属人化を解消する5つの方法は？解消に役立つツールや成功事例を解説

属人化とは、業務の進め方や進捗状況などが特定の担当者しか把握できていない状況のことです。
この記事を読んでいる方は、

「情報や知識の共有不足によるミスなどのエラーの軽減を目指したい！」
「組織内での作業の依存度を減らして、リスクを軽減したい！」
「新しい従業員に、迅速な組織への適応を支援したい！」

といった悩みを抱えているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、まず属人化とは何か、そして標準化とどのように異なるのかを明確化します。
さらに属人化が発生する背景として、業務の複雑さや専門性、人手不足、教育体制の不備、コミュニケーションの欠如などの要因を解説します。

また、属人化の問題が放置されると、業務効率の低下やノウハウの継承不足、品質の低下といった深刻な結果を招く可能性もあるため、属人化を解消するための具体的な方法やツールを5つ紹介します。

現場の属人化に悩む方はこの記事を読めば、間違いなく属人化の解消のノウハウを獲得できるため、ぜひ参考にしてみてください。

現場改善ラボでは、技術伝承コンサルタントの野中氏が属人化による引き起こすリスクや原因を解決する方法について解説した動画を無料で視聴できます。ぜひこちらも併せてご参考ください。

業務の属人化とは何か？標準化との違いも解説

属人化は、特定の作業の手順や情報が担当者しかわからない状態のことで、放置すると担当者が不在の場合に対応方法がわからないといった問題が起きてしまいます。ここでは、属人化の具体的な定義や標準化との違い、さらに属人化しやすい業界について解説します。

関連記事：属人化とは？何が悪い？デメリットや解消方法を解説！

属人化とは？標準化との違い

属人化とは、特定の担当者しか業務の進め方や進捗状況を把握していない状態を指します。一方、標準化とは、業務の手順や方法を一定の基準に基づいて統一し、誰が行っても同じ結果が得られるようにすることです。
そのため、担当者がいなければ業務が進められない状態を属人化、担当者がいなくても業務が進められる状態を標準化と定義できます。

属人化の状態では、他のメンバーが業務の内容や進め方を知らないため、担当者が出張や体調不良などで不在になった場合や退職した場合に業務が滞るリスクが高まり、迅速に対応することが難しくなります。

そこでマニュアルを作成するといった標準化をおこなうことで、業務の質を一定に保ち、新しいメンバーが参加した場合や担当者が変わった場合でもスムーズに業務を継続することが可能になります。

製造業の例をあげると、ある部品の製造工程が属人化している場合やその部品の製造担当者が不在になった際、他の従業員がその工程を適切に進められない場合があります。生産ラインの停滞や出荷遅延、品質の低下の原因となり、企業の信頼や収益に大きな影響を及ぼす可能性も考えられます。

一方、製造工程が標準化されている場合、担当者が変わっても同じ品質の部品を一定の時間で製造することが可能です。

現場改善ラボでは標準化について、詳しく解説した記事を用意してありますので、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：業務標準化とは？メリットとデメリット、進め方を徹底解説！

属人化しやすい業界

製造業は技術やノウハウが高度であり、特定の人材に業務が依存することが多いため、属人化が顕著な業種です。

例えば特定の部品の製造方法や機械の操作方法、熟練者の暗黙知（熟練技能）など、一部のベテラン従業員しか知らない情報がある場合、その従業員が不在の際に業務が停滞するリスクが高まります。また、新人教育の際にも、ベテラン従業員のノウハウが必要となり、そのノウハウが共有されていないと教育が難しくなるでしょう。

現場改善ラボでは、設備管理コンサルタントの清岡 大輔氏をお招きした製造業の属人化の解消方法についての動画が視聴可能です。ぜひ参考にしてみてください。

属人化はなぜ発生する？属人化する5つの原因

属人化が発生する原因について、ここでは5つ紹介します。

• 業務が複雑で専門性が高い
• 現場の人手不足
• 教育体制が整備されていない
• メンバーが属人化解消に消極的
• コミュニケーション不足

業務が複雑で専門性が高い

製造業は、特定の製品や部品の製造に関する専門的な知識や技術が求められることが多い傾向にあります。製品の品質や性能を保つためには、詳細な知識や技術が不可欠です。

例えば、自動車のエンジン部品の製造では、材料の特性や加工技術、組み立て方法など、多岐にわたる知識が必要とされます。専門性が高い業務は、一部の経験豊富な社員に依存する傾向があり、属人化が進行しやすくなります。

現場の人手不足

製造業の現場では、生産量の増加や技術の進化、少子高齢化に伴い、人手不足が深刻化しています。
新しい技術の導入や設備の更新には、専門的な知識や経験が必要とされるため、十分な人員を確保するのがより一層難しくなります。人手不足が進むと、一部の社員が複数の業務を担当することになり、結果として、業務の属人化が進行するリスクが高まるので注意が必要です。

関連記事：【2023年版】なぜ日本企業は人手不足なのか？原因や影響、対策について解説

教育体制が整備されていない

製造業で、新入社員の教育や研修が不十分であると業務の引き継ぎや技術伝承が進まず、業務の属人化が進行しやすくなります。新しい社員が業務を適切に理解し、自立して業務を遂行するためには、十分な教育や研修が必要です。しかし、教育体制が整備されていない場合、新しい社員は既存の社員に依存することになり、結果として、業務の属人化が進行するリスクが高まります。

属人化を防ぐために必要な、製造現場の新人／若手教育のあり方について専門家が解説する動画を無料でご覧いただけますので、本記事と併せてご覧ください。

メンバーが属人化解消に消極的

属人化解消に向けた取り組みが進められていても、現場のメンバーがその取り組みに消極的であると、属人化の解消は難しくなります。属人化解消のための取り組みは、現場のメンバーの協力なしには進められないでしょう。

例えば、属人化解消のための業務のマニュアル化や業務の共有化などの改善に関する取り組みは、現場のメンバーの積極的な協力が必要なため、「なぜ改善が必要なのか？」という背景を理解してもらう必要があります。

関連記事：カイゼン思考の土台づくり『カイゼンってなぜ必要？』

コミュニケーション不足

製造業の現場では、コミュニケーションの不足が属人化の原因となることがあります。業務の詳細や進捗状況、必要な情報の共有が不十分であると、各メンバーが独自の方法で業務を進めることになり、結果として業務の統一性が失われ、属人化が進行するからです。

例えば、ある部品の製造プロセスにおいて、特定の作業手順や注意点が適切に共有されていない場合、その部品の品質にばらつきが生じる可能性があるため、製品の品質や生産効率の低下を招くリスクがあります。

定期的なミーティングや情報共有の仕組みを整備することで、コミュニケーションを向上させ、属人化のリスクを低減することが求められます。

属人化を解消しないとどうなる？考えられる問題点

属人化を解消しない場合に考えられる問題点として、主に以下の3つが考えられます。

• 業務効率や生産性が低下する
• 技術やノウハウが継承されない
• 業務品質が低下する

業務効率や生産性が低下する

製造業では、特定の機械や工程を担当する人がいる場合、その人が欠勤や異動で不在となると、その工程が停止してしまう可能性が高まります。そのため、業務効率や生産性が低下する可能性が考えられるでしょう。

例えば、特定の部品の組み立て方法を一人しか知らない場合、その人が不在となると生産ライン全体が停止するリスクがあります。

製造現場で生産性を向上させる方法については、以下の記事で詳細に解説しています。

関連記事：製造現場で生産性向上を実現するには？具体的な方法や成功事例の紹介

技術やノウハウが継承されない

製造業には独自の技術やノウハウが多く存在するでしょう。独自の技術やノウハウが一部の人間にしか伝わっていないと、新入社員や後継者がその技術を継承することが難しくなり、属人化が発生します。

例えば、特定の製品の品質を保つための秘伝の調整方法を一人しか知らない場合、その人が退職するとそのノウハウが失われてしまう可能性があるため、技術伝承を心がける必要があるでしょう。

技術伝承を進めるには教育の標準化が重要です。現場改善ラボでは、製造部門において技術・技能伝承が進まない理由と品質をつくり込める精鋭を育てるための技術・技能伝承の進め方について製造業のコンサルティングに従事してきた藤平 俊彦氏による解説動画を無料で視聴できます。ぜひ本記事と併せてご覧ください。

業務品質が低下する

製造業では、Quality（品質）Cost（費用）Delivery（納期）の頭文字を取り、QCDと呼ばれるほど、品質は重要な要素です。特定の人しか知らない業務の方法や技術があると、その人が不在の際に品質が一定でなくなる可能性があります。

なぜなら、製造業の現場では、製品の一貫した品質を維持するためには、製造方法や技術、さらには細かなノウハウや経験が必要とされるからです。特定の人が独自の技術や方法を持っている場合、その人が不在となると、その技術や方法を完全に再現することが難しくなります。

例えば、ある部品の製造工程で、特定の温度や圧力、時間を正確に管理する必要があるとします。細かな設定や操作方法を特定の人しか知らない場合、その人が不在になると、他の担当者が同じ条件で製造を行うことが難しくなることもありえます。結果として、部品の品質にバラつきが生じ、製品全体の品質が低下するリスクが高まります。

製造現場におけるQCDの重要性について、QCD革新研究所所長の中村 茂弘氏が解説する動画も併せてご覧ください。

属人化の解消に有効な5つの方法

属人化の解消に有効な方法として、以下の5つの方法を紹介します。

• ワークフローを見直す
• 権限や責任を分散させる
• 業務のマニュアルを作成する
• ノウハウを可視化し蓄積させる
• ツールを導入する

ワークフローを見直す

属人化を解消するためには、ワークフローの可視化が必要です。具体的には、業務の一連の流れを明確にし、文書化することで、誰もが同じ手順で業務を進められるようにすることが求められます。結果として、特定の人に依存することなく、一定の品質を維持しながら業務を進めることが可能となります。

製造業の現場での具体的な例として、組み立てラインにおける各工程の手順や使用する工具、部品の取り扱い方法の明文化が考えられます。そして、トレーニングを行うことで、新しい従業員でも迅速に業務を習得することが可能です。また、ワークフローの見直しを定期的に行うことで、業務の改善点を見つけ出し、さらなる効率化や品質向上を図れます。

権限や責任を分散させる

属人化を解消するための有効な方法のひとつとして、権限や責任を分散させることがあげられます。ひとつの業務やプロジェクトに複数の社員が関与することで、業務の透明性が向上し、情報やノウハウの共有が容易になります。

例えば製造業の場合、製品の設計や生産ラインの管理を一人の社員に任せるのではなく、複数の社員に分担させることで、各ステップでの知識や経験を共有し、全体の効率と品質を向上させることが可能です。

業務のマニュアルを作成する

業務のマニュアルを作成し、共有することも属人化解消の有効な方法です。なぜなら、マニュアルが存在することで、業務の手順や必要な知識が明文化され、新しい社員や他の部署の社員でも業務をスムーズに引き継ぐことができるからです。

例えば製造業では、機械の操作方法や安全対策、生産ラインの最適な流れなどをマニュアルにまとめ、全社員と共有することで、業務の質と効率を一貫して維持できるでしょう。

伝わるマニュアルを整備する方法については、動画でも解説していますので以下よりご覧ください。

ノウハウを可視化し蓄積させる

ノウハウの可視化と蓄積は、属人化の解消に不可欠です。ノウハウが明文化され、データベースやクラウド上で蓄積されることで、ノウハウを必要とする社員がいつでもアクセスし、参照できます。

例えば製造業では、製品の設計や製造に関するノウハウ、トラブルシューティングの方法などをデジタル化し、社内の知識ベースとして蓄積することで、迅速な問題解決や新しい製品の開発が効率的に行えます。

ツールを導入する

属人化の解消には、適切なITツールの導入が効果的です。ITツールは業務の自動化や情報の共有、業務進捗の可視化など、属人化の原因となる要因を解消する機能があるため、活用することで属人化の解消が見込めるでしょう。

製造業の現場で考えると、生産管理システムや品質管理システムの導入により、業務の効率化や品質の向上を実現することが可能です。結果として、業務の透明性が向上し、社員間のコミュニケーションもスムーズになることが期待できます。

また、近年では動画マニュアルなどの情報共有ツールが浸透しつつあります。動画マニュアルなどのツールを導入して情報共有し、属人化を防ぐことも有効な手段でしょう。

属人化解消に有効な2つのツール

属人化解消に有効なツールとして、以下の2つをご紹介します。

• ナレッジマネジメントツール
• 動画マニュアル

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、従業員が持つ知識や経験を社内全体で共有するためのツールのことです。ナレッジマネジメントツールを使用することで、ベテラン従業員のノウハウを効果的に共有し、従業員全体のスキル向上や企業価値の上昇、生産性の向上を目指すことが可能です。

製造業の現場では、機械の操作方法や製品の設計方法、トラブルシューティングの方法など、多くのノウハウが必要です。ノウハウは、長年の経験や試行錯誤を通じて獲得されるものであり、新しい従業員や他の部署の従業員には簡単に伝えられない場合が多い傾向にあります。

しかし、ナレッジマネジメントツールを使用することで、ノウハウを効果的に共有し、新しい従業員も迅速に業務を習得することが可能になります。

ここではナレッジマネジメントツールの代表例として、以下の4つをご紹介します。

• ヘルプデスク
• ファイル共有
• 検索
• 社内SNS

ヘルプデスク

属人化の問題を解消するための一つの方法は、ヘルプデスクを導入することです。ヘルプデスクは社内FAQをデータベースにまとめられ、社内の問い合わせ業務の負担を軽減することが期待できます。

製造業の現場であれば、機械の操作方法やトラブルシューティングの手順など、頻繁に疑問が生じることが多い傾向があります。そこでヘルプデスクツールを使用することで、疑問に迅速に答えを得られ、作業の効率化が期待できます。

ファイル共有

製造業の現場では、設計図や作業手順書、品質管理のドキュメントなど、多くのファイルが使用されます。ファイルを効率的に共有・管理するためには、ファイル共有ツールが必要です。ファイル共有ツールを使用することで、最新のドキュメントをすぐに取り出せ、作業のミスを減少させられます。

検索

情報の量が増えると、必要な情報を迅速に見つけ出すことが難しくなります。特に製造業の現場では、過去のトラブル事例や解決策、部品の仕様情報など、多岐にわたる情報が存在します。高速・高性能な検索エンジンを備えたツールを導入することで、膨大なデータの中から目的の情報を迅速に発見することが可能です。

社内SNS

コミュニケーションは属人化解消に重要です。社内SNSツールを導入することで、従業員間の情報共有、コミュニケーションが容易になります。社内SNSは気軽に情報を投稿・共有できる場所であり、知識を共有しやすい環境が構築できます。製造業の現場での成功・失敗事例の共有や、新しい技術や手法の情報交換など、日常のコミュニケーションを通じて、属人化の問題を解消することが期待できるでしょう。

動画マニュアル

従来、紙ベースのマニュアルやPDFファイルが主流でしたが、最近では動画マニュアルが注目を集めています。動画マニュアルは視覚的に業務の手順を学べるため、理解が早く、習熟度も上がりやすい点が特徴です。

例えば、製造業の現場で新しい機械が導入されたとします。動画マニュアルであれば、紙やPDFのマニュアルとは違い、実際の操作の様子を見ながら学べるため、理解不足による操作ミスを減少させることが期待できます。また、疑問点や不明点が生じた際に、動画を再生して何度でも確認できるのも大きなメリットでしょう。

特に、おすすめなのが動画マニュアルtebikiです。tebikiは、スマホで撮影するだけで音声認識システムが字幕を自動生成してくれます。tebikiは100カ国以上の言語に対応しており、言語を選択するだけで瞬時に自動翻訳が可能なため、外国籍の労働者がいる現場でも有効なツールです。

また、tebikiは動画への図形挿入も容易ですので、誰でも簡単に動画マニュアルを作成できます。tebikiに関する詳細は、以下よりサービス資料をご覧ください。

動画マニュアルを導入して属人化の解消に成功した事例

tebikiを導入して動画マニュアルを活用し、属人化の解消に成功した事例として、以下の2社をご紹介します。

• 大同工業株式会社
• 堺化学工業株式会社

教育にかかる工数を削減した大同工業株式会社

大同工業株式会社は1933年の創業の、オートバイ、自動車、産業機械、福祉機器などの領域で事業を展開している企業です。多岐にわたる製造業務を持つ大同工業株式会社では、新人教育やマニュアル作成の工数が非常にかかっていました。

特に試験手順の小さな違いにより、ヒヤリハットや評価結果のエラーが発生する問題が頻発していたため、大同工業株式会社は動画マニュアルtebikiを導入しました。tebikiの導入により、大同工業株式会社では部内全員で試験方法や手順を見直し、試作品試験での評価エラーを削減に成功しています。

また、動画による教育で指導内容が統一され、全社員が正しい業務手順を身につけることで、業務標準化を達成し、教育工数を8割削減することに成功しました。

さらに、自動車部品技術部のベテラン社員を含め、全メンバーの試験手順を再標準化できました。

大同工業株式会社は、動画マニュアルtebikiを導入し、属人化を解消し、標準化を実現した好事例と言えるでしょう。

参考元：製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。

ノウハウの社内展開に成功した堺化学工業株式会社

堺化学工業株式会社は、大阪府堺市に本社を置く酸化チタンなどの化学製品を製造・販売する総合化学企業です。

堺化学工業株式会社では、新しい工場や設備の導入時に大量の作業マニュアルを作成する必要が生じ、マニュアル作成が属人化していたことが大きな課題でした。

そこで堺化学工業株式会社は動画マニュアルtebikiを導入し、動画を活用して作業ノウハウや総務・労務システムのマニュアルを簡単に作成できるようになりました。

また、tebikiの導入により教育の負担が大幅に軽減されました。特に、外国人技能実習生の教育において、動画は言葉の壁を越えて作業の手順やポイントを視覚的に伝えられるため、動画マニュアルは非常に有効であることを実感しているとのことです。

tebikiの導入により、ノウハウの属人化を解消、業務の標準化、現場の効率化、品質向上が堺化学工業株式会社の事例から実感できるでしょう。

参考元：製造現場の教育を全社的にIT化。作業ノウハウを凝縮したデータベースを構築。

属人化を解消して、現場改善を【まとめ】

属人化とは、特定の業務やノウハウが一部の従業員に依存している状態のことです。対照的な概念である標準化は、業務手順や知識が明文化され、誰もが同じ品質で業務を遂行できる状態を目指します。特に製造業は、標準化が求められる業界であり、属人化が進むと多くの問題が生じる可能性があります。

属人化が発生する原因として、業務の複雑さ、人手不足、不十分な教育体制、メンバーの消極的な態度、コミュニケーションの不足などがあげられます。複数の原因が絡み合い、業務効率の低下、技術やノウハウの継承の失敗、業務品質の低下といった問題が生じることが考えられるでしょう。

属人化の問題を解消するための方法として、ワークフローの見直しや権限や責任の分散、マニュアルの作成、ノウハウの可視化、そして専用ツールの導入が考えられます。特に、ナレッジマネジメントツールやヘルプデスク、ファイル共有ツール、検索システム、社内SNS、動画マニュアルなどのツールは、属人化の解消が期待できます。

動画マニュアルのツールであるtebikiを導入した大同工業株式会社や堺化学工業株式会社では、tebikiの導入により、教育の効率化やノウハウの社内展開を実現し、属人化の問題を大きく軽減しました。

この記事で事例と共に紹介した動画マニュアルtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。この機会にtebikiの資料を無料でダウンロードして、属人化の解消に一歩踏み出してみませんか？