帳票設計の効果的な進め方は？帳票の種類やおすすめのツールも解説
職場や作業現場では多くの書類が扱われています。紙の帳票もあれば、画面にデータを入力するような書式を使っている場合もあるでしょう。
これらの帳票を使っていると、種類がいっぱいあって整理できない、使いにくい、仕事の引き継ぎが難しいなどで困った経験がありませんか？
あるいは、そもそも何のために使っている帳票なのかわからないという場合もあると思います。
帳票は、使う人がその目的を理解して、正しく使う必要があります。そして、誤記入しないような仕組み作りも求められます。この記事では、帳票の困りごとを解決し、使いやすい帳票を設計するツールについて解説します。ぜひ、帳票設計ツールを使って、職場の生産性を向上してください。
また、特に製造現場におすすめなデジタル帳票ツールである「tebiki現場分析」について、機能詳細や導入効果を詳しくまとめた資料を以下の画像よりダウンロードできます。帳票設計やデジタル帳票ツールをお探しの方は是非ご覧ください。
帳票設計はなぜ必要か？
帳票とは何か？
帳票とは、「帳簿」と「伝票」の総称です。
帳簿では売買の記録やお金の出入りを記録した出納帳、所有している資産をリストにした固定資産台帳などがよく知られています。伝票ではお金の入金、出金のときに発行する入出金伝票、物を買うときに発行する発注伝票、お金を振り替えるときに使う振替伝票などがよく使われています。
これらは会計や税法に基づくお金の管理のために発行される帳票ですが、製造現場などで使う帳票はそれだけではありません。例えば作業現場での点検記録やデータの入力、作業者教育の記録、部品リストなども帳票です。情報を記入する場所が決められた書式に、データや文字、チェックマークを入力するようになっています。
現場改善ラボでは、詳細な帳票の種類や役割、管理方法についてまとめた記事をご用意しております。併せてご覧ください。
関連記事：帳票をわかりやすく解説！種類や管理方法、電子化の必要性は？
帳票の種類
会社や現場で使われている帳票は数百種類ありますが、よく目にする物を挙げると以下のようになります。
| 事務 | 勤怠管理表・シフト表 |
| 旅費精算 | |
| 給与明細 | |
| 損益計算書 | |
| 受注・売上実績 | |
| 作業現場 | 日常点検シート |
| パーツリスト | |
| メンテナンス記録 | |
| 生産実績 | |
| 出荷記録 | |
| 工程異常報告 |
現場で使用される帳票の課題
記録を残すために便利な帳票類ですが、課題も多くあります。現場でよく聞かれる問題点についてまとめました。
種類が多い
製造現場にいくと一つの工程だけでも数種類の記録用紙や連絡用紙があり、工程数が増えればそれだけ帳票類が多くなります。あらかじめ共通のフォーマットになっていれば種類は最小限にできますが、実際には入力項目や記入頻度が違うケースもあり完全な共通化は難しく、帳票の種類が多くなる傾向があります。
人事や経理など事務系の職場でも、社員の勤怠管理、給与管理、購買発注・入荷管理など、仕事の数だけ帳票が必要になります。膨大な数の帳票をどこに保管しておくか、フォーマットの見直し後に最新版を公表・配布して旧版が使用できないように手続きするなど、管理面の煩雑さが課題だといえるでしょう。
作る時間がない
新しく仕事が増えたり、ルールが変わって残さなければならない項目が増えると、それに合わせて帳票を改訂をする必要があります。しかし、種類が多いと手が回らず、最新ルールに適応できていないバージョンの帳票がいつまでも使われてしまうということがあります。
また、帳票を設計できる人は経験豊かな社員である場合が多く、教育も担当している場合があります。新人教育、ベテラン社員の定期教育、書式が変わった時の使い方説明会などに忙殺されて、帳票を作成したり改善する時間がないという課題があります。
分かりにくい
専門用語が頻繁に使われていて煩雑な帳票はどこに何を記入すればいいのかが分かりづらいという問題があります。特に新人はその現場に慣れていないので、どのような情報を記録に残せばいいのか、何を確認すればいいのかがわからないということがあります。そして、分からない間違った記録を入力してしまうといったヒューマンエラーが発生します。
関連記事：ヒューマンエラーとは？なぜ起きる？防ぐために必要な8つの対策
また、外国籍の作業者に難しい漢字が並んでいたり、日本語しか書かれていない帳票を渡すと、どこに何を記入するのかまったく分からない場合もあるでしょう。記入が進まないだけでなく、適当に入力して後日異常値が記入されていることに気づき、本当の異常なのか誤記入なのか、承認時や分析時など業務を止めて確認しなければならないということもあり得ます。
使いにくい
入力する項目がたくさんあったり、複数のページに分かれていたりすると、使い勝手の悪い帳票になってしまいます。あるいは記入欄や項目名が小さく読みにくい、入力する内容のフォーマットが決まっていないことで入力に時間がかかったり、誤入力したりする原因になります。
製造現場では計測器の値を読み取って計算結果を入力する必要や、故障モードを一覧表から探してエラーコードを手入力する必要があるなど、入力前にひと手間かかる帳票も使用されている場合があります。
帳票設計とは
帳票の目的を明確にする
帳票設計とは、帳票のレイアウト（構成）やフォーマットを設計することを指します。
新たな帳票を作成する時には、法律の改正、業務改善のため、クレームが発生して確認項目を増やす必要があるなど、変更が生じたケースが多いとされます。そのため、帳票設計をする際は目的を達成するために必要な情報を整理することが重要です。
帳票の書式や項目を設計する
帳票設計は、必要な項目を決め、入力しやすく見やすい記入レイアウトをデザインすることです。
これにより入力に時間を取られず、入力ミスによるやり直しを減らし、職場で使いやすい帳票にできます。また、修正や改善が必要になった場合でも、どこを直せば良いかすぐに見つかるのでメンテナンスしやすくなります。
作業効率や仕事の生産性は帳票設計で決まる、といっても過言ではありません。
帳票設計の進め方をステップ別に解説！
ここまで、帳票設計が重要であることについて解説しましたが、「帳票設計をどう進めてよいのかわからない…」とお考えの方も多いかと思います。そこで、具体的な帳票設計の進め方をステップごとに説明します。
- 帳票の全体像を決め、必要な項目を洗い出す
- どのような出力様式にするか決める
- 帳票のレイアウト（書式）を決める
- 帳票元データ（入力データ）を設計する
- 設計した帳票を実際に出力し、改善する
帳票の全体像を決め、必要な項目を洗い出す
まずは作成する帳票の目的を考えます。帳票をどの職場で使い、何を記録として残す必要があるのかを明確にする必要がありますが、5W1H（いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように）で考えて必要な項目を抜けもれなく洗い出すとよいでしょう。
その時、誰が使うのかと、確認・承認するのは誰かも考えておきます。例として、新人が使うのか、熟練工が使うのかによって使う言葉の難易度を変える必要があります。
また、海外出身の作業者がいる現場では、どの国の言語を併記するかもあらかじめ考えておくことも忘れずに行いましょう。ただ多言語対応するだけでなく、その帳票の使い方などを教育によって標準化を行うことで、入力ミスを未然防止することができます。
関連記事：外国人労働者を教育する3つのポイントとは？現状の問題点を踏まえた適切な教育方法について解説！
どのような出力様式にするか決める
帳票は記入して終わりではなく、出力して承認し、記録として保管、送付することが目的です。ハンコが必要であれば紙印刷する必要がありますし、電子システムで決済する仕組みが導入されていればPDF形式にするなど、帳票の利用目的と職場の環境を考慮して出力様式を決めます。
最近はペーパーレス、低エネルギー消費にも配慮が必要です。もし社外に転送する必要がない帳票であれば、PDFなど別の書式に変換する必要もなく、入力セルを配置したところにデータや文字を入力してもらい、確認ボタンをクリックするような電子帳票も検討しましょう。
関連記事：ペーパーレス化のメリットと方法は？成功事例や導入のコツも紹介
帳票のレイアウト（書式）を決める
帳票の使いやすさは、入力セルの配置や大きさ、並び順で決まります。できるだけ上から下、左から右に情報を入力するルールに従うようにします。また、作業する順番に並んでいることも重要です。たとえば、始業時に設備の点検をするためのチェックシートの場合、点検する箇所の順に入力欄が並んでいれば、抜け、漏れなく点検することの一助になります。
さらに、重要な入力欄には色を付けたり、作業者が入力する欄と承認者がコメントをする欄などを色分けしておくと、誰がどこに記入するかがわかりやすくなります。加えてシステムから自動的に情報が入力される欄には入力禁止（ロック）処置をしておくことで、入力ミスや書式の破壊を防止することもできます。
帳票元データ（入力データ）を設計する
帳票に入力が必要なデータの形式を考えます。
手入力する情報だけでなく、ネットワークから自動的に入力する日時のような文字データの形式（西暦なのか、和暦なのか、桁数）や、設備、計測器から定期的に自動入力される数値データ、為替レートのように毎日更新される情報の更新頻度など、帳票を埋めるデータの形式を決めます。
さらに、データサーバ―にある情報をダウンロードしてリスト化し計算、判定するような帳票の場合、データの保存形式も設計しておく必要があります。CSV形式というカンマで区切ったテキストデータが広く使用されていますが、ほかにもXML形式や、HTML形式などもデータベース上で普及しています。
データベースと相性のよい帳票を作成するためには、どのような形式のデータを帳票で扱うかを十分に検討し、設計に織り込む必要があります。
設計した帳票を実際に出力し、改善する
使う前に見直す
帳票ができたら、社内に配布する前にテストとして使用してみます。
正しい位置に、適切な情報が入力できるか、入力欄は小さすぎないか、計算式が埋め込まれている場合は数式が間違っていないか、入力しやすい配置になっているかといった項目を確認して、微調整しましょう。
使いながら現場の声を聞いて見直す
帳票はリリース（社内で使用できるように配布すること）したら終わりではありません。しばらく使ってみて、作業者や承認者に聞き取りを行い、使い勝手が悪い個所や間違いやすい箇所などがないかを再確認し、継続的に改善していきます。
とはいえ頻繁に変更すると現場が混乱するので、急ぎ修正が必要な箇所を除いて3～6ヵ月を目安に改訂要否を検討しましょう。
帳票を設計する方法
帳票設計を進めるためにはどのような手段があるのでしょうか。以下に代表的な方法を説明します。
- 自社で設計する
- 帳票設計や作成に特化したツールを使う
- 外部に委託する
自社で設計する
WordやExcelのテンプレートを使う
書式を作るのに最も使われているのがOfficeアプリです。規定類や標準類はWord、データ処理が必要であればExcelという使い分けがされています。帳票類を作成する場合は、それぞれのアプリの強み、弱みを考慮して設計します。
Word、Excelともにあらかじめ用意された標準テンプレート（ひな型）があり、さらにインターネットには使い勝手を考慮したテンプレートも沢山あります。これらを使えば簡単に帳票を用意することができます。
Wordを使用する例は、アンケートや受講報告書、議事録などです。あらかじめ用紙を選択しておけば横幅が決まるので、あとは目的、決定事項、アクションアイテムと担当者、詳細記録などの順で記入欄をレイアウトすれば、帳票が簡単に作成できます。
デメリットとすれば、以下のような項目が挙げられます。
- 計算式を埋め込められない
- 入力欄が多い場合、レイアウトが大変
- 日程表のような横長の書式が作りにくい
一方で、Excelは表計算アプリなので計算や集計が得意です。見積書、請求書、出張精算書など、お金の計算ではかなりの優位性があるでしょう。また、チェックされたか、入力漏れがないかの判定式を埋め込むこともできるので、オンラインで使用するチェックシートや点検記録などで広く利用されています。
デメリットとすれば以下のような項目が挙げられます。
- 紙印刷するときに印刷範囲の指定やセルサイズの調整が必要
- ページの区切りがわかりにくいので、印刷してみたらいつの間にかページサイズを超えていたということがある
- 列の幅が上下の列にも影響するため、入力欄の幅を変えられない
- 現場に併せて関数を最適化していくことで複雑化し、扱える人が限定的になる
これらの強み、弱みを考慮して、職場で使う帳票を用意します。
帳票設計や作成に特化したツールを使う
Officeアプリ以外にも、帳票設計に特化したアプリが市販されています。会計アプリや住所録ソフト、名刺管理アプリなど用途に特化したリスト作成ツールであることが多いです。
特に、レイアウトの自由度を持たせつつも、見た目や入力ルールなどの帳票設計を共通にできる帳票ツールを導入する企業が増えています。WordやExcelを使うと部門ごとに種類が増えてしまいますが、帳票システムであれば共通の帳票を運用することが可能です。部門統廃合や人事異動があっても使う帳票は同じにできるというメリットがあります。
帳票ツールのメリットとして、以下のことが挙げられます。
- 会社ごとに独自の帳票類を作成できる
- レイアウトの自由度を持たせて、必要に応じて種類を増やせる
- 複数の拠点で共通のシステムを使える
- 基幹システムのトラブルにはサポートを要請できる
- 社員全員が使えるようになるので、退職しても別の人がメンテナンスできる
このようなツールは誰でも簡単に帳票を作れるように設計されている半面、以下のようなデメリットもあります。
- ツールによってはレイアウトが自由に設計できず追加できる項目が限られる
- 他のアプリやデータベースに情報を渡すためには、CSV形式、Excel形式、Access形式などに変換する必要があり、親和性が弱い
- アプリの販売中止やサービス終了に伴いメンテナンスできなくなる
- 導入費用が発生するため帳票周りの業務をどれだけ削減できるか、費用対効果を事前に見積もる必要がある
自分で自由に設計できないということは、裏返せば帳票の種類が増えすぎないというメリットにもなります。入力頻度の多い帳票だけは用途に特価したツールを使うというのも選択肢の一つです。ビジネス規模に応じて必要な機能に絞って運用すれば最小限のシステム導入ができるので、使い勝手の良さのメリットの方が勝るといえるでしょう。
外部に委託する
会社を立ち上げた直後は社員が少ない一方で、必要な帳票類は大企業でも中小企業でもそれほど変わりません。そのため、帳票類を整備するためのリソースが確保できなければ、委託してしまうのも一つの方法です。
委託の良い点は、帳票類を一括で整備できることです。帳票作成の経験豊富なスタッフを揃えている委託先であれば、要望に応じて必要な帳票類を短時間で用意してくれます。また、必要になる帳票類をパッケージ販売している専門業者もあるので、効率的に帳票を整備できます。
デメリットは、導入コストがかかることです。必要な帳票類の相談からパッケージ選び、使い方のレクチャーまでを含めると数十万円が初期費用としてかかってしまいます。また、書式の自由度が限られるので、新たに帳票が必要になると追加で作成してもらう必要が生じます。委託する場合はメリット、デメリットをよく検討しましょう。
帳票設計方法のまとめ
| 方法 | メリット | デメリット |
| Word／Excel | レイアウトの自由度が高い誰でも作成、改修できるOfficeを導入済みの職場であれば追加コストがかからない | 部門ごとに作成して共通性のない帳票がたくさん発生するレイアウトを自分で作成しなければならない。 |
| 外注委託 | 時間をかけずに必要な帳票が揃う帳票設計リソースが不要 | コスト（初期費用、年間契約費用）がかかる必要な帳票が必要になると委託先に依頼しなければならない |
| 帳票設計ツール | 会社で独自の帳票を作成できる複数の拠点で帳票の共通化や連携ができる。見た目、使用感の統一化が図れる社員だれでも作れるので異動や退職があっても引継ぎしやすい | コスト（初期費用、年間契約費用）がかかる |
帳票設計ツールができること
帳票設計ツールには便利な機能がたくさんあります。どのようなことができるようになるのか簡単に説明します。帳票ツールを導入するメリットや選び方について、より詳しく知りたいという方は以下の記事もご覧ください。
関連記事：帳票ツールとは？帳票の概要や機能、選定のポイントを解説！
データの抽出や管理
帳票のレイアウト（書式）が共通だと、データの抽出も容易になります。たとえば、出張報告書のデータベースで会社名ごとに抽出して時系列で並べたり、使途ごとに費用を集計して翌年の予算を立てる時に使うなど、情報の管理が簡単になります。
また、工程では毎日の不良発生状況を不良モードごとに分類したり、設備が止まった原因のトップ5を抽出するなど、情報を活用して生産数の向上に役立てることができます。
データの可視化
たとえば月ごとの出張旅費支出を棒グラフにして何月に出張が多いかをわかりやすくしたり、日常点検データをグラフ化して設備の稼働率や安定度を可視化することができます。
また、どの帳票を開く回数が多いかを監視すれば、ほとんど使用されない帳票を抽出して他の帳票と統合したり、使用頻度が高い帳票の使い勝手を改善して業務効率を向上するという使い方もできます。
帳票のカスタマイズ
lある程度レイアウトを設計したり、変えたりする自由度があります。アンケートの質問数を変えたり、業務内容の分類を変えて勤怠管理の精度を向上したいなど、社内のニーズや用途に合わせたカスタマイズが可能です。
データの更新
顧客の新規獲得や、扱う商品の増減に応じてデータの更新が必要です。製造現場では部資材名の変更、完成品の倉庫保管場所など、日々データを更新する必要があります。手書きの帳票と違い、電子化された帳票システムであれば容易に情報を更新することが可能です。
データの共有
全社で共通のシステムを導入しておけば、データの共有も容易です。データベースに格納された情報にアクセスして、大阪にいる人が東京の営業の訪問記録を閲覧したり、工場ごとの生産数を本社で集計して在庫量を把握したりできます。
工場内でも、複数ある設備の稼働状況を見て生産投入するラインを選んだり、誰がどの作業ができるかを教育記録から確認するなど、情報の共有によって生産性の向上を図ることができます。
エラーの検知
手書きの帳票の場合、入力欄を間違えたことに気づきにくく、後になってから集計が合わないということがあります。あるいは、チェック欄を埋めなければ作業を開始できないのに、点検が漏れたままで設備を動かして故障や事故を起こしてしまう場合もあります。電子化された帳票設計ツールであれば、これらのミスや漏れをチェックするように判定ロジックを組み込めるため、エラーを未然防止することができます。
帳票の出力
帳票は、記録を残すという目的以外に、誰かにそれを確認してもらい、配布または送信して共有するという役割があります。入力フォーマットは、印刷やPDF化といった出力のことを考慮したレイアウト設計が必要です。
帳票設計ツールであれば、紙ファイルで残すのか、サーバーにPDFや別のデータ形式で残すかを選択できます。
製造現場におすすめな帳票設計ツールは「tebiki現場分析」
現場帳票に特化した「tebiki現場分析」とは？
tebiki現場分析は、クラウドを利用した帳票管理サービスであり、製造現場で使う帳票の作成、記録、承認が簡単にできることが特徴です。紙では難しい画像を記録したり、場所が離れた拠点からリアルタイムで記録の閲覧や記入が可能です。
また、サイバーセキュリティ対策もしっかりしており、情報セキュリティ国際規格であるISO27001の取得や、SSLによる暗号化通信によって、通信内容が漏洩するのを防ぐことができます。
「tebiki現場分析」のメリット
誰でも簡単に帳票を設計・作成できる
わかりやすいインターフェースで、高度な知識がなくても帳票レイアウトの設計、作成、変更が可能です。Wordのように複雑な書式設定をする必要がなく、Excelのように印刷範囲設定やセル幅調整などの煩わしい作業もありません。
また、帳票は部門間あるいは複数の拠点間で共有できるので、だれもが同じレベルで帳票を活用できます。異なる部門や部署間でも同じフォーマットで帳票を記録・作成できるだけでなく、帳票レイアウト設計にかかる時間を短縮することができます。
モバイル端末で入力できる
クラウドを利用した帳票なので、手書きが不要です。パソコン、スマホ、タブレットなど、ネットワークさえあれば、いつでも、どこからでも入力作業ができます。
工程では設備の周囲を回りながら多くの箇所を日常点検や定期点検をする必要がありますが、モバイル端末から記録を直接入力できるので、後で膨大な入力作業に時間を取られずにすみます。文字の判別が難しくて誤入力をしてしまうというリスクも無くなります。
エビデンス画像を残せるなど記録の情報量が格段に増やせる
電子化されたシステムなので、紙の帳票類よりも格段に情報量が増やせます。たとえば、従来は異常なしというチェックを入れていた点検作業でも、実際の設備の様子や作業開始時のメーターの指示値を画像で残せるので、情報の信憑性が増やせます。
工程で発生した異常品も、言葉では伝えにくいキズの大きさや色の異常を数字や画像で残すことができるようになり、原因究明が容易になるというメリットがあります。
異常発生アラートや傾向管理でリアルタイムに現場の状況が把握できる
紙帳票で記録をすると、1時間に1回、30分に1回というチェックはできても、常時監視はできません。また、記入するだけで仕事をした気になってしまい、正常値なのか、安定しているのかなどの確認まで気が回らないことがあります。
しかし、tebiki現場分析はクラウド上にデータが集積されるため、異常な数値が検出されたら瞬時にアラートを発出できます。毎分データを取り込んでグラフ化し、傾向管理するという品質管理の仕組みを構築することも容易です。
記録の承認が早い
日常点検シートを現場監督者に確認してもらうときに、紙の帳票だと監督者の席まで持っていき、ハンコを押してもらう必要があります。あるいは、監督者が現場へ出向き、設備ひとつひとつの点検シートをチェックして回る必要があります。
tebiki現場分析であれば入力されたデータを事務所のパソコンで確認できるので、始業してすぐに承認してもらうことが可能です。
また、出荷予定表、トラブル報告、棚卸しと部品発注確認も容易で、紙の帳票とは比べ物にならないくらいスピーディに承認が可能です。
帳票変更の承認が早い
帳票類の改訂承認が早いこともtebiki現場分析の強みです。業務効率の向上として帳票レイアウトを変更した場合、すぐに始めて改善効果を出したいものです。紙の帳票では1日以上要した発行承認、様式の配布が、承認から数分で職場への配布、差し替えが可能になります。
品質目標の設定による現場の改善促進
tebiki現場分析の特徴の一つが、目標設定機能です。工程不良率、生産数、時間短縮などの目標値を設定しておき、毎日、月間など期間ごとに達成度を確認できます。
ひとつの目標をクリアしたら翌月はさらに高い目標を設定するといった、継続的な改善活動の監視とレビューが可能になります。
このように、tebiki現場分析は従来の紙ベースの帳票管理に比べて、多くのメリットがあります。これから帳票設計を検討されるのであれば、ぜひ一度tebiki現場分析をご検討ください。
まとめ
本記事では、帳票設計について解説しました。
帳票設計の良し悪しが業務効率に大きな影響を与えますが、帳票設計ツールは簡単にかつ時間をかけずに帳票設計、作成ができるので従来の方法に比べてメリットが多く、現場の改善、効率化、品質向上に役立てることができます。
ぜひtebiki現場分析を導入して帳票設計時間を短縮し、データ活用による職場改善を行ってください。
