交えて詳しく解説していきます。

【無料DL可能】ISO9001内部監査チェックリスト

内部監査では、あらかじめチェックリストに挙げた質問に基づいてヒアリングしますが、どのような質問を用意すれば良いかわからない、といった方もいらっしゃるでしょう。

以下に内部監査の質問をまとめたチェックリストをご用意しました。入力フォームに必要事項を記入して、ぜひダウンロードしてみてください。

後述では、質問を作成する際に参考となる質問例とチェックリスト作成時の注意点について解説します。

ぜひ、ダウンロードしたチェックリストをお手元にご用意しながらお読みください。

ISO9001内部監査の質問例

チェックリストは、前述した内部監査の目的を考慮して作成します。ここではどの部門でもほぼ共通して監査する項目における質問例を3つほどピックアップして解説します。

• 品質目標について
• 力量について
• 顧客満足度について

質問例1　品質目標について　（規格要求項目　6.2）

品質目標についての質問を考えた場合、たとえば下記のような内容が挙げられます。

• 品質方針との整合性についてどのように考えて品質目標を設定しましたか？
• 品質目標達成のための計画策定と進捗管理を、どのように実施していますか？
• 品質目標達成に向けた取り組みは計画通りに進んでいますか？進んでいない場合、その問題点はどこにあると考えますか？

品質目標は、品質方針と整合性が取れている、達成度の測定が可能である、顧客満足度の向上に関連したものである、などの内容であることが求められています。顧客満足度が向上する目標であっても品質方針とのずれがあれば、ISO9001の規格要求事項を満たせていません。

要求事項との適合性を確認しつつ、課題や問題点がないかといった点に注目した質問にすると、改善点に気づきやすくなります。

質問例2　力量について　（規格要求項目　7.2）

力量についての項目も、ほとんど全ての組織・部門に共通する監査項目です。たとえば次のような質問が考えられます。

• 部門での業務に必要な力量や資格は何ですか？それらをどのように評価していますか？
• 教育訓練計画はありますか？またその教育訓練について進捗を管理していますか？訓練後の評価はどのようなものですか？
• OJTによる訓練の場合、どのように進捗管理と力量評価をしていますか？

ISO9001の力量に関しては、必要な力量を明確にし、訓練や経験により力量を備え、その有効性を評価することが要求されています。またそれらを文書化した情報を持っておかなければなりません。

文書化した情報の一つにスキルマップがあります。従業員それぞれが持つ資格や業務に対する力量を表した書類です。評価基準を決めることが難しい業務の場合、力量の有無だけが示されたスキルマップとなっていることがあります。

たとえばここで監査員のアドバイスにより、定量的に評価できる基準が見つけられると、より精度の高いスキルマップに改善することが可能です。監査では質問だけでなく、監査員からアドバイスすることでも内部監査の有効性を高めることができます。

関連記事：【Excelテンプレ付】スキルマップの作り方！評価基準は？運用のコツも解説

質問例3　顧客満足度について　（規格要求項目　9.1.2および9.1.3）

顧客満足度の向上はISO9001の根幹にある要求事項です。主に顧客満足度を調査したり、結果を分析する部門に対して、次のような質問で監査が実施されます。

• 顧客満足度について、どのように調査を実施していますか？
• 顧客満足度の結果について、どのような傾向が見られますか？また、その傾向についてその原因と対策は何であると考えますか？
• 顧客満足度を向上させていくために、どのような取り組みを行っていますか？

顧客満足度の調査方法は組織が自由に決定できますが、その結果について、情報を入手し、監視してレビューしなければなりません。顧客満足度を向上させていくための対策の検討を促したり、新たな課題を見つけるための質問を内部監査で用意しておくと良いでしょう。

なお、顧客満足度に関しては外部監査でも重要視される項目ですので、内部監査でしっかりと掘り下げて質問し、レビューしておくことをおすすめします。

ISO9001内部監査のチェックリスト作成時の注意点

10個程度に絞る

内部監査の当日スケジュールにおいて、質問（インタビュー）を行う時間は1時間～2時間程度かと思われますが、その時間内に終わるよう、質問数は調整すべきです。

ですので、10個程度にすると良いでしょう。

また、内部監査を行う目的は、前述の「ISO9001の内部監査の4つの目的」で解説した通りですが、この目的を達成するために必要な質問を作成していくと、必然的に10個程度になるはずです。

多ければ多いほど良いというわけではないので、「時間内に終わり、かつ目的を過不足なく達成できる質問数」を意識すると良いでしょう。

Yes / Noで完結しない内容にする

Yes / Noで回答できる質問にしてしまうと、表面的な合否しか確認できず、その背後にあるプロセスや実際の運用の深いところまでを引き出すことができません。

また、「Yes」と答えていても、必ずしもそれが要求事項に適合しているかどうかは判断が難しいでしょう。当たり前ですが、「Yes」か「No」で答えれば良いので、仮に実態が「No」であったとしても「Yes」と答えることは可能なのです。

そこで「どのように～していますか？」のような聞き方をすると、実態に則した返答をしないといけないので、嘘や誤った回答をはじくことができます。

ISO9001内部監査の事前準備

ISO9001内部監査では、実施する側も受ける側も事前の準備が必要です。ここでは、一般的な事前準備の内容を見ていきましょう。

内部監査を「実施する側」の事前準備

監査実施日時とメンバーの調整

監査を実施する日時について「実施する側」「受ける側」双方で調整します。また監査を受けるメンバーを選出してもらい、次項で述べる内部監査計画書にそれらを記入します。

内部監査計画書の起票と情報共有

内部監査を「実施する側」は、実施計画を立案します。内部監査計画書に、前項で調整した監査日時・監査員名・監査を「受ける側」の出席メンバー・監査日時・監査対象となる規格要求事項の項目、などを記入し、監査を「受ける側」の部門と情報共有しておきます。

業務内容の把握

監査で質問をするにあたって、監査を「受ける側」の業務内容を把握する必要があります。監査を「受ける側」の部門で独自に使用しているマニュアルや帳票類、品質目標などを取り寄せて事前に確認しておきます。

過去の監査結果の見直し

直近の内部監査結果でどのような指摘を受けていたのかを確認します。直近の監査結果について質問内容として必ず考慮しなければなりません。特に不適合があった場合には、業務内容の把握と合わせて、類似した不適合が発生しないよう水平展開できるポイントがないか、なども確認・検討しておきます。

チェックリスト作成

前述した内部監査の4つの目的を踏まえたうえで、業務内容の把握と過去の監査結果の見直し、品質目標の内容について質問内容を決めてチェックリストを作成します。質問の数が多すぎると決められた時間内で終了できないため、監査時間を考慮した数を用意します。

内部監査を「受ける側」の事前準備

監査実施日時とメンバーの調整

監査を「実施する側」と日時調整や監査を受けるメンバーの選出を行います。これは前項に書いた通り、監査を実施する側が起票する内部監査計画書に記載され、情報共有されます。

帳票類の見直しや再確認

監査を「受ける側」には、あらかじめ作成しておかなければならない書類はありませんが、帳票類の見直しや再確認作業が主な事前準備になります。

見直し・再確認事項は、ISO9001要求事項や組織の品質マネジメントシステムに適合しており運用に問題がないか、帳票類に不備や更新漏れがないか、過去の内部監査で指摘された事項について、是正処置が問題なく実施されていたか、などです。

また、たとえば製造業などでは、現場の機械や部品の配置について品質維持のため、それらの位置を規定している場合があります。そういったルールが順守され維持されているかについても、現場の状況を事前準備として再確認しておく必要があります。

ISO9001内部監査を効率化する方法

ISO9001の内部監査には「受ける側」「実施する側」どちらにも準備が必要であるため、工数がそれなりにかかってしまいますが、効率化する手段はいくつか存在します。

内部監査の実施手順をマニュアル化する

内部監査を実施する手順をマニュアル化しておけば、内部監査の当日の流れを監査のたびに毎回考える必要がありません。マニュアルに書いてある内容に沿って実施すれば良いのです。

また、内部監査の実施手順を他の人に教える際にも、マニュアルがあればある程度自学自習させることができ、一から手取り足取り教える必要がありません。

さらに、マニュアル通りに行えば網羅的な監査が実施できるので、「監査漏れ」の軽減も期待できるでしょう。

内部監査に必要な書類をデジタルで管理する

内部監査の準備において工数がかかる業務の1つに、書類の整備（文書管理）がありますが、それらを「紙」でやろうとすると大変です。

そこで、書類のデジタル化（ペーパーレス化）が有効です。書類のデジタル化を行えば、書類が膨大な量になったとしてもかさばることはありません。

また、内部監査に必要な書類が検索によってすぐに見つけられ、書類を探すために時間を費やさなくて済みます。

ISO9001の内部監査は「tebiki」で効率化

ISO9001の内部監査を効率化するためにぜひおすすめしたいのが「tebiki」です。

「tebiki」の活用によって、効率的で精度の高い内部監査を実施することができます。

「tebiki」とは？

「tebiki」には2種類のシステムがあります。ひとつは現場でのノウハウを動画によって可視化できる「現場教育システムtebiki」、もうひとつは様々な帳票類をデジタル化して利用する「デジタル現場帳票tebiki」です。

それぞれの特徴やメリットについてご紹介していきます。

現場教育システムtebiki

「現場教育システムtebiki」は、文字だけでは伝わりにくい技術や業務内容について動画で記録し、マニュアルとして使用できる教育システムです。

▼現場教育システム「tebiki」紹介動画▼

デジタル現場帳票tebiki

「デジタル現場帳票tebiki」は現場帳票の作成、記録、承認をデジタル化できるシステムです。

パソコンはもちろん、スマホやタブレットなどのモバイル端末でも操作できます。現場に持って行って、立ながら記録・編集作業を行える「かんたんさ」が大きな魅力です。

「現場教育システムtebiki」で内部監査が効率化できる理由

ここでは「現場教育システムtebiki」を使って効率化できる理由やメリットについて例を挙げて説明していきます。

内部監査の進め方を動画マニュアル化

「内部監査を実施する側」にとって、内部監査の進め方を確認したいとき、文章のマニュアルだと理解しづらいでしょう。

「現場教育システムtebiki」を活用して作成した動画マニュアルなら、映像で確認できるので直感的に理解できます。

また、ISO9001の内部監査は1年に1回程度しか行いませんが、そのたびに「どうすればいいんだっけ？」と、膨大な手順書類の中から内部監査の手順書を探し出して読むのは、無駄に時間がかかる確認作業です。

「現場教育システムtebiki」なら、マニュアルの検索もすぐにでき、マニュアルを探す手間がかかりません。

内部監査員のスキル向上のための教育訓練

有効性の高い内部監査を進めるためには、内部監査員のスキル向上がカギにもなります。

「現場教育システムtebiki」には、スキル向上を手助けする、テスト機能が付いています。

単一選択式／複数選択式／記述式の3種類の形式で、オリジナルのテスト問題を作成可能。

問題作成時に解答を用意しておけば、自動採点も可能です。テストの正答率も自動で集計されるので、「何の問題でつまずいているか」が可視化されます。

実際に行った内部監査を録画し、内部監査の教育訓練の教科書として使用したり、それを編集して監査のシミュレーションができるように設定します。これを習熟度や経験年数に応じた訓練テストとしてタスク管理機能で実施できれば、力量の定量的な評価になり、その基準も明確です。

この方法を使って、たとえば内部監査員として、初級・中級・上級レベルといった認定ができ、内部監査員のスキル向上に役立てることができます。

「現場教育システムtebiki」の詳細な機能やメリットは、資料にまとめてわかりやすくご紹介しているので、ぜひ以下からご覧ください。

「デジタル現場帳票tebiki」で内部監査が効率化できる理由

ISO9001の内部監査は「文書化された情報」の確認と改善の機会を得ることがメインです。文書化された情報は紙である必要はないことを前述しました。「デジタル現場帳票tebiki」は帳票類をデジタル化するシステムですので、これを用いれば内部監査を効率化することができます。

記録・承認・保管を一元管理

内部監査は計画からフォローアップまで全ての工程で帳票類への記録という作業が付随します。フォローアップまで完了した帳票の承認を含めて「デジタル現場帳票tebiki」のシステムを利用すれば、すべてシステムの中で一元管理することが可能です。

また大量に保管されている帳票類のコピーをとらなくても、実施する側の端末から閲覧できる権限を付与すれば、いつでも確認可能です。メールでのやり取りの時間や、コピーをとる時間と紙の無駄が一気に効率化されることになります。

監査を受ける側も時間短縮&ペーパーレス化

内部監査を受ける側で最も時間がかかるのは、帳票類を揃えて内容を確認する作業です。記入漏れがないか、記録が更新されているか、承認印が押されているか、など、帳票が多ければ多いほど、大量の時間がその作業で費やされてしまいます。

「デジタル現場帳票tebiki」があれば、記録の抜け、更新漏れ、承認確認など、全てタスク管理やアラートで防ぐことができるので、承認まで完了しているものは全て問題がない帳票として扱えます。

また一定期間ごとに承認をもらうようにしている帳票（たとえば月次で確認する進捗管理表など）は、紙ベースだと都度新しいものを出力して承認を得なければならず、その作業自体も日常業務では大変な負担です。「デジタル現場帳票tebiki」を利用すれば進捗管理の記録と都度の承認ができるので、大幅な時間短縮とペーパーレス化を実現できます。

「デジタル現場帳票tebiki」の詳細な機能やメリットをまとめた資料をご用意していますので、ぜひ以下からご覧ください。

ISO9001内部監査も「tebiki」で効率化【まとめ】

ISO9001内部監査は、認証を持っている組織では必ず実施しなければならない監査です。しかし監査を実施する側も受ける側も事前準備に相当な時間がかかってしまっているという組織が少なくありません。

本記事では、内部監査の事前準備で最も重要なポイントであるチェックリストの質問内容について具体的な事例を挙げて説明してきました。内部監査が帳票の確認だけで終わらず、有効性の高い監査には質問内容を充実させることが重要です。

質問内容の充実を図りつつ、内部監査全体を効率化する方法として「現場教育システムtebiki」や「デジタル現場帳票tebiki」を有効に活用する例を紹介いたしました。

ISO9001内部監査では、必ず膨大な量の帳票類の事前確認作業が伴います。この作業を「デジタル現場帳票tebiki」で効率化することで、様々な帳票類の確認作業が全て不要になります。

また「現場教育システムtebiki」を導入することで、内部監査の進め方をわかりやすくマニュアル化でき、内部監査員のスキル向上にも役立てられます。

ISO9001内部監査を実施するにあたり、時間がかかってしまうことに悩んでおられる組織の方は、この機会にぜひ「tebiki」の資料で詳細をチェックしてみてください。

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