【ISO9001】力量管理とは？手順やスキルマップの作成方法も解説！
力量管理もできる現場教育ツール「tebiki」が運営している現場産業向けメディア、現場改善ラボです。
ISO9001では力量管理が求められます。皆さんの中には「そもそも力量ってどんな意味？」「ISO9001取得のために、なんで力量管理が必要なの？」といった疑問や悩みを抱えている方がいらっしゃるのではないでしょうか。
ISO9001において力量とは、業務に求められる技術や技能、知識や経験といったスキルを指します。
この記事では力量管理の意味や手順、力量管理を簡単にするツールについてなどを解説します。品質管理を向上させ、顧客満足度を高めるために力量管理は必須なので、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
また、皆様の中には、従業員の力量を高める教育にお悩みの方もいらっしゃると思います。とくに新人や若手の力量を早期に高めることによって、即戦力化による生産性向上などが期待できるでしょう。
現場改善ラボでは、さまざまな現場で新人や若手の教育改善を行ってきた専門家による「教育改善の方法」を動画でご覧いただけます。ぜひこの機会に、以下のリンクをクリックしてご覧ください。
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目次
ISO9001の力量管理とは？そもそも力量とは？
力量管理を徹底することで、業務の効率化と製品の品質向上が期待できます。そんな力量管理の定義について、ここでは以下の2点を解説します。
- そもそも「力量」とは
- ISO9001における「力量管理」とは
そもそも「力量」とは
「力量」とは特定の業務を遂行するために必要な技能、知識、資格、経験などのことです。製造業では機械操作のスキル、製図の知識、品質管理の資格などが例として挙げられます。
製造業では業務の専門性が高いため、各担当者の力量が製品の品質に影響を及ぼすと考えられます。そのため従業員の力量を意識することで製品の品質向上が期待でき、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
ISO9001における「力量管理」とは
ISO9001における力量管理とは業務に必要な力量を特定し、それを持つ人材を育成・確保するプロセスです。
具体的には、まず業務に必要なスキルや知識を洗い出し、各スタッフの現状の力量を評価します。その結果をもとに、足りない部分を補うための教育訓練を計画・実施。その教育訓練の効果を評価し、継続的な改善を図ります。
力量管理を通じて、製造現場の品質管理が徹底され、製品の安定した品質が確保されます。次章ではISO9001の取得に力量管理が必要な理由を整理していきましょう。
その前に、ISO9001の全体感をおさらいしたい方は、別記事「ISO9001とは？認証取得するメリットや流れ、難易度などを解説！」か、ISO9001に関する書籍を出版している専門家による解説解説を以下よりご覧ください。
＞＞ISO専門家が解説！『ISO9001がしっかりわかる相談会』を見てみる（視聴無料）
ISO9001取得のために、なぜ力量管理が必要なのか
なぜ力量管理が必要なのか、それはISO9001が要求事項として定めているからです。ISO9001の要求事項「7.2力量」には、以下の内容が書かれています。
7.2 力量
組織は，次の事項を行わなければならない。
a) 品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に影響を与える業務をその管理下で行う人（又は人々）に必要な力量を明確にする。
b) 適切な教育，訓練又は経験に基づいて，それらの人々が力量を備えていることを確実にする。
c) 該当する場合には，必ず，必要な力量を身に付けるための処置をとり，とった処置の有効性を評価する。
d) 力量の証拠として，適切な文書化した情報を保持する。
注記 適用される処置には，例えば，現在雇用している人々に対する，教育訓練の提供，指導の実施，配置転換の実施などがあり，また，力量を備えた人々の雇用，そうした人々との契約締結などもあり得る。
【引用元：JISQ9001:2015 品質マネジメントシステム－要求事項】
このように、ISO9001を取得するためには、作業員が力量を身に着けるための訓練と文書化された記録が必要である、ということが書かれてあります。訓練と記録を着実に行うために力量管理が必要ということです。
ではISO9001はなぜ「力量管理を要求している」のでしょうか？それは、製品やサービスの品質を保証し、顧客満足度を高めるためです。
力量管理を適切に行うことで、組織は従業員のスキルや知識のレベルを把握し、不足している部分を的確に教育・訓練で補うことが可能になります。その結果として、製品やサービスの品質が向上し、顧客満足度の向上につながるのです。
ISO9001の力量管理で定められた、教育訓練や文書管理を効率的に行う方法には「動画マニュアルの活用」が挙げられます。実際に活用する現場で更新審査や内部審査があった際、具体的な行動として説明したところ、審査員から好意的に受け取られたというお話も伺います。
ISO9001の力量／文書管理で動画マニュアルを活用するメリットは、以下のガイドブックで詳しくご紹介しているのでクリックしてご覧ください。次章からはISO9001取得に向けた力量管理の進行方法を解説します。
＞＞「ISO9001に動画マニュアルを活用すべき理由」を見てみる
ISO9001取得までの力量管理の手順
ISO9001取得には力量管理の徹底が必要です。そこで、ここではISO9001取得までの力量管理の以下の5つの手順を解説します。
目的を実現するために必要な力量が何か、洗い出す
力量管理はまず、組織の目的を実現するために必要な力量を明確にすることからはじめましょう。
具体的には業務内容や背景を詳細に分析し、必要な技能、知識、資格、経験を特定します。たとえば製造業では機械操作の技能、品質管理の知識、さらには安全管理の資格が必要です。
新しい技術の導入や市場の動向に応じて、定期的に再評価することも重要です。定期的に再評価をすることにより、組織は変化する環境に適応し、競争力を維持・向上させられます。
各スタッフの力量がどの程度か調べ、記録する
次に各スタッフが持つ力量を調査し、記録しましょう。スキルの習熟度を調べるには、日常業務の観察や面談、過去の業務成果、自己評価などを参考にすると良いです。
記録はスキルマップや力量管理表として整理し、簡単に参照できるようにします。スキルマップは従業員の力量を可視化し、不足しているスキルや知識を明確にするためのツールです。
詳しくはこの後の、『スキルマップ（力量管理表）とは』で解説しています。
足りていない力量を向上させる対策を考える
評価の結果、力量に不足が見られた場合、そのギャップを埋めるための具体的な対策を講じます。
まずはマニュアルや手順書を作成するところから始めると良いでしょう。なぜなら、マニュアルがないと何をどのように教えたらいいかがまとまらないからです。一方で、作業手順など「動き」にまつわる力量を文書マニュアルで整理することは難易度が高いです。
- 文字や写真など二次元的な情報で動きは理解しにくい
- 動きの流れやカンコツを言語化することは難しい
そのため「動き」にまつわる力量を向上させる手段としては、動画マニュアルの活用がオススメです。
力量を視覚的に分かりやすく学ぶことができることに加え、従来の文書マニュアルや手順書と比較しても作成工数を大きく削減できるため、教育対象者と管理者の双方にとってメリットがある手段です。
動画マニュアルを活用するメリットについて、より詳細に知りたいという方は以下のガイドブックをご覧ください。マニュアル作成工数を削減した事例を詳しく知りたい方は、こちらの活用事例インタビューをご覧ください。
取り組みの記録を残す
記録を残すことで、過去の取り組みを振り返ることが可能であるため、力量管理の取り組みは必ず記録しましょう。
とくに品質やサービスの認証を受ける際の監査や評価では、具体的な取り組みの過程や結果を示すことが求められます。
内部監査を行う
最後に内部監査を行いましょう。
ISO9001における内部監査は力量管理が適切に行われているかを確認し、品質向上を図るために実施されます。内部監査員は組織内の異なる部署やチームから選定され、文書の確認や関係者へのヒアリングを通じて、実際の業務の進行状況や成果を詳細にチェックします。
内部監査を通じて問題点を早期に発見し、是正措置を講じることで、第三者監査での重大な不適合のリスクを低減できます。
ここまで力量管理の流れについて概要をご紹介しました。力量管理を進めるときに欠かせないツールが「スキルマップ（力量管理表）」です。次章からはスキルマップの概要、作成方法について解説しましょう。
力量管理に必須のスキルマップとは
スキルマップとは、従業員のスキルを可視化し、適切な人材配置や効率的な育成を実現するためのツールです。
力量管理においてもスキルマップは効果を発揮します。ここではそんなスキルマップと力量管理の関係について以下の2点を解説します。
- スキルマップ（力量管理表）とは
- スキルマップがなぜ重要なのか
スキルマップ（力量管理表）とは
スキルマップとは、従業員のスキルや能力を数値や記号で定量化し可視化したツールです。
スキルマップの活用で、従業員一人ひとりのスキル向上やグループで業務する上で必要な知識や技能を誰が備えているか一目で把握することが可能です。
国内ではスキルマップの他に力量表や力量管理表と呼ばれ、海外ではスキルマトリックス（Skills Matrix）と呼ばれています。スキルとは技能や技術力がイメージされますが、その他に業務の管理能力や業務を遂行するために必要な能力などが含まれます。
スキルマップについての詳しい内容は、以下の記事でご覧になれます。
関連記事：スキルマップとは？作り方や項目例、テンプレートをご紹介
スキルマップがなぜ重要なのか
スキルマップが重要な理由は従業員のスキルや能力を一目で把握できるためです。
たとえばある従業員が機械操作に優れている一方で品質管理の知識が不足している場合、スキルマップを用いることでそのギャップを明確に把握できるでしょう。
また、スキルマップは教育訓練の計画にも役立ちます。不足しているスキルを明確にし、ターゲットを絞った研修を実施することで、効果的なスキルアップが可能となります。
スキルマップはExcelなどで整備するケースが多いですが、デジタルツールを活用することで、リアルタイムでの更新や共有が可能となり、管理がより効率的に実施可能です。次章では、スキルマップの作成手順や無料でDLできるテンプレートをご紹介しましょう。
スキルマップの作成方法
スキルマップの作成方法としては以下の手順を踏みましょう。
- Step1：項目に盛り込むスキルを洗い出す
- Step2：スキルの分類／階層を決める
- Step3：各スキルの評価方法／基準を定める
スキルマップの無料テンプレートもご用意しているので、ぜひ以下のフォームからダウンロードしてみてください。
なお、より詳しいスキルマップの作り方に関しては、以下の記事でご覧いただけます。
関連記事：【Excelテンプレ付】スキルマップの作り方！評価基準は？運用のコツも解説
Step.1項目に盛り込むスキルを洗い出す
次に業務の流れや工程に沿って、項目に盛り込むスキルを洗い出します。ここではExcelやスプレッドシートで管理する方法が良いでしょう。
スキルの洗い出しは管理者だけではなく、従業員に協力してもらえば抜け漏れなく対応が可能です。
たとえば製造業では直接現場を管理する係長やリーダークラスに作業やスキルの抽出を協力してもらう方が良いでしょう。作業手順に反映されていない業務や重要視されていない作業を抽出可能で、評価項目に盛り込めます。
Step.2スキルの分類／階層を決める
スキルの洗い出しが完了したら、スキルの分類と階層を決めます。スキルは製品ごとや工程ごとに分類し、階層は3〜４つがおすすめです。
スキルの階層が多すぎると管理が大変になり、少ないと適正な評価ができません。組織全体で生産性を向上させるためにネック工程を見つけ、個々のスキルを向上させて生産効率を改善するなど、具体的に管理する目的を明確にして決めていきましょう。
Step.3各スキルの評価方法／基準を定める
スキルの評価方法で多く用いられるのは数字か記号です。評価基準を1〜4の数値で表した事例は以下になります。
- 上位者のサポートができる
- 指導を受けながら業務を遂行できる
- 指導を受けずに、単独で業務を遂行できる
- 人に指導ができる
数値で評価すればスキルの一覧が確認できます。また、項目ごとに点数を集計しレーダーチャートを作成すればスキルの見える化が容易です。客観的な指標を入れることで、強みと弱みがわかりやすいので、数値での評価をおすすめします。
スキルマップの作り方について、より詳しい内容は以下の記事にまとめていますので、「力量管理にスキルマップを活用してみたい」という方は、ぜひ併せてお読みください。
関連記事：【Excelテンプレ付】スキルマップの作り方！評価基準は？運用のコツも解説
スキルマップを活用して力量管理を行う際のポイント
スキルマップを効果的に活用するためには、いくつかの重要なポイントがあります。その具体的なポイントとして以下の5点を詳しく説明します。
スキル項目を絞る
スキル管理を成功させるためにはスキル項目を絞ることが重要です。すべてのスキルを網羅しようとすると、項目が膨大になり管理が困難になります。
製造現場では、各工程ごとに必要な技術がありますが、まずは「品質改善」や「生産管理」のように大まかな分類から始め、徐々に細分化していくことが効果的です。またスキルの選定には現場社員の意見を反映させることで、実際の業務に即した有用なスキルマップを作成できます。
スキルの定義をあいまいにしない
スキルの定義があいまいだと、スキル管理に失敗するリスクが高まります。製造現場では新しい技術や機械が次々と導入され、求められるスキルも変化します。スキルを明確に定義しないと、全従業員がスキルに対して共通の認識を持てず、適切な評価や育成ができません。
1回目で完璧な定義を決めるのは難しいため、定期的に見直しながらブラッシュアップしてくと良いでしょう。
5段階評価を用いる
スキルの達成度を評価する際には5段階評価を用いることがおすすめです。
5段階評価は、スキルの習熟度や業務に対する力量を1から5、またはAからEのように評価する方法です。5段階評価により、社員のスキルレベルを定量的に把握でき、強みや弱みの分析が容易になります。
たとえば「1」は初歩的な知識、「5」は指導できるレベルといった基準を設けます。5段階評価を導入することで、組織全体で一貫した評価基準を持ち、透明性のある評価が可能となります。
デジタルツールを活用する
スキルマップの作成と管理にはデジタルツールの活用が効果的です。スキルマップの管理にExcelを使用するケースは多いものの、工数という面で負担がかかります。
- 現場でスキルチェックシートに手書きする
- Excelのフォーマットに転記する
- 新旧のファイルが混在しないように一元管理をする
スマートフォンやタブレットなど、デジタル上で管理ができるスキルマップを活用することで、上記のような負担を軽減することができます。
また、クラウド型の管理ツールなら、リアルタイムでデータを共有・更新でき、スキル管理の効率化が図れます。複数の拠点や部門間での評価基準のばらつきを防げるため評価の一貫性を保ち、データ分析も容易になります。
力量管理と教育と連携させる
スキルマップを整備して力量管理ができる環境が整ったら、実際の教育計画やコンテンツと連携をさせていきます。
スキルマップによって各従業員の不足スキルが可視化できるため、対応する教育プログラムを設計～拡充することで、ISO9001の要求事項に沿った力量管理の体制が整います。
教育プログラムを整備しようとすると、「マニュアル作成」「OJT」「座学研修」が代表的な手段になるものの、このような教育手法は業務の中心的な戦力である中堅スタッフ／管理者に負担をかけるため、定常業務の生産性を低下させる恐れがあります。
そのため、力量管理における教育訓練体制としては以下のような形が理想的です。
- 業務の基礎知識はeラーニングのように、作業者自身が独自に学べる環境
- 学んだ内容のチェックや補足的な教育で、OJTなどの実地訓練を組み合わせる
このような体制を構築できるツールが、かんたんに動画マニュアルやスキルマップの作成／運用を行える現場教育システム「tebiki」です。次章ではtebikiに関する機能の概要や実際の活用事例をご紹介します。
力量管理と教育訓練が一緒にできるツール「tebiki」とは？
現場教育システム「tebiki」とは、動画マニュアルとスキルマップの活用によって、現場教育を通じた現場改善を支援するツールです。
以下の6つの特徴があるので、それぞれ詳しく解説していきます。
- スキルマップ作成とマニュアル作成が1つのツールで完結する
- 全拠点/全部門の評価基準が統一できる
- 動画マニュアルを簡単に作成できる
- テスト機能で理解度を把握できる
- 100ヶ国以上の言語に自動翻訳
- 半永久的に続く手厚いサポート
スキルマップ作成とマニュアル作成が1つのツールで完結する
tebikiではスキルマップの作成とマニュアル作成が1つのプラットフォームで完結します。
そのためtebikiにより、スキルの可視化と教育訓練が連携でき、従業員のスキルアップへの効果的なサポートが期待できます。たとえばスキルマップで特定のスキルが不足していることが分かれば、すぐに対応する動画マニュアルを作成し、そのスキルを補うことが可能です。
全拠点/全部門の評価基準が統一できる
tebikiを使えば全拠点や全部門で評価基準を統一することが可能です。
評価基準を統一することにより、「A拠点では合格だったのに、B拠点では不合格だった」といった評価のばらつきを防げます。統一した評価基準により、公平な人事評価が可能となり、従業員のモチベーションを向上させられるでしょう。
動画マニュアルを簡単に作成できる
tebikiではスマートフォンでの撮影だけで簡単に動画マニュアルが作成できます。
音声認識システムによって自動的に字幕が生成され、さらに100ヶ国語以上の言語に対応した自動翻訳機能も備えているため、外国人スタッフの教育にも適しています。
テスト機能で理解度を把握できる
tebikiには理解度を確認するためのテスト機能が搭載されています。
テスト機能を使えば、従業員がどれだけ動画マニュアルを視聴し、どの程度理解しているかを一目で把握することが可能です。そのためtebikiを使えば、教育の効果を客観的に評価し、必要に応じて再教育を行えるでしょう。
100ヶ国以上の言語に自動翻訳
tebikiは100ヶ国以上の言語に自動翻訳する機能を搭載している点も特徴です。
外国人スタッフにも簡単に理解できるマニュアルを提供できます。言語の壁を越えて、誰もが同じ品質の教育を受けられる環境を整えられます。
半永久的に続く手厚いサポート
tebikiは導入後も手厚いサポートを提供します。
サポート体制が充実しているため、システムの運用がスムーズに行えるだけでなく、新しい機能の追加やアップデートにも柔軟に対応可能です。
tebikiは力量管理にも使え、さらに翻訳機能による言語の壁を超えた動画マニュアルツールです。より具体的な機能やプランを知りたい方は、以下より紹介資料をご覧ください。
tebikiを利用して力量管理を効率化しよう【まとめ】
ISO9001の力量管理は、製品やサービスの品質を確保し、顧客満足度を高めるために不可欠です。
具体的には、従業員のスキルを把握し、適切な教育・訓練を行い、記録を保持し、定期的に内部監査を実施することが重要です。
力量管理の手順としては、まず目的を達成するために必要な力量を洗い出し、各スタッフの力量を調べて記録し、不足している力量を向上させるための対策を考え、取り組みの記録を残します。最後に内部監査を行い、管理プロセスの効果を確認します。
スキルマップは力量管理において必要なツールで、従業員のスキルや能力を可視化し、適切な人材配置や効率的な教育訓練をサポートします。
とくにtebikiを利用することで、スキルマップ作成とマニュアル作成が一つのツールで完結し、全拠点・全部門の評価基準を統一でき、効率的な力量管理と教育訓練が実現します。
この記事で紹介したtebikiの概要資料はこちらからダウンロードいただけます。『まずは動画マニュアルの活用事例を知りたい』『先にtebikiの導入効果を詳しく知りたい』という方は、活用事例を凝縮した以下のガイドブックをご覧ください。無料でダウンロード可能ですので、ぜひこの機会にチェックしてみてください。
