【テンプレ付】Excelで進捗管理表を作成する方法は？おすすめな「ツール」も紹介！
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進捗管理表は、プロジェクトや業務の進行状況を把握し、効率的に管理するための重要なツールです。Excelを活用して進捗管理表を作成することで、誰でも簡単にプロジェクトの進行を可視化し、スムーズな運営を実現できます。
本記事では、進捗管理表をExcelで作成する方法について解説します。すぐに使える便利なテンプレートや、進捗管理表を効率よく運用するツールもご紹介しますので、是非ご覧ください。
進捗管理表など、製造現場で使っている様々な「紙の帳票」について、このようなお悩みはございませんか？
- 記入ミスが多い
- データへ素早くアクセスできない
- 紙を管理する手間がかかる
- データ抽出や分析がしづらい
このようなお悩みは、「電子化／ペーパーレス化」で解決できます。本記事内の解説のほか、以下のハンドブックでも詳しく解説しているため、是非ご覧ください。
目次
進捗管理表とは？
進捗管理表とは、業務やプロジェクトの進行状況を可視化し、計画通りに進んでいるかを確認するためのツールです。ここでは進捗管理表の基礎知識として、以下2点について解説します。
- 進捗管理表の形式
- 業界別の進捗管理表の例
進捗管理表の形式
進捗管理表の形式として代表的なのは以下の4つです。ここではそれぞれの特徴やメリット／デメリットを解説します。
- ガントチャート
- WBS（作業分解構造図）
- スケジュール表
- 日報
ガントチャート
ガントチャートは最もよく使われる進捗管理表の形式で、縦軸にタスク、横軸に時間を配置した図のことです。
ガントチャートはタスクの進行状況を一目で確認できる点が大きなメリットです。例として、製造業の現場では複数の工程が並行して進むことが多いため、ガントチャートを用いて各工程の進捗を可視化するケースがあります。
一方でデメリットとして、タスク数が多くなると、チャートが複雑になり見づらくなる点が挙げられます。また計画が頻繁に変更される場合、チャートの更新に手間がかかることがあります。
WBS（作業分解構造図）
WBS（Work Breakdown Structure）とはプロジェクトを細かいタスクに分解し、階層構造で整理した図のことです。IT業界などの複雑なプロジェクトのタスク分解に使用されます。
WBSのメリットは、タスクの依存関係や優先順位を明確にできることです。一方でデメリットとしては、タスクの分解が細かすぎると管理が煩雑になることや、分解作業自体に時間がかかることが挙げられます。
スケジュール表
スケジュール表とは、プロジェクトの各タスクの開始日や終了日、担当者を記載した進捗管理表の一種です。タスク・活動を時間軸に沿って整理し、開始時間・終了時間・期限などを記録することで、プロジェクトの進行状況を一目で確認できます。
スケジュール表のメリットは、タスク・スケジュールの重複や遅延を防げるため、人や時間などリソースの管理で優先順位をつけて適切な割り当てが可能になります。デメリットとしては、日程変更が発生すると表全体の修正が必要になることが挙げられます。
日報
日報とは日々の業務内容や進捗状況を記録する文書で、短期的なタスクの進行を記録し、毎日の成果を積み重ねていく形式が特徴です。日々の業務進捗や短期的なタスクの報告や管理に使用されます。
日報のメリットは、細かい進捗や問題点を迅速に上司やチームに共有できることです。一方で1日の作業内容をただ記載するといった側面も強く、短期的な視点に偏りがちという課題もあります。そのため、全体の進捗を把握するには他の管理手法と併用することがおすすめです。
作業日報の書き方やテンプレートについて知りたい方は、以下の別記事もご覧ください。
関連記事：作業日報ってどう書くの？書く目的や内容、テンプレートをご紹介！
業界別の進捗管理表の例
以下の表に、業界別に使われる進捗管理表の形式や記載する内容の例をまとめました。
| 名称 | 業界 | 記載する内容の例 |
|---|---|---|
| 工程管理表 | 製造業 | 作業工程 担当者 機械番号 品質チェック項目 作業時間など |
| 工事進捗管理表 | 建設業 | 工事日程 施工図面番号 使用資材 作業員数 安全対策状況など |
| ガントチャート | IT業界（ソフトウェア開発） | タスク名 開始日 終了日 依存関係 リリース日程など |
| 商品発注進捗管理表 | 小売業 | 商品名 発注日 納品予定日 在庫状況 供給元連絡先など |
製造業：工程管理表
製造業で使用される「工程管理表」は、製造ラインの各工程の進捗を管理するための表です。ここには作業工程、担当者、使用する機械の番号、品質チェック項目、作業時間などを記載します。工程管理表を使うことで、製造過程全体の進捗を把握でき、作業の遅れや不具合を早期に発見・対処することが可能です。
建設業：工事進捗管理表
建設業では「工事進捗管理表」が一般的に使われます。工事の日程や進捗状況を管理するための表で、施工図面番号、使用する資材、作業員の数、そして安全対策の状況などを記載します。
とくに施工図面番号は、各工程がどの図面にもとづいて行われているかを確認するのに役立ちます。
IT業界：ガントチャート
とくにソフトウェア開発にかかわるIT業界では、「ガントチャート」が多く使われます。ガントチャートでは、各タスクの開始日と終了日、依存関係、そしてリリース日程を記載します。
ガントチャートにより、開発プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握でき、各タスクが予定通り進行しているかを一目で確認できます。
小売業：商品発注進捗管理表
小売業では「商品発注進捗管理表」が使用されます。発注から納品までのプロセスを管理するもので、商品名、発注日、納品予定日、在庫状況、供給元の連絡先などを記載します。
商品発注進捗管理表を使うことで、発注品が予定通りに納品されるかを確認でき、在庫切れや過剰在庫を防ぐための対策を講じることが可能です。
進捗管理表はなぜ必要？
進捗状況を把握・共有できる
進捗管理表を利用することでプロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握し、チーム全体で共有できます。
たとえば製造ラインにおける各工程の進行度を進捗管理表に記載しておけば、現場全員が工程の状況を一目で理解し、次に必要な作業を素早く判断できます。これは進捗管理表がプロジェクト全体の「見える化」を促進するためです。
しかし進捗管理表がない場合、情報の共有が不十分になり、工程の重複や漏れが発生しやすくなります。その結果無駄な作業が増え、生産性が低下するだけでなく、顧客への納期遅延といった問題を引き起こすリスクがあります。
業務量を均等にできる
進捗管理表を活用することで、各従業員に割り当てられる業務量を均等に調整できます。
たとえば製造現場で、作業者ごとのタスクと進行状況を進捗管理表にまとめれば、特定の作業者に負荷が集中しないように調整しやすくなります。業務量を均等にできるのは、進捗管理表によって各作業者の業務状況が一目で分かるためです。
一方で進捗管理表がない場合は業務量の偏りが生じやすくなり、一部の作業者に過剰な負担がかかる他、他の作業者が手持ち無沙汰になることがあります。このような状況は、従業員の作業効率の低下を引き起こし、全体の生産性に悪影響を及ぼします。
トラブルにすぐ対処できる
進捗管理表を用いることでプロジェクト中に発生するトラブルを早期に発見し、迅速に対処することが可能です。
たとえば、ある製造工程で予定より遅れが生じた場合、その遅れが進捗管理表に即座に反映されることで、他の関連工程への影響を最小限に抑えるための対策が迅速に講じられます。このように、トラブルの早期発見と迅速な対処が可能になるのは、進捗管理表がプロジェクトの全体像と各タスクの依存関係を明確に示すためです。
一方で進捗管理表がない場合はトラブルが見逃されやすく、発見が遅れることで対処が後手に回って結果的に全体のスケジュールに大きな影響を与えてしまうリスクが高まります。最悪の場合、プロジェクト全体の遅延や顧客への納期不履行につながる可能性もあるでしょう。
ここまで、具体的な進捗管理表の種類や例、活用の目的について解説しました。次章からは、進捗管理表をExcelで作成するステップについて解説します。
Excelによる進捗管理表は、無料で作成できるというメリットがある一方で、後述する『進捗管理表をExcel (エクセル)で運用する5つのデメリット』のような課題も見受けられます。
この課題を解決する「電子化」については、『進捗管理表を電子化し、活用するには「tebiki現場分析」が最適！』をご覧ください。
【ステップ別】Excel （エクセル）で進捗管理表を作成する手順
Excelで進捗管理表（ガントチャート）を作成する手順として、以下の3ステップに沿って解説します。
タスクを洗い出し整理する
進捗管理表を作成するには、プロジェクトのすべてのタスクを洗い出し、整理することが必要です。最も大きなタスクから始め、そのタスクを達成するために必要な細かいタスクをリストアップし、階層化します。
製造業のプロジェクト例では、製品開発という大きなタスクの下に、設計、試作、検査、量産というサブタスクが存在します。さらにそれぞれのサブタスクを細分化し、必要な日数を割り出します。
タスクの構造化をしないと、どの作業が重要かが把握できず、進捗管理表を作成しても有効に機能しない可能性があるため、必ず行いましょう。
タスクに納期と担当者を設定する
次に、洗い出したタスクに納期と担当者を設定します。各タスクがいつまでに完了するべきかを明確にし、それを担当する人を割り当てることで、プロジェクト全体のスケジュールを確実に管理できます。
たとえば製造ラインの新設プロジェクトでは、「機械の設置は3日、試運転は2日」といった具合に、具体的な日数を割り振ります。
担当者を設定することで、責任の所在、誰が何を行うべきかといった内容明確化が可能です。担当者の設定を怠ると、タスクが誰の責任で進んでいるか不明確になり、遅延が発生した際の対応が遅れる可能性があります。
また、納期を設定しないと作業の優先順位が曖昧になり、全体の進捗が滞るリスクも高まります。
進捗計画をExcelに落とし込む
進捗計画をExcelに落とし込む手順として、以下の4ステップがあります。
- プロジェクト名を記入する
- 日時を記入する
- タスク内容と担当者を記入する
- セルを塗る
プロジェクト名を記入する
まず、Excelの左上にプロジェクト名を記入します。プロジェクト名は太字にして目立たせると良いでしょう。たとえば「新製品開発プロジェクト」などと明記することで、管理表が複数あった場合でも混乱を避けられます。
プロジェクト名の記入を省略すると、複数のプロジェクトを同時に管理している場合に混乱が生じる可能性があります。
日時を記入する
次に、プロジェクト期間に合わせて、管理表に日時を入力します。日付を記入しておくことで、タスクの進行状況を時間軸で把握することが可能です。
たとえばプロジェクトの開始日から終了日までの日付を入力し、各タスクの予定期間をその日付に対応させます。日時を記入しないと、タスクのスケジュールが曖昧になり、どの時点でどのタスクが実施されるべきか整理できず、計画を実行に移せない可能性があります。
タスク内容と担当者を記入する
続いて、整理したタスク内容と、それぞれの担当者をExcelシートの左側に記入します。タスク内容と担当者を記入することで、どのタスクが誰によって行われるのかが明確になり、全体の進捗を簡単に追跡することが可能です。
たとえば「図面作成」「設計レビュー」「プロトタイプ作成」などのタスクを列に記入し、その横に担当者の名前を追加します。タスク内容と担当者の記入を怠ると、タスクの担当者が不明瞭なことで進捗の確認が困難になるほか、問題が発生した際の責任の所在が曖昧になる可能性があります。
セルを塗る
最後に、各タスクの進行期間を表すセルを任意の色で塗りつぶし、ガントチャート形式にします。塗りつぶしにより、進捗状況が視覚的に一目でわかるようになります。塗りつぶしを省略すると、進捗状況の把握に時間がかかり、全体の進行状況を正確に把握することが難しくなります。
ここまで解説した内容に沿ってExcelにデータを入力することで、以下のような進捗管理表が完成します。次章では、すぐに使えるExcelテンプレートもご紹介します。
▼完成した進捗管理表の例▼
【無料】Excel （エクセル）の進捗管理表テンプレート
「Excelの進捗管理表を一から作成するのは時間がかかる…」という悩みを抱えている方におすすめなのが、既存のテンプレートを使用することです。
テンプレートは、進捗管理に便利なレイアウトがなされており、効率よく高品質な進捗管理表を作成できます。進捗管理表のExcelテンプレートとしては、Microsoft社が提供しているガントチャートなどが挙げられます。
テンプレートを使えば手間なく管理表を作成できますが、汎用的な内容であることも多いため、自社に合ったテンプレートを作成したい方もいるでしょう。
また紙での管理や運用が大変な場合も多く、『進捗管理表をExcel (エクセル)で運用する5つのデメリット』で後述するような課題が存在しています。
そのため、進捗管理表を効果的に作成・運用するには「電子化」がおすすめです。
電子化に適したツールについては、後述する『進捗管理表を電子化し、活用するには「tebiki現場分析」が最適！』で詳しくご紹介しますので、是非ご覧ください。
進捗管理表をExcel (エクセル)で運用する2つのメリット
ここまでExcelの進捗管理表の作成方法やテンプレートについて解説してきました。Excelの進捗管理表を運用するメリットとして、以下の2点が挙げられます。
- 即座に着手できる
- 無料で使用できる
即座に着手できる
進捗管理を始める際は、プロジェクトの遅延を防ぎ、迅速に問題を把握し対処するスピード感が大切です。ExcelはほとんどのWindowsパソコンに標準搭載されているため、新たにツールを導入する手間がなく、すぐにでもガントチャートやスケジュール表を作成できます。
また、日頃からExcelの操作に慣れている人であれば基本的な操作だけで進捗管理表が作成でき、特別なスキルを必要としない点もメリットです。Excelにより、進捗管理表の作成から運用まで一貫して進められるため、活用するツールの有力候補として挙げられるでしょう。
無料で使用できる
進捗管理を行う際は、有料のツールを使用するのも手ではありますが、Excelを使えば追加のコストをかけずに運用することが可能です。多くのパソコンには既にExcelがインストールされており、特別な導入費用がかからないため、予算を気にせずに着手できます。
さらに、Exceにlは無料で利用できるテンプレートが豊富に揃っているため、進捗管理表をゼロから作成する手間も省けます。有料ツールに比べ、コストを抑えながら進捗管理を行える点は、特にコスト意識が高い現場において大きなメリットです。
このようなメリットがある一方で、実際にExcelで作成した進捗管理表を運用するには様々な課題も考えられます。次章では、考えられる課題とその理由についてご紹介します。
進捗管理表をExcel (エクセル)で運用する5つのデメリット
Excelを使った進捗管理には多くのメリットがありますが、一方で注意すべきデメリットも存在します。ここでは、Excelを利用する際に直面しやすい以下の5つデメリットについて解説します。
作成に時間がかかる
Excel操作に慣れていない人が進捗管理表を一から作成する場合、相当な時間がかかります。タスクの洗い出しや構造化、担当者や納期の設定などに加え、さらに関数を使った自動計算の設定などの段階を経る必要があるためです。とくにプロジェクトが大規模であればあるほど、作業は複雑で時間がかかる傾向にあります。
テンプレートを活用することで作成の時間を短縮することは可能ですが、自社の業務に即したカスタマイズが必要になることが多く、最終的には手間がかかってしまいます。こうした作業に時間を費やすと、実際のプロジェクト進行が遅れ、現場の生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
即時に更新しにくい
Excelで進捗管理を行う際、プロジェクトの状況が変わるたびに管理表を即座に更新することが難しい場合があります。プロジェクトが計画通りに進まない場合、進捗の変化に応じた迅速な更新が求められます。
しかしExcelのファイルを共有する際は、更新するたびに関係者全員に最新版を配布しなければならず、タイムリーな情報共有が困難です。またファイルが別々に更新されると、最新の情報を確認するために手間がかかり、結果としてプロジェクト全体に遅延が生じるリスクが高まります。
スムーズな情報共有が望めない
Excelを使って進捗管理を行う場合、情報の共有がスムーズに行えないことが多いです。たとえばファイルをメールやチャットで添付して共有する際に複数のバージョンが存在してしまい、どれが最新のものかがわからなくなることがあります。
またExcelにはメッセージ機能がないため、進捗に関するやり取りを別のツールで行う必要があり、手間が増えます。このように、全体のコミュニケーションが円滑に進まず、結果として進捗状況の確認や問題解決に時間がかかってしまうことがあります。
管理方法の統一が難しい
Excelの柔軟性は魅力ですが、その反面、管理方法が統一されにくいというデメリットがあります。
例として、Excelの仕様上複数のメンバーが同時に進捗管理表を編集することができないため、編集のたびに原本をメールで送って承認を得る必要があります。これが手間となり、最終的に紙に印刷して使うという非効率な状況に陥ることも少なくありません。
また各メンバーが自分なりのフォーマットやルールで管理を始めると、プロジェクト全体の管理がバラバラになり、統一的な進捗管理が困難になります。
ヒューマンエラーによるミスが発生しやすい
Excelを使った進捗管理では、ヒューマンエラーが発生しやすいという問題もあります。
たとえばデータの保存し忘れや入力ミス、入力漏れが生じたりすることがあるほか、関数を誤って消してしまうことで全体の計算が狂ってしまい、進捗状況が正確に把握できないことも考えられます。
こうしたエラーは、プロジェクトの進行に重大な影響を与える可能性があり、とくに製造業の現場では進捗の遅れが品質管理や納期管理に直結するため、非常にリスクが高いです。
このような課題を解決するには、進捗管理表の「電子化」が有効な手段です。次の章では、電子化のメリットについて詳しく解説します。
進捗管理表は「電子化」で効率的な運用を！
進捗管理表の運用でおすすめなのが電子化です。電子化することによって以下のメリットがあります。
記入の工数を減らせる
デジタル化された進捗管理表にはフォーマットが備わっており、項目ごとに入力する事項が明確であるため、記入に関わる工数を大幅に削減できます。他にも、よく記載する内容についてあらかじめテンプレート化することで、少ない動作で多くの内容を記入することが可能です。
例として、定期的な進捗確認作業においてタスクや「完了」「未完了」といった結果についてテンプレートを用いることで記入時間が短縮でき、作業効率を向上させることが可能です。
共有しやすく承認の手間が省ける
電子化されたデータはリアルタイムで共有が可能であり、複数の関係者が同時にアクセスして承認することも可能です。そのため、進捗管理表の電子化により情報の共有と承認プロセスを簡易化することが見込めます。
進捗データを即座に複数部門と共有することで必要な承認が迅速になり、プロセス全体の時間短縮が期待できます。
保管や管理がしやすい
進捗管理表のデジタル化により紙を物理的に保管する必要がなくなり、データの紛失や汚損のリスクを減らすことも期待できます。加えてすべての情報がデジタルデータベースに保管されることで、任意の検索キーワードで瞬時に必要な記録を検索し、参照することも実現します。
製造業では、迅速に過去の進捗記録を簡単に参照し、プロジェクトの状況分析や計画の修正が容易に行えるようになります。
ヒューマンエラーによるミスを減らせる
デジタル化された進捗管理表は入力必須項目が設定されており、未記入の項目がある場合は保存ができない設計にすることも可能です。さらに誤った内容を記入した場合にアラートを通知させることもできるため、記入漏れや記載ミスを大幅に減少させることが可能です。
またフォーマットが統一されることで記入者による内容のバラツキがなくなる他、クセ字や字の汚さといった記入者ごとの問題も解消できます。
本記事でご紹介した帳票の電子化について、費用対効果や進める手順は以下のガイドブックでより詳しく解説しています。バナー画像をクリックし、本記事と併せてご活用ください。
次章では、誰でもかんたんに帳票の作成や管理、データ分析が行えるツール「tebiki現場分析」をご紹介します。
進捗管理表を電子化し、活用するには「tebiki現場分析」が最適！
進捗管理表を電子化／デジタル化するツールとしては、「tebiki現場分析」がおすすめです。
tebiki現場分析は製造業の進捗管理を効率化／改善するためのデジタル帳票ツールです。スマートフォンやタブレットのような縦型の端末による記入や閲覧に特化しており、製造現場で使いやすい機能が複数搭載されています。
tebiki現場分析を使うことで紙ベースの進捗管理表をデジタルフォーマットに変換し、データの入力と管理にかかる工数を削減できます。プロジェクトの進捗管理時間やミスを大幅に減らせるほか、進捗データの即時アップデートと共有が可能になることで、進捗の精度向上やプロジェクトの遅延防止といった効果が見込めます。
tebiki現場分析を導入するメリット
tebiki現場分析を導入するメリットとして、以下の4つが挙げられます。
帳票の作成が簡単
tebiki現場分析はスマートフォンやタブレットでの入力に特化したわかりやすい操作画面を採用しており、難解な研修を受けずとも誰でも簡単に帳票を記入し、編集できます。
他にも、「帳票のピンどめ」により使用頻度が高い帳票を優先して表示させる機能や、毎回の記録で共通する内容の入力を省略できる「定時記録」の機能を使うことで、日常的に発生する進捗管理業務をよりスムーズに記録することも可能です。
記入にかかる工数を減らせるほか、「一括承認機能」により記録を一括で選択し承認することも可能なため、多数ある記録を承認する必要がある管理者の負担を減らすことも期待できます。
リアルタイムの現場状況が把握できる
製造業の現場では、常に状況が変化しており、進捗をリアルタイムで把握することが求められます。「tebiki現場分析」では、現場の状況をリアルタイムでデジタルデータとして記録し、関係者が即座に共有できます。
従来の紙やExcelでの管理では、情報の更新や共有が遅れがちでしたが「tebiki現場分析」では、Excelの課題を解消し、効率的な進捗管理を実現します。
簡単に記入／承認できるため現場の負担を減らせる
進捗管理は現場の負担を最小限にしながら、正確に行うことが重要です。「tebiki現場分析」は、スマートフォンやタブレットで簡単に操作できるユーザーフレンドリーな画面を備えており、現場作業者がストレスなく進捗データを入力できます。
また、一括承認機能により管理者が多数の進捗データを一度に承認できるため、確認作業の効率化が図れます。
分析機能により簡単に数値をグラフ化できる
進捗データをただ記録するだけでなく、それを活用して現場の改善に役立てることが重要です。「tebiki現場分析」は、収集したデータを簡単にグラフ化する機能を備えており、視覚的に進捗状況を分析できます。
そのためどの工程で遅れが生じているのか、どの部分に改善の余地があるのかを一目で把握できます。
tebiki現場分析のその他の機能や、導入から運用までを支えるサポート体制については以下の画像から詳細な資料をダウンロードできます。
進捗管理表のデジタル化やDXの具体的な手段についてお探しの方はぜひご参考ください。
【集計時間が1日1分に】管理表を電子化して業務改善につながった企業事例
ここからは、進捗管理表をはじめとする現場帳票を「tebiki現場分析」で電子化し、1日2時間かかっていたExcelへの転記／集計作業が1分に改善した事例として、共栄工業株式会社の事例をご紹介します。
▼インタビュー動画：共栄工業株式会社▼
スチール製家具の生産・販売を行う同社では、製品の品質管理やISO9001の運用のために、製造工程の記録を現場帳票で残していました。一方で、紙やExcelで運用していた現場では以下のような課題を抱えていました。
- 分析や現場改善ではなく、記録することが目的に
- 紙からExcelの転記に1日2時間かけ、管理者の負担に
- 日々の生産管理／進捗管理に追われ、分析や改善が後回しに
そこでtebiki現場分析を活用し、進捗管理表など現場帳票の電子化に取り組み、以下のような業務改善を実現しています。
- 管理者の集計作業が、1日2時間から約1分まで削減
- ダッシュボード／グラフ化機能で、分析から業務改善までを効率化
- 記録データをもとに、設備トラブルの予防措置が実行できるように
- 作業実績がリアルタイムで分かり、他部門の進捗が可視化されるように
tebiki現場分析を活用し、現場帳票の付帯業務を効率化するだけでなく、生産活動や製造現場の状況をリアルタイムに可視化し、意思決定がスムーズになった電子化の成功事例の1つです。
具体的な内容を知りたい方は、以下のインタビュー記事も併せてご覧ください。
インタビュー記事：1日2時間の集計作業が約1分に。スチール製家具製造の共栄工業のデジタル改革
「tebiki現場」で進捗管理表を効率化しよう！【まとめ】
進捗管理表は、プロジェクトの進行状況を「見える化」し、業務の効率化とトラブル対応を支援する重要なツールです。
Excelで簡単に作成できる一方で、更新の遅れや情報共有の難しさ、ヒューマンエラーが課題としてあげられます。
このようなExcelの課題を解決するには、進捗管理表を電子化することが有効です。
特に「tebiki現場分析」は、リアルタイムでの状況把握や簡単な記入・承認が可能で、製造業の現場改善に最適なツールです。
tebikiの具体的な機能や導入サポートなどの詳細を知りたい方は、以下の画像をクリックして資料をご覧ください。
