業務平準化とは、従業員の作業や業務の負担、労力やストレスをできるだけ均一にすることを意味します。
この記事を読んでいる方は、
「業務平準化で、現場効率の向上や品質の向上を達成したい！」
「リソースの最適化や人材の育成する方法を知りたい！」
「業務を計画的に進行させるために業務平準化を学びたい！」
といった悩みを抱えているのではないでしょうか。
そこでこの記事では、業務平準化の概要や業務標準化との違いのほか、業務平準化の必要性、実現させるポイントや方法を解説します。
この記事を読むことで、業務平準化の重要性や実際に業務標準化を成功に導いたツールの活用事例を知ることができるため、業務標準化を進めたいが何をしたら良いかわからない方でも進め方を理解することが可能です。
目次
業務平準化とは？業務標準化との違い
業務平準化を理解するために、ここでは業務平準化の定義と業務標準化との違いについて解説します。
業務平準化とは
業務平準化とは、従業員の作業や業務の負担、労力やストレスをできるだけ均一にすることを意味します。
部門やチームが過度な負担を感じる一方で、他の部門やチームが余裕を持っているという状況は、組織全体の生産性やモチベーションに悪影響を及ぼす可能性があると考えられます。
このような場合に業務平準化を実現すると、従業員間での業務の偏りや不平等感の解消が望めます。
例えば、ある製品の組み立てラインで、前工程が遅れることで後工程の従業員が待たされるという状況があるとします。前工程の従業員は過度なプレッシャーを感じる一方で、後工程の従業員は暇を持て余すことになり、結果として生産効率が低下する可能性があります。この際に業務平準化を実施すれば、各工程のバランスを取り、全体としての効率を向上させることが可能です。
また、業務平準化によって、全体的な残業時間の削減や心身の疲労の軽減など、職場環境の改善も期待できます。特に製造業では機械の稼働時間や生産ラインの流れを最適化することで、生産性の向上や業務過多による離職率の低下といった効果がもたらされます。
業務標準化との違い
業務平準化とは、従業員の作業や業務の負担、労力やストレスをできるだけ均一にすることを指します。一方、業務標準化は作業手順や業務の方法を統一し、誰もが同じ品質の業務を実施できるようにする取り組みを指します。つまり、業務平準化は「業務の負担を均一にする」ことを目的とし、業務標準化は「業務の品質を一定にする」ことを目的としています。
現場改善ラボでは、業務標準化の進め方や成功事例について紹介した記事をご覧いただけます。
業務標準化について詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。
関連記事：業務標準化とは？メリットとデメリット、進め方を徹底解説！
業務平準化が必要な理由と重要性
業務平準化が必要な理由と重要性として、ここでは次の2つを解説します。
- 業務平準化が必要な理由
- トヨタ自動車の事例から学ぶ業務標準化の重要性
業務平準化が必要な理由
業務平準化が必要な理由として、次の4つが考えられます。
- 業務が非効率になることを防ぐため
- 従業員の離職を予防するため
- 特定の従業員へ負荷が集中することを防ぐため
- 業務のブラックボックス化を防ぐため
業務が非効率になることを防ぐため
製造業では、生産ラインの効率が企業経営の成功を左右します。特定の従業員やチームに業務が偏ると、偏った部分での遅延やミスにより全体の生産効率を低下させるリスクが高まるでしょう。
例えば、部品の組み立てが遅れると次の工程も遅れ、結果的に製品の出荷が遅れる可能性があります。
業務平準化は業務の偏りや不均衡を解消し、生産ラインの効率を最大化することで、企業経営の成功を実現するために必要です。
特定の部分に業務が集中することで生じる遅延やミスは、全体の生産効率の低下や製品の出荷遅延を引き起こすリスクがあるため、業務平準化が必要といえるでしょう。
従業員の離職を予防するため
業務の偏りによる過度なストレスや負担は、従業員の離職率を高める要因となります。製造業でも、特定の工程やチームに業務が偏ると、偏った部分の従業員の負担が増大し、離職を視野に入れる従業員が増える可能性があります。
従業員が安心して長く働ける環境を作ること、つまり業務平準化することは、企業の生産性や品質の維持、さらには安定した企業経営のためにも重要です。
特定の従業員へ負荷が集中することを防ぐため
業務の偏りは特定の従業員の過労を引き起こす可能性があります。製造業では、特定の工程における業務の偏りは、その工程に従事する従業員の過労やミスの原因となり、結果的に製品の品質低下や生産効率の低下を招くことが考えられます。
業務平準化により、業務の均衡を保つことで従業員の健康と安全を確保し、高品質を維持した製品を提供することが可能となるでしょう。
業務のブラックボックス化を防ぐため
特定の従業員だけが業務の詳細を知っている状態は、業務のブラックボックス化を引き起こす可能性があります。業務のブラックボックス化とは、業務のやり方などが属人化することを指し、担当者が休んだり異動した場合、他の社員がその業務に対応できなくなる可能性があるため注意が必要です。
製造業でも、特定の工程や業務がブラックボックス化されると、施設や機器にトラブルや問題が発生した際の対応ができない場合や遅れるリスクが高まり、品質の低下や機器の稼働を停止する事態に発展することもあります。
業務平準化によりブラックボックス化を解消し、全ての従業員が業務の詳細を理解して対応できるようにすることで、トラブルや問題が発生した際の迅速な対応ができるようになります。
トヨタ自動車の事例から学ぶ業務平準化の手段
トヨタ自動車は、その業務平準化の先駆者として知られています。ここではトヨタ自動車から学べる業務平準化の手段として、2つの方法について紹介します。
- ジャストインタイム方式
- かんばん方式
ジャストインタイム方式
ジャストインタイム方式は、トヨタ自動車が開発し、世界中の製造業で採用されている生産管理システムです。ジャストインタイム方式の最大の特徴は、「必要な部品を必要な時に、必要な量だけ生産する」という考え方にあります。
ジャストインタイム方式を成功させるための大前提は平準化生産です。平準化生産とは、生産する製品の種類や日々の生産量のバラツキをなくして安定して供給することをいいます。
平準化生産が実現されている場合、ジャストインタイム方式によって過剰な在庫を持たずに生産のムダを排除することが可能となります。
生産にムダがなければ設備や人員も過剰に投資しなくて良くなるほか、特定の工程における業務の偏りもなくなるため、結果的に業務のプロセス・フローや成果物の水準が統一できることで業務標準化に繋がります。
現場改善ラボではジャストインタイム方式の3原則やメリットとデメリットのほか、向いている現場について詳しく解説している記事を用意してあります。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
関連記事：ジャストインタイム（Just In Time）とは？意味や3原則、メリットやデメリットを解説！
かんばん方式
かんばん方式は必要なものを必要なだけ作り、ムダを省くことを目的とした生産方式です。かんばんは発注書のような存在で、顧客からの注文が入った際に後工程の担当者が前工程の担当者にかんばんを渡し、前工程の担当者はかんばんに書かれた数量のみを生産します。
かんばん方式の最も大きな役割は、作りすぎの防止です。かんばんが来なければ生産しないため、必要量を超えた生産を防ぐことができます。かんばん方式により、完成品を保管する倉庫の整備だけでなく、製造現場で必要な原材料の在庫も最低限にできるため、あらゆるムダを省くことが可能です。
業務平準化とかんばん方式の関係は、業務平準化が生産の均一化を目指す基盤を提供し、その上でかんばん方式が具体的な生産のタイミングや量を調整する役割を果たすと言えます。業務平準化によって生産のバラツキや偏りがなくなれば、かんばん方式を導入する際の障壁も低くなり、よりスムーズな現場が実装できるでしょう。
つまり、業務平準化はかんばん方式を成功させるための土壌を整える役割を意味します。業務が平準化されている状態でかんばん方式を導入すると、必要な部品や製品の供給がタイムリーに行われ過剰な在庫や待ち時間が削減されるため、全体の生産効率や品質が向上します。
現場改善ラボではかんばん方式の役割や種類、メリットとデメリットについて詳しく解説している記事を用意してあります。ぜひこの機会に参考にしてみてください。
関連記事：【図解あり】かんばん方式をわかりやすく解説！メリットとデメリットは？
業務平準化を実現する4つの方法
業務平準化を実現する方法として、以下の4つの方法が考えられます。
- 業務量を確認する
- スモールスタートを意識する
- 業務マニュアルを作成する
- PDCAサイクルを継続する
それぞれ解説します。
業務量を確認する
業務平準化の実現にあたり、業務の偏りやムダを正確に把握することなく効果的な業務平準化を進めることは難しいため、各従業員の業務量の確認が不可欠です。
製造業では、生産ラインの効率や品質の維持、さらには従業員の働きやすさを保つために、現場の実態を正確に知ることが求められます。具体的には、どの従業員がどの工程でどれだけの業務を担当しているのか、その業務をどのような時間帯や頻度で行っているのかを詳細に把握することが必要です。
業務量の確認を行うことで、業務の偏りや過度な負荷がかかっている部分が明確になります。例えば、ある工程での業務が特定の従業員に偏っている場合や、一部の工程での業務量が過大であることが確認できるでしょう。得られた情報をもとに、業務の再配分や改善策の検討を行うことが可能です。
スモールスタートを意識する
業務平準化は組織全体の業務フローや体制を見直す大きなプロジェクトとなるため、スモールスタートを意識することが重要です。スモールスタートとは、いきなり大きなプロジェクトから始めるのではなく、小規模な領域から着手し素早くトライアンドエラーを繰り返すという考えを指します。業務平準化においても一気に大規模な変更を試みると、現場の混乱や従業員の抵抗が生じるリスクが高まるので慎重に進めるようにしましょう。
製造業の現場では、日々の業務に追われる中で新しい取り組みや変更に対する抵抗感は自然なものです。特に、業務平準化は従業員の業務内容や役割に直接的な影響を及ぼすため、変更を受け入れるのは容易ではありません。そのため、いきなり大きな変更を試みると、現場の混乱や従業員の不安が増大し、取り組み自体が頓挫する可能性が考えられます。
スモールスタートを行うことで、組織全体の文化や体制を徐々に変えていく土壌を作れます。
スモールスタートを意識した業務平準化の取り組みを始める際には、まず一部のチームや部門を対象にして実施を試みるといいでしょう。最初の段階で、現場の声を収集し、必要な軌道修正を行いながら取り組みを進めることで、徐々に組織全体へと展開していくことが可能となります。
また、業務平準化は中・長期的な視点での継続的な取り組みが求められるため、「一時的な取り組みを行ってもすぐに結果が出ないから」とやめるのではなく、数週間数ヶ月と時間をかけて行なうことが大切です。
業務マニュアルを作成する
業務平準化を実現するには、業務マニュアルの作成は重要です。業務の偏りやムダをなくすためには、業務内容を明確にし、文書化することが不可欠です。なぜなら、特定の従業員だけがその業務の詳細を知っている状態は、業務の偏りを生む大きなリスクとなるからです。
製造業の現場では複雑な工程や専門的な知識が求められる場面も多いため、業務の手順や注意点をマニュアル化することで、業務の質を一定に保ちながら業務平準化を進められるでしょう。
業務マニュアルが整備されていると、担当者が急に休む場合や新しい従業員が入った際の教育もスムーズに行うことが可能です。マニュアルが明確に記載されていれば、他の従業員も迅速に業務を引き継ぐことができ、業務の遅延やミスを防げます。
PDCAサイクルを継続する
業務平準化を成功させるためには、一度だけの取り組みや改善だけでは十分ではありません。業務は常に変わっていくものであり、変化に柔軟に対応していくことが求められます。そのため、業務平準化を維持・向上させるためには、PDCAサイクルを継続的に回すことが不可欠です。
PDCAサイクルとは、「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Act（改善）」の4つのステップからなるサイクルのことを指します。PDCAサイクルを繰り返すことで、業務の偏りを防ぎながら、組織全体の業務効率や品質を持続的に向上させることが可能です。
製造業の現場では、生産量や品質、リードタイムなどの指標をもとにPDCAサイクルを回すことが一般的です。例えば、ある工程で生産効率が低下していることを「Check」の段階で発見した場合、原因を特定し「Act」の段階で改善策を実施します。その後、再発防止の「Plan」を立てて再度具体的なアプローチである「Do」を行い効果を確認するという流れを繰り返します。
業務平準化の取り組みも同様にPDCAサイクルを活用して定期的に業務の状態を確認し、必要な改善を行うことで業務の偏りを最小限に抑え、組織の生産性や効率を継続的に向上させることができます。
業務平準化に向けたポイント
業務平準化を行なうためにやるべきポイントとして、次の3つを紹介します。
- 3Mを解消
- 業務の見える化
- ナレッジの共有
3Mを解消
業務平準化に向けて3Mを解消しようと言われても「3Mとは？」と悩む方もいるかと思います。ここでは、3Mの概要から3M解消によるメリット、取り除く方法について解説します。
3Mの概要
3Mとは、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つのMのことのことであり、業務の効率を下げる要因です。特に製造業においては、ムリは業務量が多く処理能力以上の負荷がかかる状態を、ムダは不必要な業務やプロセスによる非効率を、ムラは業務量の不均衡やバラつきを指し、3Mが生産性の低下を引き起こすといわれています。
製造業で3Mを改善し品質の向上や生産性向上をおこなう具体的な方法や、作業標準化を進めるポイントについて専門家が解説する動画を公開していますのでご覧ください。
解消によるメリット
業務平準化を進めることにより3M、すなわち「ムリ・ムダ・ムラ」の解消を通じて、コストの削減、従業員のモチベーション向上、生産性向上といったメリットが得られます。
1つ目のメリットとして、コストの削減が挙げられます。業務平準化により、必要な部品や材料を必要な時に、必要な量だけ生産・調達することで、業務のムダをなくせます。これにより、製造業における材料コストや保管コストの大幅な削減につながるでしょう。
2つ目のメリットは、従業員のモチベーション向上です。ムリな業務やムラのある業務は、従業員のストレスや過労の原因となります。業務平準化を実施することで、業務の偏りや過重な負担を減少させられるため、従業員の仕事の満足度やモチベーションが向上します。
3つ目のメリットは、生産性の向上です。ムダやムラが解消されることで、生産ラインの流れがスムーズになり、製品の生産効率が向上します。また、ムリなく業務を進められるため、品質の向上や生産ミスの削減にもつながります。
現場改善ラボでは、3Mの発生原因や3Mをなくすためのメリット、3Mをなくすための実施方法や実際の改善事例について更に詳しく解説した記事を用意しています。
関連記事：3M（ムリ・ムダ・ムラ）を無くし業務効率化を図る！実施方法や改善事例も紹介
3Mを取り除くために5Sの徹底をする
3Mを取り除くための一つの方法として、5Sの徹底があげられます。
5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、躾の5つのSのことです。製造業の現場でも5Sを徹底することで、ムダな動きや時間を削減し、ムリやムラを最小限に抑えることが可能です。
5Sの徹底により作業環境が整い業務プロセスが可視化され、ムダな業務やムラが明確になります。結果として業務平準化が実現でき、さらに業務の効率化や品質向上も期待できるでしょう。
しかし、5S活動の重要性は理解していて実際に取り組んでいるにも関わらず、効果を得られにくかったり失敗に終わっている企業も多いです。中には「具体的にどうやって行えば良いか分からない」とお悩みの方も多くいらっしゃいます。
そこで、現場改善ラボでは数々の企業で5S改革を行ってきた、株式会社ヒューマン・ナレッヂの代表取締役である前田 康秀氏による、現場で実践できる「正しい5S活動」の解説動画を無料で視聴できます。ぜひ本記事と併せてご参照ください。
また、下記の記事では5S活動の種類や活動の効果、実際のケース事例について解説しています。更に5Sについて知りたい方はこちらを参考にしてください。
関連記事：5Sとは？意味や活動の目的と効果、ケース別の事例を解説！
ツール導入で業務の見える化を実現した（石屋製菓の）事例
業務平準化を推進するうえで、業務の見える化は欠かせないポイントです。現状行っている業務を誰がいつ担当しているのかを可視化することで、解決すべき課題やボトルネックを把握することができます。
「白い恋人」で広く知られる石屋製菓は、製造現場の業務平準化を追求する中で、3Dシミュレーションソフトウェアを導入しました。3Dシュミレーションソフトウェアとは、製造現場の「人・モノ」の流れをデジタル上で可視化することを可能にするツールです。
石屋製菓の製造現場では、経験や年齢、国籍などの多様な背景を持つ従業員が働いており、業務品質や生産性の均一化が課題となっていました。
そこで石屋製菓は3Dシュミレーションソフトウェアを導入。石屋製菓は白い恋人の検品工程で、理想的な作業スタッフの動線をシミュレーションを通じて探求できるようになり、結果として経験が少ないスタッフでも、効率的な作業を早期に実現することが可能になりました。
また、新規に導入する設備の性能評価や、効率的な作業のための動線の事前検証など、多岐にわたるシミュレーションができるようになったため、業務平準化を進める上での課題やボトルネックを早期に発見し、迅速な対応を行うことも可能となりました。
参考元：「白い恋人」の石屋製菓、製造ラインの見える化を実現―生産業務の平準化に向け、3Dシミュレーションを導入
ナレッジの共有
業務の偏りやムダは従業員間の情報やノウハウの非共有に起因することが多いため、業務平準化の実現にはナレッジの共有が不可欠です。
製造業の現場で考えると、一部の従業員だけが特定の業務や機械の操作方法を知っていることで、特定の従業員が不在の際に業務が滞るリスクが高まります。そこで、ナレッジを組織全体で共有することで業務の連続性が保たれ、業務平準化が進む効果が期待できます。
また、ナレッジの共有は新しいアイデアや改善提案を生む土壌ともなります。共有された知識をもとに従業員同士が業務の改善点や新しい方法を提案することで、業務平準化の取り組みがさらに進むでしょう。
従業員2,500人超の業務平準化を実現させたツール
業務平準化には動画マニュアルが効果的です。ここでは動画マニュアルに関する次の2つを紹介します。
- なぜ動画マニュアルが効果的なのか？
- 従業員数2,500人超の大企業がどのように業務平準化を実現したのか？
業務平準化には動画マニュアルが効果的
業務平準化を目指す中で、文字や写真だけのマニュアルでは伝わりにくい情報や手順があります。特定の業務は動きを伴うものが多く、一連の動きや手順を文字だけで伝えるのは難しいでしょう。
例えば、製造業の現場での機械の操作方法や特定の製品の組み立て手順などは、動画で見せることで初めて理解が深まることも。動画マニュアルは動きを伴う業務の手順を視覚的に伝えられ、従業員の理解を向上させることが可能なため業務平準化に効果的です。
動画マニュアルで業務平準化を実現した企業事例（東急リゾーツ＆ステイ株式会社）
東急リゾーツ＆ステイ株式会社は、ホテル、ゴルフ場、スキー場、別荘地など全国100個所を超える施設運営を手掛ける総合運営会社です。
同社では、施設ごとの業務のバラつきや同一業態での作業標準の違い、そして業務の属人化で従業員の負担に偏りがあるといった課題がありました。
東急リゾーツ＆ステイ株式会社は、業務標準化と業務平準化を推進するために、動画マニュアルtebikiを導入。tebikiの導入により、。
業務のバラつきを解消し、業務の標準化・平準化を実現しました。また、従業員の業務負荷の低減や、既存の労働時間を新たなサービス取り組み時間へ転化することにも成功しています。
東急リゾーツ＆ステイ株式会社の事例から、動画マニュアルの導入が業務平準化を実現する強力なツールであることがうかがえます。
参考元：従業員数2,500人超・全国100を超える施設で業務の平準化と多能工化を推進。
業務平準化を推進して業務改善を【まとめ】
業務平準化とは従業員の作業や業務の負担、労力やストレスをできるだけ均一にすることです。
業務平準化の必要性は非効率な業務を防ぐため、従業員の離職を予防するため、特定の従業員への負荷集中を防ぐため、そして業務のブラックボックス化を避けるためなど多岐にわたります。
トヨタ自動車の事例を考えると、ジャストインタイム方式やかんばん方式などの手法から業務平準化することが重要であり、他にも
業務平準化を実現するための方法として、業務量の確認、スモールスタートの意識、業務マニュアルの作成、そしてPDCAサイクルの継続があげられます。
また、3Mの概念や5Sの徹底など、業務平準化に向けた具体的なポイントもおさえることが重要です。紹介したポイントを理解し、取り入れることで、業務平準化を実現することが可能です。
さらに、業務平準化を進めるにはツールも重要な役割を果たします。例として、従業員2,500人超の企業で業務平準化を実現したツールとして、動画マニュアルtebikiの導入を紹介しました。tebikiは、業務の手順やノウハウを視覚的に伝えられ、業務平準化の実現に役立つツールといえるでしょう。
この記事で紹介した動画マニュアルtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。ぜひこの機会にtebikiの資料をダウンロードしてみませんか？
