業務効率化のアイデア12選と生産性を高めるやり方を徹底解説！
業務効率化とは、仕事からムリ・ムダ・ムラを洗い出し、省くことで改善活動をし、生産性を高める取り組みのことを指します。
ここで、業務改善を進めたい方であれば「業務効率化の具体的なやり方やアイデアを知りたい！」「業務効率化のためのツールを教えてほしい！」といった疑問や悩みを抱えているはず。
そこでこの記事では、業務効率化の目的、業務効率化のメリットと具体的な進め方、成功させるためのコツも詳しく解説します。さらに、業務効率化を実現するためのツールや具体的な事例も紹介しましょう。
業務効率化は、単に時間的なコスト削減だけでなく、生産性の向上、従業員のモチベーション向上にもつながります。ぜひこの記事で書かれている内容を参考に、業務効率化に取り組み、現場改善を実現させましょう。
目次
業務効率化とは？その目的
業務効率化とは、仕事からムリ・ムダ・ムラを洗い出して省き、生産性や品質の向上を図ることを指します。業務効率化の目的は、業務のムリ・ムダ・ムラをなくし、無駄なコストを削減しながら利益向上を図ることです。
▼ムリ
無理な負担や過剰な労力を指します。ミスの発生などの問題を引き起こす可能性があります。
▼ムダ
無駄や不要な業務や作業を指します。無駄な動作や無駄な待ち時間などによって生産性や効率性が低下する可能性があります。
▼ムラ
業務や作業の不均一やバラつきを指します。業務の中で不均一な業務や作業がある場合、生産性や作業品質に影響を及ぼす可能性があります。
これらのムリ・ムダ・ムラをなくし業務効率化が実現すると、時間・ヒト・お金のコストが削減でき、結果として業務スピードや業績の向上につながります。
業務効率化の手法やアプローチについては、「業務効率化のやり方」と「業務効率化を成功させるコツ」で詳しく解説します。
業務改善との違い
業務改善とは、業務の問題や課題を解決し、業務フローを良い方向に転換させる方法です。業務改善は、業務のムリ・ムダ・ムラをなくすのが目的なので、業務効率化とは混合しやすい言葉でしょう。
しかし、業務改善はあくまでもムリ・ムダ・ムラをなくすための手段になります。一方、業務効率化は業務改善という手段を採用したことで得た結果という点で異なる言葉です。
業務改善も業務効率化も、最終目的は企業の利益にあるのは変わりませんが「企業の利益になるために業務改善をした結果、業務効率化が実現した」という主従関係になります。
生産性向上との違い
業務効率化は成果を出すための「コスト」をいかに効率化するかを重視するのに対し、生産性向上は「成果」をいかに最大化するかを重視します。
業務効率化は「コスト」を削減し、同じ時間でより多くの成果を出すための手段です。一方、生産性向上は、業務効率化の取り組みによって、製品の生産量を増やす、品質を向上させる、新製品の開発を加速させるなど、成果そのものを最大化することを目指します。
改善活動がスムーズに進まず「なぜ改善が必要なのだろう？」と悶々としている方へ。以下の記事は専門家が改善の意義を教えてくれるおすすめの記事です。ぜひこの機会に、一読することをおすすめします。
業務効率化のメリット
業務効率化では、ムリ・ムダ・ムラを省くことで2つのメリットが得られます。
- 時間的なコストの削減
- 生産性の向上
時間的なコストの削減
製造業は時間との戦いであり、時間を有効に使うことが生産性の向上に直結します。そのため、業務効率化による時間的なコストの削減は現場改善にとって大きなメリットです。
たとえば、不必要な会議を削減したり業務の自動化により手作業を減らしたりすることで、従業員の時間的なコストを大幅に削減することが可能です。削減した時間を新製品の開発や品質改善など、より価値の高い業務に割けるでしょう。
生産性の向上
業務の効率化により同じ時間内により多くの作業をこなすことが可能となるため、業務効率化は生産性の向上にも関係します。
製造ラインの作業手順を見直すことで、ひとり当たりの生産数を増やすことが可能になったり、人間が行う必要のない作業を機械に任せることで、人間が行うべきより高度な作業に集中できるようになったりといったことが業務効率化の例として挙げられます。結果として、全体としての生産性が向上するでしょう。
さらに、生産性の向上は製品の品質向上にもつながります。なぜなら、効率的な業務運営により、製品の製造過程におけるミスを減らすことが可能となるからです。
たとえば、製造ラインの自動化により、人間の手によるミスを減らすことができます。また、品質管理の業務を効率化することで、製品の品質を一貫して高く保つことが可能となります。
業務効率化のやり方
- 業務効率化のやり方としては、次の4ステップを踏むとスムーズに行えます。業務を可視化する
- 問題点を洗い出す
- 解決策を決める
- 効果を計測し改善を加える
業務を可視化する
業務の全体像を把握することで、無駄な作業や改善の余地がある部分を見つけられるため、まずは業務を可視化しましょう。
たとえば、製造ラインの各工程を明確にすることで、ボトルネックや過剰な作業を特定できます。
ボトルネックやボトルネックの解消方法について詳しく知りたい方は下記の記事がおすすめです。
関連記事：ビジネスにおけるボトルネックの意味は？解消方法を分かりやすく解説！
問題点を洗い出す
問題点を明確にすることで、具体的な解決策を見つけられるため、可視化を行った次は問題点を洗い出しましょう。
たとえば、製造ラインで頻繁に遅延が発生する場合、原因を特定することで適切な対策を講じることが可能です。
問題点を洗い出す際には、従業員の意見を積極的に取り入れ、現場の声を情報共有することをおすすめします。情報共有することで、今まで知らなかった問題点が明確になることもあります。
解決策を決める
問題点を洗い出したら、次に解決策を決めます。具体的な解決策を設定することで、目標に向かって進むための道筋を明確にできます。
たとえば、製造ラインの遅延の原因が機械の故障であるとしたら、定期的なメンテナンスのスケジュールを設定することが一つの解決策となります。解決策を決める際には、可能な限り具体的な行動計画を立て、実現可能であることを確認することが重要です。
効果を計測し改善を加える
最後に解決策の効果を計測し、必要に応じて改善を加えます。効果を定量的に把握することで、取り組みの成果を明確にし、さらなる改善の方向性を見つけられるからです。
たとえば、定期的なメンテナンスを始めた後、製造ラインの遅延が減少したかどうかを確認します。結果、遅延が減少していなければメンテナンスの頻度を上げる、または別の解決策を考えることが必要です。業務効率化は一度で完結するものではなく、継続的な改善が求められます。
具体的な改善活動に興味のある方は、品質管理について専門家が解説する動画も公開しているので、こちらもご覧ください。
業務効率化のアイデア12選
業務効率化を実現するためのアイデアや視点は主に以下の12あります。
- 業務の優先順位を決める
- 業務をなくす
- 業務を結合・分業する
- 業務担当を変更する
- 業務マニュアルを作成する
- 業務フローチャートを作成する
- 自動化する
- アウトソーシングする
- データベースの活用
- 時間短縮する
- ツールを使用する
- 業務をオンライン化
業務の優先順位を決める
業務の優先順位を決めることで、必要のない作業が見えてくるかもしれません。何が重要な作業で何が重要でない作業なのか明確にしましょう。
たとえば、1時間かかっている作業と10分かかっている作業であれば、1時間かかっている作業をできるだけ削減したほうが効果は大きいです。作業ごとに時間を計測し見える化しましょう。作業の時間や負担を考慮して優先順位を決めて業務効率化を行いましょう。
業務をなくす
業務をなくすことは、改善をするにあたって第一に考えなくてはなりません。
たとえば、作業の一部分を無くせるのでは？と感じ、改善を行えば従来の作業方法よりも時間が削減されるはずです。作業を無くす視点をもつのはいいことですが、改善にあたっては1人で決めず上司と相談して決めてください。
日頃から「この作業は必要なのか？」と疑問をもつようにすれば、改善案の引き出しも増えていくことでしょう。
業務を結合・分業する
複数人で作業しているところを1人でも作業ができるような仕組みを作れば、業務の効率化につながります。
たとえば、物を持ち上げる動作をする際に、重たいがために2人を要するのであれば、一人で持ちあげれるように機械や治具を導入する方法があります。
一方で、一人の作業負担が大きい場合は分業しましょう。作業負担が大きければ大きいほど、ミスをしてしまう恐れがあります。作業を分業することで効率的になる場合もあります。
業務担当を変更する
業務担当を変更することも業務効率化につながります。正社員が行っていた業務を委託に任せることで、正社員は別の業務に取り組むことができるので、効率は上がります。
しかし、委託に任せたり外注することで人件費が発生する場合もあるので、社内で話し合いましょう。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルがあることで、業務の効率化を図れます。作業で分からないところがある場合、人に聞きに行くのもいいですが、その人の都合や移動時間を考慮するとマニュアルを見て理解するほうが効率的です。業務マニュアルがあることによって、教育時間の削減や指導のばらつきの改善にもなるので、業務マニュアルを作成することを強くおすすめします。
誰が見ても分かりやすいマニュアルを作成するためのコツは以下の記事をご覧ください。
関連記事：マニュアル作成『基本のき』5つのコツや手順、ツールを徹底解説！
業務フローチャートを作成する
フローチャートで業務プロセスを書くことにより、業務内容や流れが明確になり段取りがしやすくなるため効率化につながります。
たとえば、作業の途中に異常が発生しても業務フローチャートがあることで、どこで停止をしてどこで開始すればいいのか理解できます。業務プロセスを明確にすることで、業務における工程や動きのムダを見つけることができます。
自動化する
ルーチン業務はできるだけ自動化しましょう。自動化することで、人による業務が削減され効率が上がります。自動化により業務が削減されたことで、人は別の作業に取り組むことができるため、自動化できる作業があれば検討しましょう。
また製造現場において自動化を推進することは、DXの足掛かりにもなります。作業工程をデジタルに置き換えるとデータが可視化／蓄積され、データを用いたさまざまな改善が行えるようになる状態がDX推進には必要です。
より具体的な製造現場でのDX推進の方法は以下の記事をご覧ください。
関連記事：製造業でDXはなぜ進まない？進め方や成功事例を解説！
アウトソーシングする
アウトソーシングとは外部委託のことを指します。業務をアウトソーシングすることで、業務効率化を図る企業は多くあります。アウトソーシングを受ける企業は、特定の分野のスキルや知識をもっているため、アウトプットの質が高いといえます。
また、企業状況によって人件費を削減しなければならないときもあるでしょう。その際に、アウトソーシングだと発注したタイミングのみに費用が発生するため、調整しやすいという点があります。
データベースの活用
データベースとは、企業で使用されてきたデータを1つに集約したシステムのことです。製造現場だと、生産状況や計画に対しての進捗などを知ることができます。
たとえば、製造現場で異常が起こった際に、過去にどんな状況で起きたのか、どんな対処をしたのかデータを遡って見ることができます。データベースを用いることで、欲しい情報をすぐに見つけることができるため、業務効率化につながります。
時間短縮する
時間短縮は比較的すぐに取り組めるアイデアです。たとえば、資料作成の際にショートカットキー、マクロを使う。メールであればテンプレートを使う。製造現場だと、部品の配置を変えたり、集約することで移動時間が削減され業務効率化します。
特にルーチン業務であれば、時間削減の効果は大きいので是非取り組んでみてください。
ツールを使用する
企画案や時間がかかる作業はツールを使用するのも1つです。近年では、ChatGPTを用いて業務効率化を図っている企業も出てきています。
たとえば、企画のタイトルを考えても出てこない場合はChatGPTを使用することで、いくつかのタイトル案が提案されます。
しかし、場合によっては企業の情報漏洩のリスクがあるため、自社開発・内製化に取り組んでいる企業もあります。
業務をオンライン化
業務をオンライン化することで、どの場所でも作業ができるため、効率化につながります。はんこをオンラインにすることで不要な出社が無くなる、現場作業を可能な限り遠隔でできるようにすれば、移動時間が削減されます。
また会議も同様に、オンラインで行えば移動時間が削減され効率化につながります。業務を一度、オンラインにできないか考えてみてはいかがでしょうか。
業務効率化を成功させるコツ
業務効率化を成功させるコツとして、主に以下の2つがあります。
- 課題を明確にする
- 目標を設定する
課題を明確にする
業務効率化を成功させるためには、まず何が問題なのかを明確に理解することが重要です。
たとえば、製造ラインでの生産性が低下している場合、原因は機械の故障かもしれませんし、労働者のスキル不足かもしれません。そのため、それぞれの課題に沿った異なる解決策が必要となります。
課題を明確にすることで、適切な解決策を選択し、効率的に問題を解決することが可能となります。
目標を設定する
目標を設定し、業務効率化の取り組みに具体的な方向性を持たせます。明確な目標は行動の指針となり、業務効率化のため従業員のモチベーションにもつながります。
たとえば、生産ラインの効率を20%向上させる、あるいは生産コストを10%削減するといった具体的な目標を設定することで、どの程度の改善が必要か、どのようなアクションが必要かが明確になるでしょう。また、目標を達成した時には、結果が業務効率化の成功の証となり、さらなる改善への意欲を引き出せるでしょう。
業務効率化の注意事項
業務効率化を行う際、以下の注意点があります。
- 作業が増えてしまう
- 標準化が定着しない
- 効果が出ない、効果の結果が分からない
業務を効率化したいのに作業が増えてしまうのは本末転倒です。あるべき姿(ゴール)を逆算して効率化を行いましょう。
標準化が定着しなければ、改善した意味はありません。自動ツールを導入しても作業員が使用できないケースもあります。自分本位の改善ではなく、第一に作業員のために、使いやすい自動ツールを導入しましょう。
効果が出ない、効果の結果が分からなければ同じく意味がありません。テスト結果や導入後の作業タイムを定量的に把握するようにしましょう。
業務効率化のためのツール
業務効率化のためのツールとは、主にITを活用したツールです。目的によって様々なツールがありますが、ここでは4つについて解説します。
- コミュニケーションツール
- タスク管理ツール
- RPA
- ペーパーレス化
コミュニケーションツール
チャットやWeb会議などオンラインで社員同士、または社外のメンバーとコミニュケーションを取ることができるツールです。時間や場所を問わずに情報共有や意思の疎通をすることで、ビジネスにおけるコミュニケーションの効率化を図ることができます。
タスク管理ツール
タスクの進捗を可視化しプロジェクト担当者間で情報を共有することができます。誰がどのタスクを担当していて、進捗がどうなっているか把握することで、タスクの抜け漏れ抑止、遅れているタスクにはフォローを行うなどチームとしての業務効率化を図ることができます。
RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字を取った略語です。今まで人が行っていた定型的な業務をロボットに任せ自動化することです。定型的な単純業務を自動化することで、人の作業時間削減だけでなく、人による作業ミスの削減や処理速度の向上も見込めます。
ペーパーレス化
紙の書類を電子化することで、社内手続きの効率化や印刷、資料を管理する手間を削減することができます。印刷費用を削減するメリットもあります。社内のワークフローや勤怠管理、契約管理以外にもマニュアルをペーパーレス化する企業も増えてきています。マニュアルを電子化することで、時間や場所を問わず、常に最新のデータを閲覧することや修正することができ、マニュアルの形骸化を防ぎ、社内の業務標準化を図れ、結果的に業務の効率化にも繋がります。
最近ではマニュアルを動画化するツールもあります。動画にすることで、作業手順や操作方法を視覚的に伝えられて、より分かりやすいマニュアルにすることができます。
たとえば、新しい製造ラインの作業手順を教える際、動画マニュアルを作成し、作業手順の詳細な説明とともに、実際の作業の様子を撮影した映像を含めます。作業者は動画を見ながら作業を学べるため、業務効率化以外のこと、例えば技術伝承などにも効果的でしょう。
また、動画マニュアルでおすすめなのがtebikiです。tebikiは伝わりにくいカンやコツを動画で可視化して、データ蓄積することでOJTの効率化をはじめ、拠点単位や全社規模での業務標準化や技術伝承、多能工化が実現できます。
業務効率化を実現した！トーヨーケム株式会社の事例
製造業における業務効率化の事例として、トーヨーケム株式会社の取り組みを紹介します。トーヨーケムは、東洋インキグループにおけるポリマー・塗加工関連事業を担う中核事業会社で、粘着剤、接着剤、機能性フィルム・テープ、各種コーティング製品、メディカル製品、天然材料、プラスチック用の着色剤などを製造している企業です。
トーヨーケムでは、作業で人や物の動きが伴うことが多く、文字や静止画ではなかなか伝わりにくいこと。また、OJTに頼ると、教え方の違いや業務ノウハウを言語化できず、新人の業務習熟度にバラツキが生じ、技術伝承や多能工化の教育がスムーズに進まないことといった課題がありました。
そこでトーヨーケムは、新入社員やベテラン社員、パートナー社員の教育や業務品質の向上・維持を目指し、動画マニュアルツール「tebiki」を導入。
tebikiの導入により、動画マニュアルの作成が簡単になり、現場からも「この業務は伝わりにくいので動画マニュアル化したい」という声が自発的に上がるようになりました。結果として、業務の属人化も解消し、技術伝承が進むようになったと言います。また、tebikiはクラウド型のサービスで、現場に配布されたタブレットからアクセスして動画マニュアルを確認できるため、業務効率化にも大いに貢献したとのこと。
トーヨーケム株式会社は動画マニュアルのtebikiを導入し、業務効率化を成し遂げた企業と言えるでしょう。事例についてはこちらの記事で紹介しています。
参考元：新人からベテランまで700名を超える組織教育の グローバルスタンダードを目指す
業務効率化をして、生産性を高めよう！【まとめ】
業務効率化とは、仕事からムリ・ムダ・ムラを洗い出して省き、生産性が向上することです。業務改善や生産性向上とは異なる概念であり、それぞれが製造業の現場改善において重要な役割を果たします。
業務効率化を進めるためには、まず業務を可視化し、問題点を洗い出すことが重要です。そして、解決策を決め、効果を計測し、必要に応じて改善を加えるというステップを踏むことが求められます。また、課題を明確にし、具体的な目標を設定することが、業務効率化を成功させるコツです。
さらに、コミュニケーションツール、タスク管理ツール、RPA、ペーパーレス化などのツールは、業務の進行をスムーズにし、情報の共有を容易にするため業務効率化のためのツールとして有効です。
動画マニュアルのtebikiを導入した事例として、トーヨーケム株式会社の取り組みも紹介しました。トーヨーケム株式会社は、動画マニュアルツールの導入により、業務の属人化を解消し、技術伝承を進め、業務効率を向上させました。
業務効率化のための最もおすすめなツールが事例でも紹介した動画マニュアルのtebikiです。ぜひこの機会にtebikiを導入してみませんか？
