帳票の電子化にはどんなメリットがある？導入実現に向けた進め方やツールも解説
近年、帳票のペーパーレス化や電子ファイル保存という言葉を聞く機会が増えていると思います。帳票類を電子化すると従来の紙伝票による処理よりも格段に手間が減り、業務スピードの向上が期待できるため、導入する会社が増えています。一方で、電子化するためには今までとは違った仕事の仕組みを作る必要があり、移行には時間と労力がかかります。
今回の記事では、電子化によってどのようなメリットがあるのかや、電子化を進めるためのコツ、おすすめのツールを説明します。帳票の電子化によって業務効率を向上し、生産性を高めてください。
併せて、製造業で使われる帳票の電子化に特化したツールである「tebiki現場分析」についても解説します。「tebiki現場分析」の詳細な資料は以下の画像からもダウンロードできますので、製造現場で帳票の電子化をお考えの方は是非ご覧ください。
目次
帳票の電子化とは
帳票とは、帳簿と伝票の総称です。出納帳、売上記録、固定資産台帳、発注伝票、振替伝票などがよく使われています。
帳票の種類については以下の記事で詳しく説明していますので、是非参考にしてみてください。
関連記事：帳票をわかりやすく解説！種類や管理方法、電子化の必要性は？
今までは紙の帳票が主に使われていましたが、最近は多くの企業や組織で電子化が進められています。電子化する方法やツールは色々とありますが、よく使われている方法3つを以下に解説します。
代表的な電子化の方法3選
Web書式を使う
最も使われているのがWeb書式です。Webと聞くとインターネットを思い浮かべるかもしれませんが、会社内や建物内を繋ぐイントラネットでも同じようにWebツールが使えます。
Web書式による帳票の電子化では、まずネットワークに接続できる端末上でブラウザや専用アプリを開いて入力フォームに情報を入力します。入力したデータはネットワークサーバーに転送され、CSV、XMLなどの形式で保存されます。
その後追加編集をしたり、上司が承認するときには保存されたデータを呼び出してWeb書式上に再表示して、確認や印刷、メール転送などの処理を行います。
PDFに入力する
社外との情報やり取りで広く使われているPDFを使う方法です。
編集可能なPDF帳票を相手に送り、情報を入力、電子捺印をして保存、メールで返信してもらいます。そして、返送されてきたPDF帳票を自社で確認し保管します。相手にも電子コピーが残るため、紙帳票をやりとりしたときと同じような情報の残し方が可能です。
PDF帳票は、紙帳票とほぼ同じレイアウトで入力フォームを作成できることがメリットです。また、従来のように印刷した帳票を封筒で送ることやコピーが不要になり、時間もコストも節約できるというメリットもあります。
ハイブリッド型入力フォームを使う
ハイブリッドとは、組み合わせるという意味であり、ここではWeb帳票とPDF帳票を組み合わせた電子帳票システムをハイブリッド型と呼びます。
Web帳票のように入力した情報をすぐにテキストデータにして残せると共に、入力書式が紙伝票とほぼ同じレイアウトの場合が多く紙帳票しか使ったことがない人でも比較的容易に電子帳票へ移行しやすいことが、ハイブリッド型のメリットです。
帳票の電子化がもたらすメリット／デメリット
紙帳票の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。デメリットとともに以下に解説します。
メリット
帳票を電子化するメリットとして、以下の4点が挙げられます。
- 手間やコストの削減
- 業務の効率化
- 管理や保管の利便性向上
- セキュリティ強化
帳票をはじめとする紙媒体のペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。ペーパーレス化のメリットをより具体的に知りたい方は以下の記事もご覧いただくことで、帳票を電子化する効果をよりイメージしやすくなるので併せてご覧ください。
関連記事：ペーパーレス化のメリットと方法は？成功事例や導入のコツも紹介
手間やコストの削減
紙帳票には手書きで内容を記載する必要があり、長い文章を書くときには面倒です。また、印刷してハンコを押してからコピーを残したり、先方へ郵送したりとコストと時間もかかってしまいます。
帳票を電子化すれば、これらの手間とコストが解決できます。タイピングであれば一文字間違えてもすぐに修正できますし、相手に送るときはメール送信するだけで済みます。ペン、消しゴム、封筒、紙などは高価ではありませんが、塵も積もればそれなりのコストになりますので、これらが不要になるのは大きなメリットです。
業務の効率化
紙帳票の場合は入力前に帳票を印刷して手書きし、記入後は承認者の机のトレイまで運び、ハンコをいただいたら送付先にFAXをするか、紙封筒に入れて郵送するという長い手順がありました。それを1日に10枚､20枚と処理をしていると、大きな労務工数が発生してしまいます。
帳票が電子化されれば印刷やFAXや郵送も不要です。「承認」もメールや承認システムに乗せるだけなので、わざわざ机まで運ぶ必要がありません。電子ハンコを利用すれば日付印を押す手間も無くなり、業務が効率化されるのです。
「業務効率化」を目的に帳票電子化をご検討している方には、業務効率化を実現できるサービスやツールを多数紹介している以下の記事もオススメなのでご覧ください。
関連記事：業務効率化ツールおすすめ17選！選び方のポイントや無料で使えるツールも紹介
管理や保管の利便性向上
電子帳票は紙帳票に比べて非常に利便性のあるツールです。
たとえば、会社の帳簿や伝票といった会計に関する文書は7年間保管することが義務付けられていますが、年度ごとに紙書類をまとめてファイルや書類箱に保存し、倉庫に保管するとなると大きな保管場所が必要になります。また、書類の確認が必要になった場合は書庫まで探しに行って、棚から必要書類を取り出して事務所へ持ってくる必要があります。
このような書類が電子帳票になっていれば、ファイルはデータサーバー上にフォルダで分類して保管されるため、必要な書類は文書名や作成日で検索をすればすぐに見つけることができます。印刷もできますし、PCにダウンロードしてディスプレイで確認できるというメリットもあり、非常に便利です。
セキュリティ強化
紙帳票は書類箱に入れて書庫に保管しますが、書庫は基本的に人気が少ない場所であるため、悪意を持った人が顧客や売上情報の書かれた書類をこっそり持ち出してコピーをとったり、持ち去る可能性があります。書庫に鍵があったとしても、嘘の理由を言って書類を持ち出すことはできますし、コピーを取ったかは誰も気づくことができません。
電子ファイルであればフォルダやファイルへのアクセス権を設定したり、だれがそのファイルを開いたかの記録を残すことも可能です。もし外部メモリに転送されたとしても、ファイルそのものに管理者しかわからないパスワードを設定しておけば開くことができないので、機密情報が漏れるリスクが無くなります。
また、火災や天災で書庫に甚大な被害が生じた場合は紙帳票を取り出せなくなりますが、電子ファイルであれば複数のデータセンターに分散保管しておくことで、情報の喪失を回避することができます。
デメリット
紙帳票の電子化を進めることは、メリットだけではありません。仕事のやり方を変える必要もあるため、いくつか注意すべきことがあります。
- 業務フローや社内ルールの再整備
- 電子帳簿保存法やツール運用の知識が必要
- 取引先とトラブルになるリスク
業務フローや社内ルールの再整備
日本では古くから、書類の発行や内容を確認したことに責任を持つ証として、押印するという文化があります。紙帳票の場合ははんこを押すことができますが、印刷をしない電子帳票の場合は押印に変わる承認が必要になります。
電子帳票を発行すると発行日付が自動で付与され、確認者、承認者に回覧されて確認ボタン、承認ボタンを押すたびにタイムスタンプと呼ばれる時間記録が残るようになります。これを従来の押印の代わりにするために、規定類の改訂が必要になります。
電子帳簿保存法やツール運用の知識が必要
帳票類は原則紙で7年間保管が義務付けられていましたが、2022年に法律が改正され、一定の要件を満たせば「電磁的記録（電子データ）による保存を可能とする」となりました。
引用元：電子帳簿保存法が改正されました
この「一定の要件を満たせば」という部分が重要で、たとえば税務監査などで必要なときに帳票が表示できるような設備（ディスプレイ）を配備したり、求めに応じて印刷できること、電子システムを操作するためのマニュアルを用意することなどが求められます。電子帳簿保存法を深く理解し、正しく運用できなければ法令違反になるということを知ったうえで、電子帳票への移行を進めなければなりません。
取引先とトラブルになるリスク
自社だけが電子化をしても、取引先が対応できなければ取引記録として運用できません。一方で、高額なシステムを無理矢理導入させれば、小さな会社であれば投資費用を返済しきれなくなり、倒産するリスクが生じます。つまり、全てを電子化することは容易ではありません。
また、すべての取引先がまったく同じシステムを使っているわけではないので、データの互換性も事前に確認しておく必要があります。売掛金、発注伝票、納品書などがスムーズにやり取りできなければ、対応に時間と労力を取られるだけでなく、お金のやり取りなどの記録が失われ、金銭トラブルに発展します。取引先と試験運用してから導入するなど、十分に準備する必要があります。
帳票の電子化を効率よく進めるための準備
帳票の電子化を上手く進めるためには、下準備が大切です。ここでは、電子化を効率よく進める以下の手順について解説します。
- 帳票を電子化する上でのゴールを定める
- 電子帳票化する対象を洗い出す
- 帳票の電子化に必要なツールやデバイスを確認する
- 帳票の電子化に必要なコストを算出する
- 帳票を電子化するスケジュールを決める
- 業務フローやルールを整備する
帳票を電子化する上でのゴールを定める
まず帳票電子化の全体像を明確にします。帳票作業は作成、転送、保管の3つのステップに分けることができますが、それぞれのステップで紙帳票がどのような手段で取り扱われているかを確認します。帳票ごとに手続きが違うので、細かい手順をすべて書き出す必要はなく、大まかに掴めれば問題ありません。
全体像が見えたら、どの部分を電子化するのかを検討します。作成から保管まで一気通貫で全部電子化するのか、帳票記入だけを効率化するのか、などを予算と導入効果を考えて、どのようなゴールを目指すかを決めましょう。
電子帳票化する対象を洗い出す
次に、電子化することで業務の効率化が期待できる帳票を洗い出します。作成頻度の多い帳票を最優先にして、次に手入力箇所の多い帳票を優先順位の2番目にして電子化する対象を決めます。
また、取引先との連携を考えて電子化できるもの、できないものを分けることも重要です。最近では電子メールでやり取りできる企業や店舗が多いためFAXで資料を送ることはほとんど無くなりましたが、小さな商店ではお店にパソコン環境をおいておらず、FAXで受注を受けている店も残っています。
保管は紙資料をスキャンしてPDF化すれば比較的容易に電子化できますが、機密性の高い文書であればフォルダへの閲覧権限やコピー禁止設定などが必要で、技術的な検証をする時間が必要です。全部を電子化対象にせず、グループ分けして電子化を進めると良いでしょう。
帳票の電子化に必要なツールやデバイスを確認する
帳票を電子化するときに必要なものは、紙を電子ファイルに変換するためのスキャナーだけではありません。ハードウエアでいえばまずはパソコンやタブレットといった電子帳票を作成、入力できるものが必要です。その周辺機器としてディスプレイや外部記憶装置（ハードディスクやDVDなど）を用意します。
一方で、ソフトウエアも重要です。PDFファイルを表示、編集できるアプリや、電子帳票を作成したり、編集するためのWordやExcelといったOfficeツールも必要です。さらに、回覧して承認するためのシステムも構築するとなると、初めから帳票ツールの導入を検討したほうが良い場合があります。
帳票ツールとは
帳票ツールとは、入力、転送、保管という帳票管理全般を取り扱うことのできる統合システムです。従来紙で行っていた作業を、すべてオンライン上で行うことができるようになっています。
帳票ツールによる帳票の作り方は以下のようになっています。
① 帳票をデザインして、入力書式を作成し、入力する
② システム上で回覧して承認者から発行を承認された証である電子サインをもらう。
③ 必要な部署へ送ったり、取引先へメールする。
④ 取引先から必要な情報を入力してもらった電子ファイルを返送してもらい、ファイルサーバーに保管する。
帳票ツールではこれらの作業をすべて紙に印刷することなく、ネットワーク上で行うことができます。全部の工程を電子化する必要はなく、部分的な導入も可能です。
帳票ツールの具体的な機能や導入の際の選定ポイントについては、以下の記事でも詳しく解説しています。帳票の電子化をお考えの方は是非ご覧ください。
関連記事：帳票ツールとは？帳票の概要や機能、選定のポイントを解説！
帳票の電子化に必要なコストを算出する
すべての帳票作業を電子化するためには、ネットワークの構築やハードウエアを揃えるといった多額のコストがかかりますが、導入コストは会社の規模や売上に見合った金額内に収める必要があります。そこで、これまでに検討した電子化の全体像や対象範囲、必要なデバイス類などをリスト化して、導入コストを算出することが重要です。
導入コストが予算を下回ればそのまま導入を進められますが、コストオーバーであれば電子化する範囲を見直したり、導入するシステムの再検討を行うことでコスト調整をします。
帳票を電子化するスケジュールを決める
紙帳票をWordやExcel、または帳票ツールを用いて電子帳票に置き換えるには、最低でも数か月～1年はかかります。そのため、必要な帳票を抽出して電子化する作業や電子化された帳票が正しく入力できるかをテストする作業など必要な期間を見積もってから導入を進める必要があります。
コツとして、一度に全部の帳票を電子化せずに第1グループ、第2グループのように数回にわけて電子化を進めることで、無理なく導入することができます。
業務フローやルールを整備する
紙で回覧、転送、保管していた帳票類を電子化すると、これまでとは異なる作業が発生するためルールを変更する必要があります。承認手続きでハンコの代わりにタイムスタンプを押すといったルール以外にも、帳票の書式を統一するためのルール、発行承認するルール、電子保管する際のセキュリティ設定のルールなど会社独自の新たな決まりを作るとよいでしょう。
これらを業務フローや規定類にまとめて新規発行、あるいは従来の規定を改訂する作業が必要です。取引先にも変更内容を伝え、システムの使い方マニュアルを用意しましょう。
帳票の電子化を推進するコツ
先述した通り、帳票の電子化には下準備の充実が大切です。加えて、帳票の電子化を成功させる以下のコツについても解説します。
- 段階的に行う
- 電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認する
- 活用状況を現場にヒアリングする
- 取引先に影響がないかあらかじめ確認する
段階的に行う
帳票を電子化する準備を整えたのちは、段階的に電子化を進め、あらかじめ計画した通りに進んでいるかを定期的に確認しながら進捗管理を行うと良いでしょう。予想外に電子化が難しい場合もあるので、必要に応じて計画の見直しも行いましょう。
社内で使う帳票から電子化する
帳票の電子化で最優先すべきは社内で使う帳票です。電子化の目的は業務の効率化なので、社員がもっとも時間をかけている帳票類を先に電子化します。
取引先とやり取りする帳票の電子化における注意点として、電子化した帳票に対応できない取引先もあることに留意しましょう。社内優先で帳票の電子化を実現したのちに、社外向けの帳票も電子化できるような優先順位が望ましいです。
使用頻度の高い帳票を電子化する
プロジェクトを推進するときに重要なのが、目に見える効果です。コストをかけて電子化しても業務が楽にならなかったり時間短縮にならないと、電子化することに疑問の声が上がります。反対意見が多くなると、プロジェクトの推進に大きなマイナスとなります。
そのため、帳票電子化の効果を実感するためにも、毎日使う帳票や手書きで時間を取られる帳票を優先的に電子化して、効率がこれだけ上がったということを数字で示すことで電子化プロジェクトを加速しましょう。
電子帳簿保存法の要件を満たしているかを確認する
帳票を電子化して紙での保管をなくすときに気を付けたいのが、電子帳簿保存法への適用です。作業現場での帳票類は対象になるものが少ないですが、投資をして購入した設備の購入伝票や、固定資産台帳など税務上必要になる書類は、電子帳簿保存法の要件を満たすように保管する必要があります。
せっかく電子化を導入しても、法律で定められた方法で保管できていなければ、結局紙の帳票を7年間保管せざるを得なくなります。そのようなことがないように電子帳簿保存法をよく理解して、必要な要件を満たせるように保管を進めましょう。
活用状況を現場にヒアリングする
帳票を電子化する手筈が整い、実際に電子化を遂行したとしても、本当に現場の課題を解決出来ているかを必ずヒアリングしましょう。帳票を電子化したことで無駄な作業が発生していないかや、電子化した帳票が本当に活用されているかを現場目線でも確認することで、長期的かつスムーズに電子帳票を使う仕組み作りを整えることにつながります。
電子化した帳票が使いやすいか確認する
電子化が浸透しているかを確認するためには、使っている社員の声が参考になります。導入したもののシステムトラブルが続いたり、入力しにくい帳票だと不満が出て、帳票の電子化が停滞してしまいます。導入して1ヵ月程度経ったタイミングでアンケートや現場での聞き取りを行い、喜んでもらえている点、使いにくくて改善してほしい点などの意見を集め、改修につなげましょう。
ツールが使いこなせそうかも確認する
紙の帳票に慣れ親しんできたベテラン社員の中には、パソコンで入力することに慣れていない人もいます。さらに、ファイルをメールで送る、承認のための回覧を発行する、セキュリティをかけて保管するといったパソコンを使う作業が増えるため、慣れていない人にとって電子化についていくのは大変です。
帳票ツールは誰でも簡単に電子帳票を発行、入力できるように作られていますが、帳票が入力しにくかったり、文字が小さく読みにくい状況になっていないかなど、使用上の不満や不安も聞き取り確認しましょう。
取引先に影響がないかあらかじめ確認する
社内の業務効率化のために導入する電子帳票ですが、やり取りするのは社内だけではありません。仕入先への発注伝票や得意先への納入伝票も必要ですが、送った電子帳票が社外では読み取れないような物では、電子化する意味がありません。
電子化を導入する際は、文書の送受信で広く使用されているPDF形式やWeb上でよく使用されるHTML、XMLなど形式で書かれた帳票をやりとりするようにすれば、誰でも確認、記入できるようになり、電子ファイルでの帳票処理が進みます。
製造業におすすめなデジタル帳票ツール「tebiki現場分析」とは？
帳票の電子化を効率的かつ効果的に進めるツールとして、「帳票ツール」があることを解説しました。そこで、特に製造業におすすめしたい帳票ツールとして、製造現場で帳票の作成、記録、承認が簡単にできる「tebiki現場分析」をご紹介します。
製造現場の課題を解決するデジタル帳票ツール
tebiki現場分析は、クラウドを利用した帳票管理サービスです。紙では難しかった画像記録や、離れた拠点からのリアルタイム確認、保管記録の閲覧が可能です。
また、高度なサイバーセキュリティ対策も備えており、情報セキュリティ国際規格であるISO27001の取得やSSLによる暗号化通信によって、通信内容が漏洩するのを防ぐことができます。そのため、紙帳票の弱点である記録の改ざん、盗難、消失などのリスクを回避することができます。
tebiki現場分析のメリット
tebiki現場分析は現場で活用できる帳票ツールです。ここでは、tebiki現場分析のメリットについて以下解説します。
- 誰でも簡単に帳票を設計・作成できる
- モバイル端末で利用できる
- 画像も記録できるため記録の情報量が格段に増やせる
- 異常発生アラートや傾向管理でリアルタイムに現場の状況が把握できる
誰でも簡単に帳票を設計・作成できる
tebiki現場分析はわかりやすく誰でも簡単に作れるようなデザインのため、高度な知識がなくても帳票レイアウトの設計、作成、変更が可能であり、紙帳票の電子化が容易に進められます。
また、帳票は部門間、あるいは複数の拠点間で共有できるので、だれもが同じレベルで帳票を活用できます。帳票を共有し、わからないことを近くの人に教えてもらいながら帳票を作成することで、パソコン操作に慣れていない人でも帳票の電子化が簡単に行えます。
モバイル端末で利用できる
クラウドを利用した帳票ツールのため、パソコン、スマホ、タブレットなどの端末があれば、いつでも、だれでも電子帳票の発行が可能です。
工程では設備ごとに日常点検表を用意する必要がありますが、帳票を電子化する時にモバイル端末から入力しやすいフォーマットにすることで誤入力をしてしまうリスクを減らすことが期待できます。また、同じような点検項目であれば、ファイルのコピーでそれぞれの設備の点検票を準備できるのも電子化のメリットです。
画像も記録できるため記録の情報量が格段に増やせる
帳票を電子化することで、実際の設備の様子や作業開始時のメーターの指示値を画像で残すことができるようになります。「やったつもり」の点検ではなく、点検した事実を確実に残せるようになります。
他にも、帳票の電子化により、従来は手書きで伝えるしかなかった工程で発生したキズや色の異常について数字、または画像で残すことができるようになり、より分かりやすい記録が残せるだけでなく、報告や手順の標準化につながるといったメリットがあります。
異常発生アラートや傾向管理でリアルタイムに現場の状況が把握できる
紙帳票による記録では細かい頻度でのチェックするのは困難です。常に設備の横に人を配置して記録しつづける体制は生産性が低いだけでなく、作業者の身体的な負担が大きくなります。
しかし、tebiki現場分析により帳票の電子化を導入することで、自動的にデータを取り込み異常があった場合にもすぐに通報することができます。グラフ化や統計処理も容易になり、現場の管理が楽になるだけでなく、作業者の負担軽減にもなります。
記録の承認が早い
紙の日常点検シートの場合、毎日監督者にチェックしてもらってハンコを押す必要がありますが、tebiki現場分析であればネットワークがつながっているかぎり離れている場所からの確認、承認が可能です。
出荷予定の確認、トラブルの対処結果、部材や完成品の在庫管理も容易で、紙の帳票とは比べ物にならないほど楽に管理できるでしょう。
帳票変更の承認が早い
現場では日々改善を行い業務改善を続けているため、帳票のレイアウトや記録する内容を変更することもしばしば発生します。しかし、帳票類が電子化されていればこれらの帳票改定がスピーディにできます。改善効果がすぐに期待できるだけでなく、業務効率も向上し、生産性が高まるでしょう。
現場の改善促進（品質目標を設定できる）
tebiki現場分析には目標設定機能が備わっています。工程では不良率や生産時間の目標値をグラフに線を入れて達成状況を毎月チェックしていますが、tebiki現場分析であれば電子化された帳票に数字を入力してその場でグラフ化し、目標値に対する比較まで簡単に行うことができます。
このように、tebiki現場分析は従来の紙ベースの帳票管理に比べて多くのメリットがあります。これから帳票の電子化や帳票設計を検討されるのであれば、ぜひ一度tebiki現場分析をご検討ください。
tebiki現場分析の詳細な機能説明や導入サポート体制については、以下の画像から資料を無料でダウンロード可能です。併せてご覧ください。
まとめ
本記事では、帳票の電子化がもたらすメリット／デメリット、電子化を進める準備やコツについて解説しました。帳票を電子化すると、手書きが不要、承認の時間短縮ができる、保管場所を取らないなど多くのメリットがあることがお判りいただけたと思います。
急速に発達したIT技術の進歩によって、多くの手作業が電子デバイス上で処理できるようになりました。帳票の電子化を行うことで業務の効率化が図られ、より生産性の高い仕事に時間をかけられるようになります。ぜひ電子帳票ツールを導入して、業務改善を進めましょう。
他にも、本記事では製造業におすすめの電子帳票ツールとして「tebiki現場分析」をご紹介しました。誰でも簡単に帳票が作成でき、リアルタイムでの管理やデータ分析も行えるツールのため、帳票の電子化をお考えの方は是非検討してみてください。
tebiki現場分析の詳細な資料は以下の画像からダウンロードできますので、ご興味をお持ちの方はダウンロードしてみてはいかがでしょうか？
