製造業では「現品票」と呼ばれる伝票がよく使われます。ただ、現品票の役割や納品書との違いがわからない方も多いでしょう。この記事では現品票の基礎から、近年進むペーパーレス化までを解説するので、製造に関わっている方は最後までご覧ください。
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おさえておきたい現品票についての基礎知識
まずは、現品票についての基礎知識をおさえておきましょう。
現品票とは？
現品票（げんぴんひょう）とは、出荷・納品の際に製品に貼り付ける伝票のことです。商品名・数量・品番コードなどの製品に関する情報が記載されているため、販売者と購入者は契約に基づいた正確な製品のやり取りが行われているかを確認できます。また、製品がどのように製造されたかを示す情報が含まれているため、不良品が発生した際にはスムーズに回収できます。現品票には、従来のテキストによる記載方法と、最近主流になりつつあるQRコードやバーコードを用いた記載方法の2種類があります。
かんばん方式との関係
かんばん方式は、在庫を最小限に抑えつつ、製品の供給を効率的に管理する手法です。トヨタ自動車が効率的な生産体制を構築するために開発しました。「かんばん」とは、特定の製品について「いつ」「どこで」「何が」「どれだけ」必要かを示す情報が記されたカードを指し、このカードで製品の管理と調整を行います。このとき、現品票を使ったやりとりが行われることも多くあります。具体的には、部品を使用し始める際に「かんばん」を部品工場に送り返し、使用した数の部品だけを生産することで、無駄な在庫を削減できます。ただし物理的なカードの使用には紛失のリスクが伴うため、現在はデジタル化された「かんばん」が導入されています。
現品票を活用する目的
現品票の活用にはさまざまなメリットがあります。ここでは3つの目的を解説します。
現品管理の抜け漏れをなくすため
現品票を活用することで、現品管理の抜け漏れを防げます。現品管理では製品の正確な個数を把握することが不可欠ですが、商品の数を毎回数え直す作業は膨大な時間を要します。現品票には製品の管理に必要な情報（品目・製品コード・製造日など）がすべて記載されているため、入出庫の際の確認作業を効率化できます。正確な個数を把握できなければ在庫の過多や不足が生じ、スムーズな入出庫作業が行えなくなるため、現品管理を抜け漏れなく行うことは重要です。
誤出荷を防ぐため
現品票を活用することで、誤出荷を防げます。現品票と出荷指示書を照らし合わせることで、数量や品目にミスがないかをチェックできるからです。配送先・数量・品目を間違えて出荷すると返品ややり取りが必要になるため、出荷の正確性は非常に重要です。ただし、現品票による照合は誤出荷防止の基本ですが、確認作業をするのが「人」である以上、ヒューマンエラーのリスクは完全にはなくなりません。紙の照合に頼る限り、チェック漏れや思い込みは避けきれず、この点こそ後述するペーパーレス化で解決すべき課題です。
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トレーサビリティを担保するため
現品票を活用する大きなメリットの一つに、トレーサビリティの担保があります。製造元や製造日、製品コードなどの詳細が記載されているため、不良品が発見された際に、問題のあった工程や不良品が発生した範囲・期間を特定しやすくなります。例えば製造時に問題が発生した場合、同じ日に出荷した製品を迅速に回収することで、被害を最小限に抑えられます。
現品票と似た書類との違い
現品票と似た書類として、納品書・出荷指示書・受領書・検収書・発注書が挙げられます。それぞれの違いを解説します。
納品書
現品票と納品書では、記載内容が異なります。現品票には製品に関する情報が記載されているのに対し、納品書には取引に関する情報が掲載されています。そのため納品書は現品票と異なり、支払いを請求する際に使用されるのが一般的です。
出荷指示書
現品票と出荷指示書も、記載内容が異なります。現品票には製品に関する情報が記載されているのに対し、出荷指示書には出荷に必要な情報（出荷先の住所・出荷日・配送方法など）が記載されています。そのため、関連会社にも送られる現品票とは異なり、出荷指示書は社内の倉庫で商品をピッキングする際に使われるのが一般的です。
受領書
現品票と受領書では、使用用途が異なります。現品票は商品が配送された時に内容を確認する用途で使用されますが、受領書は商品を受け取ったことを証明する用途で使われます。取引が完了した記録を残すために使われるため、法的な証拠としても機能することが特徴です。
検収書
現品票と検収書も、使用用途が異なります。現品票は配送された商品の内容を確認するために使われる文書ですが、検収書は契約通りのやり取りができたかを確認するために使われる文書です。注文の際に必要な情報（品質・数量・仕様など）が記載されており、会計部門が支払いの際に契約内容を確認するために使われます。
発注書
現品票と発注書は、発行されるタイミングが異なります。現品票は取引が履行（商品を発送）される際に発行されるのに対し、発注書は取引を開始する際に発行されます。発注書には現品票にも含まれる商品情報のほか、取引に必要な追加情報（価格・配送日・支払い条件など）が記載されています。発注書は、購入者が取引内容に間違いがないかを確認する目的で使われるのが一般的です。
現品票の課題
製造業で欠かせない現品票は適切な取り扱いや管理が必要であり、特に紙の現品票には多くの課題が存在します。ここでは5つの課題を解説します。
運送中にはがれてしまう
現品票は商品が入ったケースに貼られていることが多いため、運送中にはがれるリスクがあります。特に、ケースを積み上げる際の衝撃や運送中の振動、悪天候中の積み下ろしではがれることが多くあります。運送中に現品票がはがれると、ケース内を確認して再度貼り付ける必要があるため、業務効率を下げる原因になります。
ヒューマンエラーによるミスが発生しやすい
現品票は、ヒューマンエラーを原因とするミスが生じやすい伝票です。特に紙ベースの現品票では、記入ミスや読み取りミスによる在庫数の不一致、ラベルの貼り間違いといったミスが発生しがちです。正しく取り扱わないことで手間が発生したりトラブルに巻き込まれたりすることもあるため、注意が必要です。こうした記入ミスや貼り間違いは、個人の注意力だけでは根絶できません。転記や照合の工程そのものをデジタル化し、ミスが起きない仕組みに変えることが根本的な解決策になります。
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貼り付ける工数や記入する工数がかかる
現品票を活用する際は、貼り付ける工数や記入する工数がかかることを理解しておきましょう。これらの工程を削減するには製造工程の見直しやシステムの導入が必要になるため、これまで以上に手間がかかる可能性があります。また、梱包や包装、熱処理の方法によっては現品票を貼り付けるのが難しいケースもあります。そのため、現品票を導入する際は自社に合った方法を考えることが重要です。
更新や管理が難しい
紙ベースの現品票は、更新・管理が難しい点が課題です。情報に変更があるたびに、その都度手動で更新する必要があるため、商品情報が頻繁に変わる業界では大きな負担がかかります。また、商品が複数の拠点・部門を経由する場合、それぞれの場所で現品票を管理する必要があります。そのため管理コストが増大し、業務効率が低下する可能性も考えられます。
データを蓄積して活用できない
紙ベースの現品票は、データベースや分析ツールを使えないため、データを蓄積して活用するのが難しいのが実情です。手作業によるデータ入力で蓄積・分析できるようにはなりますが、膨大な時間がかかるうえに入力ミスのリスクを伴います。さらに、紙の現品票を管理するには大量のスペースが必要になるうえ、時間が経つと紙が劣化するリスクも避けられません。現品票のデータをはじめ、製造現場のデータ活用は生産性向上に欠かせません。紙をなくして情報をデジタルで蓄積すること自体が、データ活用の出発点になります。現場のペーパーレス化が生産性に与える効果は、以下の動画で具体的に解説しています。
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現品票はペーパーレス化できる？メリットも紹介
ここまで紙の現品票の課題を解説しましたが、現品票をペーパーレス化することは可能なのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化する方法やメリットを紹介します。
現品票はペーパーレス化できる
紙ベースの現品票を使用している場合、QRコードやバーコード、デジタル帳票ツールの導入によりペーパーレス化を実現できます。このデジタル化により、紙の現品票に比べて情報へのアクセス・更新が容易になります。また、モバイル端末や製造ライン上のシステムでの読み取りが可能になるため、作業の効率化も期待できます。
QRコードやバーコード化のメリット
貼り付け工数が大幅に削減できる
現品票をQRコードやバーコードへ移行することで、貼り付け作業の工数を大幅に削減できます。紙ベースの現品票では商品ごとに詳細を記入してから貼り付ける必要があり、大きな手間がかかります。しかしデジタル化された現品票では、入荷リストから直接QRコードやバーコードを印刷できるため、記入する時間がなくなります。さらに、小型プリンタと読み取り端末を活用すれば、その場で印刷・貼り付けができるため、作業効率が向上します。
入力や読み取りが簡単になる
QRコードやバーコードの利用により、データの入力と読み取りが格段に簡単になります。手作業での入力とは違い、デバイスを使って瞬時に情報を取得・印刷できるため、現品票の用意にかかる時間を大幅に削減できます。さらに、工場の既存システムやデータベースとの連携が容易になるため、作業ラインに導入しやすい点もメリットです。
デジタル帳票ツールを活用する
デジタル帳票ツールを活用することで、情報が一元的に管理され、必要なデータを素早く検索・抽出できます。これにより、社内で蓄積された膨大なデータを効率的に分析し、その結果をもとに生産性の向上や業務改善の施策を策定できます。
デジタル帳票ツール活用のメリット
端末があればリアルタイムで確認できる
デジタル帳票ツールを使用すると、タブレット端末やパソコンを利用して社外からでもリアルタイムで情報を確認できます。情報が更新されると、その瞬間にクラウドを通じて共有されるため、迅速な意思決定ができるようになります。さらに、データの入力・確認・承認が迅速に行えるため業務の遅延がなくなり、社内全体の生産性アップも期待できます。
データを蓄積し分析に使える
デジタル帳票ツールを活用することで情報が一元的に管理され、必要なデータを素早く検索・抽出できます。そのため、社内で蓄積された膨大なデータを効率的に分析し、その結果をもとに生産性向上や業務効率改善の施策を策定できます。
現品票のペーパーレス化や管理におすすめなツール
現品票のペーパーレス化や管理におすすめなツールを紹介します。
製造現場には「tebiki現場分析」がおすすめ
製造現場でペーパーレス化を進めるなら、現場帳票の作成・記録・承認・分析が簡単にできるシステム「tebiki現場分析」がおすすめです。紙やExcelでは難しかった画像の記録やリアルタイムな情報共有などが可能になるため、帳票のやり取りや管理がスムーズに行えるようになります。
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tebiki現場分析活用のメリット
「tebiki現場分析」を活用するメリットは、以下の4つです。
現場帳票の作成や管理が誰でも簡単に行える
「tebiki現場分析」は帳票管理に特化したサービスのため、ITスキルに自信がない現場社員でも簡単に帳票の作成・管理が行えます。また、タブレットのような縦型のモバイル端末に最適化されたデザインのため、Excelと比べてストレスなくデータを入力できます。
記録の承認だけでなく新規作成や改版もスムーズにできる
「tebiki現場分析」を使うと、記録の承認だけでなく、新規作成や改版もスムーズに行えます。そのため帳票に関する業務を効率化でき、やり取り以外の生産的な業務に集中できるようになります。
異常値をリアルタイムで把握できる
異常値をリアルタイムで把握できる点も「tebiki現場分析」を使うメリットの一つです。社外にいても現場の状況をリアルタイムで確認できるため、すばやく指示を出せるようになります。また、タイムリーに記録・承認をすることで、現場社員の「効率よく生産する」という意識を高める効果も期待できます。
データの数値分析ができる
「tebiki現場分析」で記録することで、データ分析の専門知識がなくても、直感的な操作で溜まったデータを可視化・分析できます。そのため、効果的な製造プロセスの改善や設備の異常予防などが行えるようになります。機能詳細や導入サポート体制をまとめた資料は、以下からダウンロードできます。帳票のペーパーレス化やデジタル帳票ツールの導入効果を詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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まとめ
この記事では、現品票について解説しました。現品票を使うことで商品の管理が楽になり、誤出荷の頻度を減らせます。ただし紙ベースのものは紛失やはがれ、ヒューマンエラーのリスクがあるため、これから導入する方はペーパーレス化した現品票を運用してみましょう。まずは自社の現品票運用で、記入・照合・管理のどこに手間とミスが集中しているかを洗い出してみてください。
本記事では、現品票をはじめとする帳票のペーパーレス化に最適な「tebiki現場分析」も紹介しました。誰でも簡単に帳票を作成でき、現場の課題を解決できる機能を備えた「tebiki現場分析」の詳細な資料は、以下からダウンロードできます。
