購買管理システムのメリット・デメリットとは？機能や導入時のポイントを解説！
購買管理システムは、企業が調達や購買を管理するためのシステムです。正確かつ迅速な購買活動の実現やコスト削減、業務効率化など多数のメリットがありますが、導入に際しては注意すべき点も存在します。
本記事では、購買管理システムのメリット／デメリットや主要な機能、導入時のポイントについて解説します。
そもそも「販売管理」とは？
販売管理とは、商品やサービスを販売するための業務を一元的に管理することを指し、具体的には、受注管理、在庫管理、出荷管理、売上管理、顧客管理などが含まれます。
販売管理を行うことで、業務の効率化やコスト削減、顧客サービス向上などのメリットが得られます。販売管理を行うためには、商品の在庫数や顧客の購買履歴などの多くの情報が必要です。
これらの情報は、従業員が手作業で管理することもできますが、ヒューマンエラーのリスクや時間のロスがあるため、販売管理システムの導入が求められるようになってきました。
ヒューマンエラーの削減や再発防止には、「人は必ずミスをする」という前提でヒューマンエラーの発生メカニズムを知り、除去が必要です。以下の動画では、ヒューマンエラー発生メカニズムと除去する方法についてを専門家に解説いただいています。
販売管理システムとは？
販売管理システムとは、企業が販売業務を一元的に管理するためのシステムです。
受注管理、在庫管理、出荷管理、売上管理、顧客管理などの機能を提供し、業務の効率化や品質向上、顧客サービスの向上などのメリットがあります。具体的には、受注や出荷の管理、在庫数の管理、売上の管理、顧客情報の管理などの機能があります。
これらの機能を利用することで、業務の効率化、品質向上、顧客サービスの向上などが実現できます。
システムの概要
販売管理システムは、オンプレミス型とクラウド／SaaS型があります。オンプレミス型は、企業内でサーバーやネットワークを構築することでシステムを利用するタイプです。
クラウド／SaaS型は、インターネット経由でシステムを利用するタイプで、自社内でのサーバーやネットワークの構築が不要で、導入コストが低く、導入期間が短いため、簡単に導入できます。
主な機能
主な機能として、受注管理、在庫管理、出荷管理、売上管理、顧客管理などがあります。
受注管理では、受注情報の管理や受注商品の在庫数の管理、出荷指示の発行などが行われ、在庫管理では、商品の在庫数や在庫状況の確認、在庫の移動や返品の管理を行います。
また、出荷管理では、出荷指示書の発行や出荷状況の確認を行います。売上管理では、受注情報や顧客情報を元に、請求書の作成や売上の管理を行い、顧客管理では、顧客情報の管理や購買履歴の確認、問い合わせ対応の管理などが行われているのです。
製造業で販売管理が重要な理由
製造業においては、製品の生産だけでなく、販売管理も重要な業務の一つです。
製品の受注から出荷、売上管理までを一元的に管理することで、製品の需要予測や在庫管理、生産計画の立案などがスムーズに行えるようになります。
また、販売管理システムを活用することで、製品の品質管理やアフターサービスなどにも対応できるようになります。
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適切な生産計画が立てられる
販売管理によって需要予測が正確に行われることで、適切な生産計画が立てられます。需要予測の精度が低い場合、過剰な在庫が発生するため、コストがかかってしまいます。
また、需要不足の場合は、生産設備を有効活用できず、生産性の低下につながります。そのため、販売管理を通じて、正確な需要予測を行い、適切な生産計画を立てることが重要です。
毎日必要なものを必要な分だけ作り、ムダな在庫を発生させない仕組みとしては、トヨタ自動車の『ジャストインタイム』が有名です。
関連記事：ジャストインタイムとは？意味や3原則、メリット／デメリットを解説！
受注や出荷などの過程を管理できる
販売管理によって、受注や出荷などの過程が管理されます。これによって、受注漏れや出荷漏れがなくなり、顧客との信頼関係を築くことができます。
顧客からの評価が高い企業は、リピート注文が増えるため、安定した収益を確保が可能となるのです。
サイクルタイムの短縮化
販売管理によって、受注から製品出荷までのサイクルタイムが短縮されます。これによって、納期の短縮や迅速な対応が可能になり、競合他社との差別化が図れるのはメリットです。
また、顧客からの信頼を得るためにも、サービスの質や納期の短縮などに力を入れる必要があります。
販売管理システムを導入するメリットとデメリット
ここでは、販売管理システムを導入するメリットとデメリットをそれぞれ解説していきます。
メリット
業務の効率化や品質向上
販売管理システムを導入することで、業務の効率化が図れます。手作業で行っていた業務を自動化することで、時間やコストの削減が可能です。また、システムを利用することで、ヒューマンエラーを防止できるため、品質向上にもつながります。
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情報の一元化や共有化による業務の効率化
販売管理システムを導入することで、商品や顧客、在庫などの情報を一元的に管理することができます。従業員や部署間で情報を共有することで、業務の効率化が図れます。
自動化によるコスト削減販売管理システムを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化することができます。これにより、コスト削減が可能となります。
顧客サービスの向上販売管理システムを導入することで、顧客情報を一元的に管理することができます。顧客の購買履歴や問い合わせ履歴などを共有することで、顧客サービスの向上が期待できます。
デメリット
導入コストやランニングコストがかかる
販売管理システムを導入する際には、導入コストやランニングコストが発生します。システムを導入するだけでなく、メンテナンスやアップグレードにもコストがかかるため、慎重な検討が必要です。
システムの導入や運用に専門知識が必要
販売管理システムを導入する際には、システムの導入や運用に専門知識が必要となります。そのため、システムの導入には専門的な知識を持った人材を配置する必要があります。
システムのカスタマイズが必要な場合がある
販売管理システムは、企業によって業務の内容や規模が異なるため、必要な機能や設定が異なる場合があります。そのため、システムのカスタマイズが必要になる場合があります。
販売管理システムを導入することで、様々なメリットを享受できる反面、導入には様々なデメリットも存在します。
例えば、導入にはコストや専門知識が必要であるため、予算や人員を投入する必要があります。また、システムの導入には時間がかかることがあり、業務の遅延を招く可能性もあるのです。
しかしながら、販売管理システムを導入することで、業務の効率化や情報の一元化、顧客サービスの向上など、様々なメリットが得られます。
業務の効率化により、業務プロセスの簡素化が可能になり、従業員の業務負担を軽減することができたり、情報の一元化により、業務上の情報の不整合や情報漏えいのリスクを抑制できたりすることが主なメリットになります。
したがって、販売管理システムを導入する際には、導入目的や業務フローを明確にし、システムの機能や拡張性、カスタマイズ性を比較検討することが重要です。また新しいシステム導入に併せて、従業員が運用～保守まで一貫して行えるように、多能工化にも取り組む必要があります。
これにより、企業のニーズに合わせた最適な販売管理システムを導入することができます。
関連記事：多能工のメリット／デメリットを解説！失敗しない導入の流れは？
販売管理システムの種類
販売管理システムにはオンプレミス型とクラウド／SaaS型の２種類が存在します。それぞれのタイプごとの特徴について詳しく解説していきます。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社内でシステムを構築・運用するタイプです。
オンプレミス型の販売管理システムを導入する場合、自社内でサーバーやネットワークを構築する必要があります。そのため、セキュリティやカスタマイズ性が高く、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。また、自社内での管理のため、情報漏洩のリスクが低く、自社のセキュリティポリシーに従ってシステムを管理できます。
ただし、導入コストやメンテナンスコストがかかるため、予算や人員が十分にある場合に適しています。オンプレミス型の販売管理システムを導入する場合、サーバーやネットワークの構築に加えて、システムの導入やカスタマイズに専門的な知識を持った人材が必要です。
また、システムの保守やアップグレードにもコストがかかるため、長期的に予算を確保する必要があります。
クラウド／SaaS型
クラウド／SaaS型は、インターネット経由でシステムを利用するタイプです。自社内でのサーバーやネットワークの構築が必要なく、導入コストが低く、導入期間が短いため、簡単に導入できます。また、システムの管理やメンテナンスはクラウドベンダーが行うため、自社内での負担を軽減できます。
ただし、セキュリティやカスタマイズ性が制限される場合があるため、自社のニーズに合ったシステムを選択する必要があります。
クラウド／SaaS型の販売管理システムは、インターネット経由でシステムを利用するため、ネットワークやインターネット環境に依存します。そのため、ネットワーク障害や回線速度の遅さなどによって、システムの動作が不安定になる場合があります。ただし、サーバーやネットワークの構築は不要です。
クラウド／SaaS型の販売管理システムを導入する場合、システムの導入前には、自社のネットワーク環境を確認し、クラウド／SaaS型のシステムに必要な帯域幅や回線速度を把握しておく必要があります。
また、システムのカスタマイズが制限される場合があるため、自社のニーズに合ったシステムを選択し、必要に応じてシステムのカスタマイズを行う必要があります。
導入時のポイント
企業が販売管理システムを導入する理由は、業務プロセスの効率化や顧客サービスの向上など多岐にわたります。そのため、システムを選定する際には、以下の５つの点に注意する必要があります。
- 導入目的や業務フローを明確にする
- システムの機能や拡張性、カスタマイズ性を比較する
- 複数のシステムを連携させる場合は、システム間のデータの整合性を確保する
- ユーザーのトレーニングやマニュアルの作成を行う
- 顧客サービスの向上を目指す
それぞれ紹介しています。
導入目的や業務フローを明確にする
販売管理システムを導入することで、業務プロセスの効率化や顧客サービスの向上を目指すことができます。導入するシステムの目的や業務フローを明確にすることで、システムの導入効果を最大化することができるのです。
また、顧客情報の一元管理や商品の在庫管理など、どのような目的でシステムを導入するかによって、適したシステムを選定する必要があります。
そのため、導入目的や業務フローについて慎重に検討することが重要です。業務プロセスの改善や顧客サービスの向上を目指すことで、企業の成長につなげることが可能となります。
システムの機能や拡張性、カスタマイズ性を比較する
必要な機能がすべて揃っているかどうかを確認することが重要です。
また、将来的な業務拡大や変更に対応できるシステムであることも重要です。そのためには、システムの拡張性やカスタマイズ性を比較することが必要です。
例えば、在庫管理システムや顧客管理システムなど、販売管理システムと連携するシステムがある場合は、システム間のデータの整合性を確保することが重要です。
複数のシステムを連携させる場合は、システム間のデータの整合性を確保する
販売管理システムは、在庫管理システムや顧客管理システムなど、他のシステムと連携することが多いため、システム間のデータの整合性を確保することが重要です。
データ整合性を確保することにより、正確な情報を利用することができます。
ユーザーのトレーニングやマニュアルの作成を行う
販売管理システムを導入する場合、ユーザーのトレーニングやマニュアルの作成が必要です。これにより、システムの利用効果を高めることができます。トレーニングやマニュアル作成に充分な時間をかけることが重要です。
特に、ヒト／モノ／機械の動作が伴うような現場の場合、視覚的に情報を伝えられる動画マニュアルが効果的です。
参考元：わかりやすい動画マニュアルを作成／撮影する12のコツは？参考例も解説
顧客サービスの向上を目指す
販売管理システムを導入することで、顧客情報を一元管理することができます。
そのため、顧客サービスの向上につながる可能性があります。顧客サービスの向上を目指しながら、販売管理システムを導入することで、企業の成長につなげましょう。
以上のように、販売管理システムを導入する際には、慎重な検討が必要です。
しかし、適切なシステムを選定し、正しく運用することで、企業の業務プロセスの改善や顧客サービスの向上につながることが期待できます。
また、販売管理システムの導入により、販売データの可視化や分析を行うことができるため、より効果的な戦略の立案や意思決定を行うことができます。
まとめ
販売管理システムは、業務の効率化や情報の一元化、顧客サービス向上など多くのメリットをもたらします。
例えば、販売管理システムを導入することで、スタッフの業務負担が減り、顧客のニーズに合わせたサービスを提供できるようになるのです。
また、販売情報の一元管理により、商品の在庫管理や売上分析が容易になるといった効果も期待できます。
販売管理システムを導入する際には、導入目的や業務フローを明確にすることが重要です。これにより、自社にとって最適なシステムを選択することが可能です。
一方で、システムの機能や拡張性、カスタマイズ性を比較することも重要です。導入コストやランニングコストがかかることもあるため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
しかし、販売管理システムを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。業務効率化や情報の一元化だけでなく、顧客満足度の向上や競争力の強化にもつながります。
そのため、導入前に十分に検討し、導入後も適宜改善を行うことが求められるでしょう。
まずは販売管理システムの導入目的や業務フローを明確化して、販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
