製品やサービスの品質向上や、生産ラインの不具合を減少させるには、不具合報告書の活用が欠かせません。
一方で、「どうすればわかりやすい不具合報告書にできるかがわからない」「不具合報告書のテンプレートを作って工数を減らしたい」という方も多いでしょう。
そこで、この記事では不具合報告書の記述方法やテンプレートをご紹介します。他にも、不具合報告書をペーパーレス化するメリットや作成に役立つツールも紹介するので、業務効率や製品の品質を向上させたい方は最後までご覧ください。
不具合報告書は不具合の原因や対策を共有することで改善につなげることを目的としていますが、改善には不具合の内容だけでなく、不具合が発生した背景までも明らかにする必要があります。
ここで不具合の真因を解明する手法として、「なぜ？」を繰り返す「なぜなぜ分析」が有効です。
現場改善ラボでは、「なぜなぜ分析」の基本手順や事象の本質を捉えた分析の手法について専門家が詳しく解説した動画をご用意しておりますので、是非ご参考ください。
目次
不具合報告書とは？
不具合報告書とは、製品やサービスに発見された問題・誤作動を正確に記録し、関連部署や担当者に報告するための文書のことです。報告書を作成することで不具合の情報をスムーズに共有できるため、迅速な改善につながります。
主に製造業で用いられていますが、IT業界やサービス業でも、改善策・再発防止策を考える際に活用されています。
不具合報告書の目的
不具合報告書は製品やサービスの不具合を正確に把握し、再発防止策を検討するために作成されます。
この報告書には、不具合の発生場所や日時など、関連するデータが詳細にまとめられています。そのため、問題を正確に分析し、表面的な対応ではなく根本的な解決策を見つけることが可能です。
たとえば、製品の構造・作業ラインの設計・従業員の作業方法などの本質的な問題を改善することで、結果的に業務効率や品質管理体制を高められます。
不具合報告書には何を書く？必要な項目と書き方を解説
不具合報告書を作成する際は、以下の必要な項目を用意しましょう。
- タイトル
- 発生場所・日時
- 宛先
- 差出人
- 不具合内容
- 図面や写真
- 不具合の原因
- 対策
タイトル
問題点をスムーズに共有するために、タイトルを記載しましょう。タイトルに不具合の概要や重要なキーワードを含めることで、報告書を見た瞬間に概要を把握できるようになります。
たとえば「20XX年X月XX日-製品A不具合発生報告書」というタイトルでは、不具合が発生した日付・対象の製品・内容が記載されているため、読み手は一目でどのような内容の報告書であるかを理解することが可能です。
また、具体的なタイトルをつけることで数多くの書類の中から求めている報告書を見つけやすくなるため、膨大に補完されている報告書から該当資料を探す手間も省けます。
発生場所・日時
不具合報告書には、問題が発生した場所や日時を正確に記載することが重要です。場所や日時は、不具合が起こった状況を特定するために必要な情報のため、詳しく記載することで原因が究明しやすくなります。
たとえば、同じラインで生産された製品で同様の問題が数件にわたり発生している場合、ライン自体に問題がある可能性が高いと推測できます。
宛先
不具合報告書には、宛先を記載しておくことも重要です。宛先を明確にすることで、不具合報告書が適切な担当者・部門に情報共有され、迅速に対応できるようになります。
また、報告書が特定の人・チームに宛てられることで、その問題の重要であること、適切な対応が求められていることを強調する効果もあります。
対応する人を明確にしておくことで、適切に対応してもらえる可能性が高まるため、小さな不具合だとしても宛先は記載しておきましょう。
差出人
問題の報告元を明確にするために、差出人も記載しておきましょう。差出人の氏名・部署・連絡先を記載しておくことで、記載内容に疑問がある場合や問題の詳細を確認する際に、スムーズに連絡できるようになります。
責任の所在が明確になることは、迅速に改善活動を行うために不可欠です。そのため、部署名と名前は必ず記載しておきましょう。
また、社外に送る不具合報告書には、相手がスムーズに連絡できるように、社名・メールアドレス・電話番号なども省略せずに記載することが重要です。
不具合内容
迅速に問題解決を行うためには、不具合内容を丁寧に記載することも重要です。不具合の具体的な状況を共有することで、原因の追求や改善案立案が簡単に行えます。
そのため、製品やサービスの名称や状況、不具合の影響範囲などを詳しく記載しましょう。不具合の詳細を記載することで、今後同様の問題が発生したときに対処法を考えることにも役立ちます。
図面や写真
問題の状況をより明確に伝えるために、図面や写真を記載することもおすすめです。図面や写真は、言葉だけでは伝わりにくい詳細な情報や、不具合が発生した具体的な状態を視覚的に伝えられます。
また、不具合の共有がしやすくなるだけでなく、後日同様の問題が発生した際に過去の事例と比較検討するときにも役立ちます。そのため、システムの構造を示す図面や、不具合が発生した機械の写真などを添付することが重要です。
しかし、フォーマットによっては図面や写真が不要な場合もあります。したがって、記載箇所がある場合のみ、図面や写真を挿入しましょう。
不具合の原因
問題を根本から解決するためにも、不具合の原因を丁寧に記載しましょう。不具合の原因が明確になっていないと、適切な改善策を立てられません。
たとえば、製造ラインで品質不良が発生した場合、原因が機械の調整ミスにあるか、材料の品質悪化にあるかによって、対応策は大きく異なります。そのため、不具合の状況だけでなく、その背後にある根本的な原因も詳細に記載することが重要です。
根本的な原因も詳細に記載するためには、なぜその不具合が起きたのか深掘りが必要です。深掘りを行う手段としては「なぜなぜ分析」が効果的でしょう。
対策
同様の不具合を発生させないためにも、具体的な対策を記載しておくことが重要です。
たとえば、製造ラインの塗装工程で塗装のムラが発生した際、塗装ブースの温度・湿度管理が不適切という原因が判明したとします。その場合、塗装ブースの温度・湿度がより精密に制御できる温度管理システムを導入する、塗装作業の前後で温度・湿度を記録する作業を導入するなど、具体的な対策が立てられるでしょう。
不具合が発生した原因を分析し、その結果に基づいて具体的な対策を考えることで、何をすればいいかわからずに問題を放置することがなくなります。
不具合報告書を書く際の4つのポイント
不具合報告書を書くときは、以下4つのポイントを押さえておきましょう。
- 誰にでも伝わる表現を心がける
- 具体的に書く
- 5W1Hを意識する
- 不具合が発生した原因を深堀する
誰にでも伝わる表現を心がける
不具合報告書を書く際は、誰にでも伝わる表現を使うように心がけましょう。
社内には、営業部門・マーケティング部門・カスタマーサポートなど、技術的な専門知識を持たない人もいます。不具合の内容によっては他部署・他社の人が確認することもあるため、専門用語や部署内でしか伝わらない言葉を使うのは避けましょう。
誰にでも伝わる表現を使うことは、スムーズに情報を共有するためだけでなく、不具合の本質を理解することにも役立ちます。誰にでも理解できる言葉でシンプルに問題を分析することで、原因究明や対策立案がしやすくなります。そのため、不具合報告書を書く際は、誰が読んでも伝わるようなわかりやすい表現を使うことが重要です。
具体的に書く
問題を正確に伝えるために、具体的に書くことも重要です。不具合の発生した場所・日時・不具合の内容などを詳細に記載することで、誰が読んでも正しく状況を把握できるようになります。
たとえば、自動車部品の組み立てラインで特定の部品が故障する問題が発生した場合、「部品Xが故障した」というあいまいな報告では、故障の原因・故障する環境や条件・故障の頻度などの具体的な情報が不足しているため、スムーズに問題解決できません。
この場合では「組み立てラインの部品Xを、高温多湿の条件で作業を行った際に、1時間あたり10個程度の不良品が発生する」といった具体的な報告を行いましょう。不具合の内容を具体的に記載することで、原因特定や対策立案をスムーズに進められます。
5W1Hを意識する
不具合報告書を書く際は、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識することが重要です。明確な情報があればあるほど、迅速に問題解決を行えるようになるため、以下のポイントはすべて押さえておきましょう。
- いつ（When）：問題が発生しやすい条件・時間帯を特定できる
- どこで（Where）：不具合が発生した場所・環境を特定できる
- 誰が（Who）：関連する作業者・担当者を特定できる
- 何を（What）：不具合が生じた製品・サービスを特定できる
- なぜ（Why）：根本的な問題点を特定できる
- どのように（How）：不具合がどのような条件下で発生したのかを特定できる
不具合が発生した原因を深掘りする
再発防止策を講じるためには、不具合が発生した原因を深掘りすることが重要です。不具合が発生した場合、表面的な問題だけを修正しても、再度同じような問題が発生する可能性が高いです。そのため、問題を特定するだけでなく、なぜその問題が起きたのかを深く理解することが重要です。
たとえば、自動車の組み立てラインで、ボルトの締め付け不足が原因で部品が外れた事例があったとします。この場合、締め付け作業の不備を指摘するだけでなく、なぜ締め付け不足が発生したのかを深掘りしましょう。作業者の技術不足・工具の破損・作業指示書の入力ミスなど、複数の要因が考えられるため、原因を深掘りすることで適切な対策を行えるようになります。
【社内・社外別】不具合報告書の例文
社内で使われる不具合報告書と社外に送られる不具合報告書では、書き方が異なります。ここでは書き方のポイントについて以下紹介します。
【社内向け】不具合報告書の例文
社内向けの不具合報告書は、以下のように作成しましょう。社外向けと違い、問題点や改善点を具体的に記載することが重要です。
【タイトル】
XXXX年X月XX日 〇〇工場生産ライン停止に関する報告
【発生場所・日時】
〇〇工場の生産ラインA
〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分
【宛先】
〇〇部門 〇〇課長
【差出人】
〇〇工場管理部 〇〇担当者
【不具合内容】
〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、〇〇工場内の生産ラインAが突然停止しました。この停止により、生産予定が〇〇時間遅れるという影響が発生しています。
【図面や写真】
（生産ラインの写真を掲載する）
【不具合の原因】
調査の結果、生産ラインA停止の原因は〇〇機の部品〇〇の摩耗による機能低下でした。この部品は、通常の使用期間を大幅に超えており、予期せぬタイミングで機能低下する可能性がありました。また、部品の過度な摩耗は、定期的な点検時に見落とされていたことが判明しました。
【対策】
直ちに〇〇機の部品〇〇を新しいものに交換し、生産ラインAの動作を再開しました。今後は、使用期間に基づく周期（3ヶ月に1度）での交換ではなく、実際の摩耗状態を考慮した周期（1ヶ月に1度）での交換を行うことにしました。また、毎週行われる定期点検に、部品の摩耗をチェックする項目を追加しました。
【社外向け】不具合報告書の例文
社外向けの不具合報告書は、以下のように作成しましょう。社内向けとは違い、影響が出る範囲や現状を明確にすることが重要です。
他にも、ビジネスで使う文章として敬語に問題がないかも併せて確認しましょう。
【タイトル】
XXXX年X月XX日 〇〇工場生産ライン停止に関する報告
【発生場所・日時】
〇〇工場の生産ラインA
〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分
【宛先】
〇〇会社 〇〇様
【差出人】
〇〇株式会社 〇〇部門 〇〇担当者
【不具合内容】
〇〇年〇〇月〇〇日、当社の〇〇工場内で稼働中の生産ラインAが突然停止しました。この事態により、〇〇製品の生産に遅れが生じ、お客様への納品予定に影響が出る可能性がございます。
【図面や写真】
（生産ラインの写真を掲載する）
【不具合の原因】
当社で実施した詳細な調査により、生産ラインA停止の直接的な原因は特定の機械部品の摩耗によるものであることが判明しました。定期的なメンテナンスは実施されていましたが、予期せぬ部品の早期摩耗が発生し、このような事態を招いてしまいました。
【対策】
すでに該当部品は交換し、生産ラインの稼働を再開しております。今後は、毎週行われる定期点検で部品の摩耗状態を確認することで、このような不具合の再発防止に努めます。また、本件による納品スケジュールの変更については、個別にご連絡させていただきます。
不具合報告書はペーパーレス化がおすすめ！メリットを紹介
不具合報告書は、ペーパーレス化による運用がおすすめです。
ここでは、不具合報告書をペーパーレス化するメリットや、ツールごとのテンプレート作成方法について記載します。
他にも、製造業では図面や帳票など多くの書類が使われていますが、それらをペーパーレス化することで現場に関する様々な課題が解決します。
製造業でペーパーレス化に成功した事例や導入のコツについては、以下の記事でも詳しく解説しているため是非ご参考ください。
関連記事：製造業でペーパーレス化するメリットや成功事例を紹介！導入の手順やコツ、オススメのツールも解説
紙による不具合報告書の課題はペーパーレスで解決できる！
紙による不具合報告書の課題は、ペーパーレスで解決できます。
不具合報告書を紙で作成すると保管場所をとるだけでなく、必要な情報を探すのに時間がかかるという問題がありますが、不具合報告書をデジタル化してクラウド上で管理することで検索機能で必要な情報を数秒で見つけられるようになり、業務効率を向上させることが可能です。
また、紙ベースの不具合報告書では書き方が統一されていないことで過去の情報と比較ができなかったり、記入ミスで誤認識を生むリスクがあります。
このような課題に対し、デジタル化して不具合報告書のテンプレートを作成することで、記入者によって品質を変えることなく情報共有や過去データとの比較が行えるようになるというメリットもあります。
ペーパーレス化の推進には数多くのメリットがある一方で、ペーパーレス化がなかなか進まない現場があるのも現状です。
現場改善ラボではペーパーレス化が進まない理由や、ペーパーレス化を推進する手順やコツについてまとめた記事もご用意しております。現場DXや業務改善にご興味をお持ちの方は併せてご覧ください。
関連記事：ペーパーレス化のメリットと方法は？成功事例や導入のコツも紹介
【ツール別】不具合報告書のテンプレート作成方法と注意点
不具合報告書のテンプレートは、以下のようなソフトで作成することが多いです。
代表的なツールである以下の3つについて、作成方法やメリットを以下解説します。
- Excel
- Word
- PowerPoint
一方で、これらのツールでテンプレートを作成することでムダな工数が発生し、現場の負担が増えるケースもあります。運用時の注意点についても解説していきます。
Excelの作成方法
Excelで不具合報告書を作成する場合は、タイトル・発生場所・日時など、必要な項目を1セルずつ分けて記載しましょう。
WordやPowerPointと比べて簡単に表を作成できるため、図面や写真だけでなく、表やグラフなどを使用して不具合を説明することもおすすめです。たとえば、時間ごとの不具合の発生傾向をヒストグラム（棒グラフの一種）で表すことで、不具合の原因を論理的に解説できるようになります。
Wordの作成方法
Wordで不具合報告書を作成する場合は、タイトル・発生場所・日時などの項目を、見出しとして設定しましょう。見出しを設定することで、報告書の構造が明確になり、読み手が必要な情報を簡単に見つけられるようになります。
他にもWordは文章執筆に特化したツールなので、長文の記述をしやすいというメリットがあります。詳細な状況説明や原因分析、対策提案など、長文で記載することも多いため、文章で説明することが多い場合はWordでテンプレートを作成するのがおすすめです。
また、Wordはフォントやスタイルなど、文章の見た目を細かく調整できるため、読みやすい不具合報告書を作成できるというメリットもあります。
PowerPointの作成方法
PowerPointで不具合報告書を作成する場合は、タイトル・発生場所・日時など、項目ごとにページを作成しましょう。項目をそれぞれのスライドとして割り当てることで、必要な情報を見つけやすくなります。
加えてPowerPointはプレゼンに特化したツールなので、報告会や会議で不具合報告を行う際にそのまま利用できるというメリットがあります。そのため、社内・社外に向けて報告プレゼンを行うことが多い方は、PowerPointで作成するのがおすすめです。
テンプレート運用には注意が必要
不具合報告書のテンプレートを作成し、ただ運用するだけでは根本的な課題が解決できないケースがあることに注意が必要です。
・そもそもテンプレートの作成に工数がかかり、現場に負担がかかる
・テンプレートの運用ルールが制定されていないことで独自のテンプレートが乱立し、属人化する
・テンプレートにデータを打ち込んでも、結局手作業で分析する必要がある
テンプレートの運用には上記のような課題があります。
このような課題を解決し、不具合報告書のペーパーレス化／電子化を進めるためには「帳票のデジタル化に特化したツールの導入」がおすすめです。
次の章では、特に製造現場で活用できるおすすめのツールをご紹介します。
不具合報告書のペーパーレス化／電子化にはtebiki現場分析がおすすめ！
不具合報告書のテンプレートを作成し、ペーパーレス化を進めたい方は、現場で使える機能が多数搭載されたデジタル帳票ツールである「tebiki現場分析」を活用するのがおすすめです。
tebiki現場分析とは
tebiki現場分析は、製造現場で使う帳票の作成や記録、承認を簡単に行えるデジタル帳票・記録管理システムです。生産管理表や点検表、不具合報告書といった製造現場で使用される帳票をデジタルで作成できます。
tebiki現場分析を導入するメリット
tebiki現場分析を導入する最大のメリットは、不具合報告書を快適に作成・記録・管理ができることです。
Excel・Word・PowerPointなどで運用することも可能ですが、実際に現場で記録を行うためには紙に印刷が必要な場面も少なくありません。結果的に手書きをする工数やテンプレートに転記する工数が発生し、記入ミス／転記ミスなどヒューマンエラーの原因になります。
tebiki現場分析でデジタル化すると記入項目のマスタ（マスターデータ）を整理でき、記入方法や書き方などのバラツキが無くなります。分析に必要なデータを整える工数だけでなく、Excelに転記せず分析作業まで行うことが可能です。
現場で使われることの多いスマートフォンやタブレットでも簡単に操作できる画面になっており、リアルタイムで検知した異常値は管理者に通知が届く設定も可能なので、製造現場の可視化や素早い対策実施につなげることが可能です。
tebiki現場分析の詳細な機能や導入サポート体制については、以下まとめ内にある画像から無料で資料をダウンロードできます。不具合報告書のペーパーレス化や現場記録の改善をお考えの方は、是非ダウンロードしてご覧ください。
tebiki現場分析で不具合報告書を簡単に作成しよう！【まとめ】
この記事では、不具合報告書の記述方法やテンプレート作成方法などを紹介しました。
不具合報告書を作成すると、問題を正確に共有し、迅速に改善を行えるようになります。そのため、業務効率や製品の品質を向上させたい方は、不具合報告書を運用するのがおすすめです。
本記事では不具合報告書の作成に役立つツールとして「tebiki現場分析」を紹介しました。不具合報告書をはじめとした帳票を、誰でも簡単に作成・編集・運用できるようになるため、スムーズに帳票運用したいと思っている方は利用を検討してみてください。
「tebiki現場分析」の詳細については、以下の画像からダウンロードできますので、ぜひご覧ください。
