業務改善とは？必要なアイデアや進め方、成功事例を解説！
業務改善とは、業務の中で問題となる部分を改善することで生産性を高める取り組みのことです。
この記事を読んでいる方は、
「生産性向上やコスト削減などの目標を達成するために業務改善が必要になった！」
「業務改善の進め方に関する情報を知りたい！」
といった悩みを抱えているのではないでしょうか。
そこでこの記事では、業務改善と経費削減の違いを明確化し、業務改善の必要性やメリット、業務改善を実践するための4ステップ、業務改善のフレームワーク11選のほか、動画マニュアルを活用して業務改善を進める方法を紹介します。
この記事を通じて業務改善の全体像をつかみ、実際に現場での取り組みに役立てましょう。
品質不良によるヒューマンエラーの発生要因と削減／再発防止策について、中小企業診断士の今澤 尚久 氏をお招きし解説している動画も無料でご覧いただけますので、本記事と併せてご覧ください。
目次
業務改善と経費削減の違い
業務改善とは、業務の中で問題となる部分を改善することで生産性を高める取り組みを指します。
ここでは2つを解説します。
- 業務改善の目的
- 業務改善と経費削減の違い
業務改善の目的
業務改善の主な目的は、品質の向上やコストの削減、顧客への商品・サービスの提供時間の短縮にあり、これらが企業の競争力を高めるための基盤となります。
例として、自動車製造業では部品の組み立て工程においてロボットやAI技術を導入することで組み立ての精度を向上させ、人的ミスを削減する取り組みが行われています。
また、電子部品製造業では高度なセンサー技術を利用して製品の微細な欠陥をリアルタイムで検出し、その場で修正することで不良品の出荷を防ぐ取り組みが進められています。
さらに、製造業全般においてリーン生産やかんばん方式などの生産管理手法を導入することで無駄な在庫を削減し、生産効率を向上させる試みが行われています。
かんばん方式について詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
関連記事：【図解あり】かんばん方式をわかりやすく解説！メリットとデメリットは？
例にあげたように、品質の向上やコストの削減、顧客への商品・サービスの提供時間の短縮を達成するためには業務改善が不可欠です。
業務改善と経費削減の違い
業務改善と経費削減の違いは、取り組みの焦点にあります。業務改善は全体的な業務の質と効率を向上させることが目的ですが、経費削減は特定のコスト要因を削減することを目的としています。
製造業の例で考えると、業務改善は生産工程の最適化や新しい技術の導入を通じて、製品の品質や生産効率を向上させることを目指します。その一方で、経費削減は原材料の安価な供給源確保や人件費の削減を通じて、製造コストを下げることを目指します。
なぜ業務改善が必要なのか？
業務改善が必要な理由として、主に次の3つが挙げられます。
- 生産年齢人口が減少しているため
- 労働環境の改善が必要であるため
- 日本の国際労働競争力が低下しているため
生産年齢人口が減少しているため
日本の総人口は減少しており国土交通省の下図によれば、2050年には日本の人口は1億人を下回ると予測されています。
加えて生産年齢人口は2050年には4930万人まで減少し、総人口の半分近くまで落ち込むと予想されています。
参考元：国土交通省「今後の社会・経済情勢の変化」
人口減少は製造業の労働力不足を引き起こす可能性が高く、企業は少ない人員でより多くの成果を上げる必要があります。例えば、自動化技術やAIを導入することで労働力の不足を補完し、生産効率を向上させる取り組みが考えられます。
労働環境の改善が必要であるため
長時間労働や過重な業務は、従業員の健康やモチベーションを低下させる要因となり、生産性の低下や高い離職率を引き起こす可能性もあります。このような問題を解決するために、業務改善を行い効率よく業務を進められるように環境を整備することが求められます。
製造業の例として、生産ラインでの作業効率を向上させるための工程の見直しや適切な休憩時間の確保などの取り組みが考えられます。
日本の国際労働競争力が低下しているため
日本の国際的な競争力は、他国と比較して低下の傾向にあります。なぜなら、技術革新やグローバルな市場の変化に遅れないよう迅速に対応する能力が求められている中、適切な業務改善が行われておらず市場の変化に対応できていないからです。
実際に、IMD（国際経営開発研究所）が発表した「デジタル競争力ランキング2022」では、1位がデンマーク、2位がアメリカ合衆国、3位がスウェーデンでした。
一方で日本は29位という結果で、2021年の28位と比較して2022年は後退した結果となりました。
そのため、現状維持の状態だと日本は世界的にみてもさらにDXの遅れをとり、国際競争に勝てない状況に陥るかもしれません。
このような状況を踏まえ日本の製造業は業務改善が必要です。適切な業務改善を行うことで国際的な競争力を取り戻すことが期待されています。
参考元：IMD「世界デジタル競争力ランキング 2022」
業務改善のメリット
業務改善は生産年齢人口減少や市場における競争力の向上などの理由から早急に行うべきです。業務改善のメリットとして、以下の3つが考えられます。
- 生産性の向上
- 業務効率化
- コスト削減
生産性の向上
生産性の向上は業務の無駄を排除することで多くの成果を上げられるため、業務改善の大きなメリットといえます。
例えば、生産ラインの最適化や自動化技術の導入によって生産数の増加が期待されます。さらに、高度な技術や専門的なノウハウを取り入れることで製品の品質も向上します。結果として顧客からの信頼を獲得し、市場での競争力を強化できます。
現場改善ラボでは生産性向上のメリットや生産性向上するための方法、成功した企業の事例について詳しく解説した記事を用意しています。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
関連記事：製造現場で生産性向上を実現するには？具体的な方法や成功事例の紹介
業務効率化
業務効率化は業務の流れをスムーズにし、従業員の作業効率を向上させることで全体の生産性が高まるため、業務改善の大きなメリットといえます。
例えば、部品の在庫管理の自動化や生産スケジュールの最適化などの取り組みが挙げられます。取り組んだ結果として必要な部品を迅速に取り出せるようになり、生産ラインの停滞を防ぐことも可能です。また、業務のマニュアル化やデジタルツールを導入することで業務の進捗管理や情報共有が容易となり、全体の業務効率が向上します。
業務効率化は、仕事からムリ・ムダ・ムラを洗い出し省くことで生産性を高める取り組みです。現場改善ラボでは業務効率化の目的やメリット、やり方など詳しく紹介している記事を用意しています。
関連記事：業務効率化のアイデア12選と生産性を高めるやり方を徹底解説！
コスト削減
製造業における業務改善の取り組みは、QCD（Quality、Cost、Delivery）の最適化が中心となります。特に「C」であるコストの部分は優先して取り組むべきです。
製造現場では無駄な業務や過剰な在庫、非効率的な生産ラインなど多くのコストが存在します。コストを業務改善の取り組みを通じて最適化することで、企業の経費を大幅に節約することが可能です。
例えば、部品の最適な発注量の計算やエネルギーの無駄を削減するための設備の最適化などが考えられます。例のような取り組みによりQCDの「C」を最適化し、製造業としての競争力を一段と高めることが期待されます。
現場改善ラボでは、QCD革新研究所所長の中村 茂弘氏をお招きしたQCDに関する動画が視聴可能です。ぜひこの機会に動画に申し込んでみてください。
業務改善を進めるための4ステップ
業務改善を進めるためには、以下の4ステップに沿ったアクションがおすすめです。
- 業務量を把握する
- 業務を可視化する
- 計画の策定・実行
- 振り返り
業務量を把握する
業務改善で最初に行うのは、業務量の正確な把握です。現状の業務を明確に理解しないと、どこに問題があるのか、どの部分を改善すべきかが見えてきません。
例えばある部品の生産ラインでの遅延が頻発する場合、原因を特定するためには各工程の所要時間や待機時間、材料の供給状況などを詳細に把握する必要があります。
具体的に業務量を把握するため、業務に直接携わる担当者や部署にヒアリングを行うと良いでしょう。
業務を可視化する
業務を可視化することでムダや非効率な部分が一目でわかり、改善の方向性が明確になります。
製造現場を例にすると、生産ラインの流れを図やグラフで示すことでどの工程にボトルネックが存在するのか、どの部分で時間がかかっているのかが明確になるでしょう。
そのため、業務を可視化するためには表や図などにわかりやすく整理して把握するのがおすすめです。
計画の策定・実行
業務量の把握と可視化をもとに具体的な改善計画を策定し、実行に移しましょう。ただ問題点を特定するだけでは解決には至らず、実際の行動が必要です。
製造業の例で考えると、生産効率を上げるためには新しい機械の導入や作業手順の見直し、スタッフの研修など具体的な行動が求められます。
振り返り
業務改善活動の最後に実施した改善策の効果を検証し、次の行動につなげる振り返りを行いましょう。一度の改善で完璧な結果が得られることは稀であるため、継続的な見直しと改善が必要です。
製造現場では、作業変更後や機械が導入された後も効果を定期的にチェックし、さらなる改善のためのアイデアを出し合うことが大切です。
業務改善に必要なアイデア
業務改善に必要なアイデアとして、次の2つが挙げられます。
- ムダな業務をなくす
- 自動化を行う
ムダな業務をなくす
業務改善で最も基本的かつ効果的なアイデアはムダな業務をなくすことです。ムダな業務は生産性を低下させ、コスト増加の原因となります。
製造現場の例を考えてみましょう。部品の組み立てラインで同じ部品を何度も手に取り確認し、再度戻すという動作が繰り返されている場合、明らかなムダな動作といえます。ムダな動作を削減することで作業時間を短縮し、生産性を向上することができます。
現場改善ラボでは、3M(ムリ、ムダ、ムラ)の視点から改善していくためのノウハウが詰まった専門家による動画が視聴可能です。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
自動化を行う
業務改善で自働化を行うためには以下の3つを活用する方法が挙げられます。
- RPA
- マクロ
- AI
RPA
RPA（Robotic Process Automation）は、業務プロセスの自動化技術のひとつです。RPAを使用すると、人が行っていた単純作業をロボットが代わりに行うことが可能です。
例えば、製造業の事務作業やデータ入力、在庫管理などの業務をRPAで自動化することで時間の削減やミスの減少が期待できます。
マクロ
マクロは、特定の作業を自動化するプログラムのことを指します。ExcleやWordなどのオフィスソフトで繰り返し行われる作業をマクロで自動化することにより、作業効率の大幅な向上が期待できます。
製造業でも生産データの集計や分析などの業務をマクロで自動化することにより、迅速な意思決定や生産計画の最適化が可能となります。
AI
AI（人工知能）は、データを元に学習・判断を行う技術です。AIを活用することで人間が行っていた複雑な判断や分析作業を高速・高精度で行うことが可能です。
製造業では、AI外観検査により迅速かつ正確な業務遂行が実現できます。
AI外観検査について詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
関連記事：AI外観検査とは？メリットや導入の流れ、事例を解説！
業務改善で使えるフレームワーク11選
フレームワークとは、特定の問題や課題を解決するための手法を提供する枠組みのことを指します。具体的な手順やルールに従うことで効率的に目的を達成できるように設計されています。
ここでは、業務改善で使えるフレームワークとして以下の11選を紹介します。
- ECRS
- PDCA
- QCD
- 5W2H
- ロジックツリー
- バリューチェーン分析
- 4象限マトリクス
- BPMN
- KPT
- MECE
- マンダラート
ECRS
ECRSとは、Eliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（交換）、Simplify（簡素化）の頭文字を取ったものです。ECRSは、業務をよりシンプルにすることを目指したフレームワークになります。
現場改善ラボでは、ECRSについて詳しく解説した記事を用意しています。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
関連記事：ECRSの4原則とは？製造業での具体的な改善方法やメリット
PDCA
PDCAとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Act（改善）の頭文字を取ったものです。PDCAは業務やプロジェクトを改善するためのサイクルで、計画を立てて実行し、結果を確認して改善するというサイクルを繰り返すことで、継続的に業務を改善していく手法です。
QCD
QCDとは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の頭文字を取ったものです。QCDは製品の品質を保ちつつ、コストを最適化し、納期を守ることを目指す考え方です。製造業では、顧客の要求を満たすためにQCDの3要素をバランス良く管理することが求められます。
現場改善ラボでは、QCDについて詳しく解説した動画を用意しています。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
5W2H
5W2Hとは、Who（誰が）、What（何を）、Where（どこで）、When（いつ）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（どれだけ）の頭文字を取ったものです。5W2Hは問題解決や業務改善の際に、問題や課題を具体的に明確にするための手法です。
ロジックツリー（決定木分析）
ロジックツリーとは、ある問題や課題をより小さな部分に分解し、それぞれの部分を詳細に分析するためのフレームワークです。ロジックツリーにより複雑な問題や課題を明確に理解し、解決策を導き出すことが可能です。
バリューチェーン分析
バリューチェーン分析とは、企業の活動を一連のプロセスや活動に分解し、それぞれの活動がどれだけの価値を生み出しているかを分析する手法です。バリューチェーン分析により、価値の高い活動と低い活動を特定し、業務の効率化や競争力の向上を図ることが可能です。
バリューチェーン分析に関する記事を現場改善ラボでは用意してあります。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
関連記事：【図解】バリューチェーンとは？分析方法や事例、DXとの関係を簡単に解説！
4象限マトリクス
4象限マトリクスとは、2つの評価軸を使用してアイテムや活動を4つの象限に分類するフレームワークです。4象限マトリクスによる分析は、優先順位をつけたり戦略的な意思決定を行う際の参考になるでしょう。
BPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記）
BPMNとは、ビジネスプロセスを視覚的にモデル化するための標準的なフレームワークです。BPMNにより、業務の流れやプロセスを明確にし、業務改善やシステム導入の際の参考とすることが可能です。
KPT
KPTとは、Keep（継続すること）、Problem（問題点）、Try（次回試すこと）の頭文字を取ったものです。KPTはプロジェクトや業務の振り返りの際に良かった点、問題点、次回改善する点を明確にするための手法です。
MECE（ミーシー）
MECEとは、「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字を取ったもので、全体として網羅的であり、抜けや漏れがないことを意味します。MECEは問題解決や分析の際に、全ての要因や要素を考慮するための手法です。
マンダラート
マンダラートとは、中心から放射状に情報やアイデアを展開していく手法です。マンダラートにより、アイデアの発散や問題の核心を探ることができます。
業務改善におすすめなツールと成功事例
業務改善におすすめなツールと成功事例について解説します。
結論、業務改善におすすめのツールは動画マニュアルです。なぜ動画マニュアルがおすすめなのか、具体的なツール名、そして成功事例について解説します。
業務改善には動画マニュアルがおすすめ
動画は文字や静止画よりも直感的に情報を伝えられ、実際の作業の流れや手順をリアルタイムで確認できるため業務改善におすすめです。製造業を例にすると、新しい機械や操作方法を学ぶ際に動画マニュアルを使用すれば、紙のマニュアルと違い、実際の操作方法が視覚的にわかりやすいため操作ミスを減少させる効果が期待できます。
また、製造現場では多くの作業が繰り返し行われます。繰り返しの作業において、動画マニュアルを活用することで作業の標準化や効率化を図ることが可能です。
さらに、動画マニュアルは新入社員の教育や研修にも役立ちます。新しい作業を覚える際、動画を見ながら作業を行うことにより短時間で効率的にスキルを習得できます。
動画マニュアルのおすすめツール「tebiki」
動画マニュアルで最もおすすめのツールがtebikiです。tebikiは、伝わりにくい「カン・コツ」を可視化し、OJTの効率化や業務標準化、技術伝承を通して業務改善を推進することが可能なツールです。
tebikiは、OJTで教える内容をスマホで撮影するだけで、音声認識システムが自動で字幕を生成します。字幕機能により、現場の声や音をリアルタイムで文字に変換し、動画マニュアルの作成が非常に簡単にできます。また、tebikiは100カ国以上の言語に対応した自動翻訳機能を搭載しています。外国人スタッフの教育もスムーズに行うことができ、言葉の壁を越えたコミュニケーションが可能となります。
業務改善に成功した企業事例
tebikiを活用し、業務改善に成功した企業事例として2社を紹介します。
- 大同工業株式会社
- トーヨーケム株式会社
大同工業株式会社
大同工業株式会社は、1933年に自転車チェーンの製造会社として創業しました。現在ではオートバイ、自動車、産業機械、福祉機器などの領域で事業を展開しているグローバル企業です。
大同工業株式会社は新人教育やマニュアル作成に多くの工数がかかり、トレーナーによって指導内容が異なることで業務品質にバラつきが生じていました。また、試験手順の小さな違いによりヒヤリハットや評価結果のエラーが発生する問題も抱えていました。
そこで大同工業株式会社はtebikiを導入して手順書を動画マニュアル化しました。動画による教育で指導内容が統一されたため、業務標準化を達成しました。
具体的には全社員が正しい業務手順を身につけ、教育工数を8割削減することができたほか、部門内全員で試験方法や手順を見直したことで、試作品試験での評価エラーも削減することに成功し、業務改善を推進できています。
参考元：製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。
トーヨーケム株式会社
トーヨーケム株式会社は、東洋インキグループのポリマー・塗加工関連事業を展開する企業です。
トーヨーケム株式会社では、若手社員への技術伝承が進まず、属人的なOJTによる教育のムラが生じていました。理由としては、文字や静止画だけでは技術や作業手順が伝わりにくく、OJTに頼ることで教育の質にバラツキが生じていました。
そこで、トーヨーケム株式会社はtebikiを導入して手順書を動画マニュアル化しました。動画マニュアルを活用することで技術伝承が進むようになりました。
具体的には属人的な教育や業務が減少し、業務習熟度の均一化と可視化が実現したほか、tebikiの動画マニュアルは新入社員やベテラン社員の教育、安全教育、社員紹介など多くの業務で活用され、業務改善に貢献しています。
参考元：新人からベテランまで700名を超える組織教育のグローバルスタンダードを目指す
tebikiを活用して業務改善をすすめよう【まとめ】
業務改善の主な目的は、品質の向上やコストの削減、顧客への商品・サービスの提供時間の短縮による顧客価値の向上と組織の持続的な成長を実現することです。
業務改善は業務の質や効率を高めることを目的とし、経費削減はコストを下げることを目的とします。
業務改善が必要な理由としては、生産年齢人口の減少や労働環境の改善の必要性、そして日本の国際的な競争力の低下にあります。業務改善を行うことで生産性の向上、業務効率化、そしてコスト削減といったメリットがあります。
業務改善を進めるためには、業務量を把握し、業務を可視化することが重要です。そして、計画を策定・実行し、振り返りを行うことで継続的な改善を実現できるでしょう。
また、業務改善を行う際には、ムダな業務の削減や自動化技術の導入があります。RPAやマクロ、AIの活用も有効です。そのほか、ECRSやPDCA、QCDなどのフレームワークを活用することで効果的に業務改善を行うことが出来ます。
効率的に業務改善を進めたい場合は、動画マニュアルの利用もおすすめです。動画マニュアルのtebikiは大同工業やトーヨーケムなどの製造業でも導入が進められており、教育工数の削減や業務習熟度の均一化に成功しています。
この記事で紹介した動画マニュアルtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。業務改善のために、ぜひこの機会にtebikiの資料を無料でダウンロードしてみませんか？
