【5つの理由】食品工場でペーパーレス化が進まないのはなぜ？
食品工場の業務効率を高めるためには、ペーパーレス化を進めることが重要です。しかし「取り組んでいるもののうまく進まない」「どこから手をつければいいのかわからない」と悩んでいる方も多いでしょう。
そこで、この記事では食品工場でペーパーレス化が進まない5つの理由を解説します。進め方やメリットについても紹介するので、これからペーパーレス化を実施する方や、ペーパーレス化に難航している方は最後までご覧ください。
現場改善ラボでは、専門家による「ペーパーレス化に取り組む際のヒント」を動画でも無料公開しています。ペーパーレス化に課題を感じていらっしゃる方は、ぜひご覧ください。
目次
食品工場におけるペーパーレス化の現状
食品工場におけるペーパーレス化は、取り組む企業が増えているものの、依然として多くの企業が苦戦しています。富士電機が行った『食品工場のペーパーレス化に関する実態調査』によると、72%の企業がペーパーレス化に取り組んでいるものの、ペーパーレス化が進んでいると回答した企業はわずか10.5%に過ぎません。
このことから、ペーパーレス化のメリットを認識して取り組んでいる企業は多いですが、十分な結果を得られている企業はまだ少数ということがわかります。
食品工場でペーパーレス化が進まない5つの理由
多くの食品工場がペーパーレス化に苦戦している理由として、以下の5つの要因が挙げられます。
ペーパーレス化できないと思い込んでいるものが多い
確かにペーパーレス化できない書類も存在しますが、多くの場合、実際の問題は「電子化するノウハウを持っていない」または「その方法を知らない」ことにあります。
食品工場のペーパーレス化に関する実態調査によると、48.6%の企業がペーパーレス化が進まない理由として「ペーパーレス化できない紙・書類が多い」を挙げています。そのため、ペーパーレス化できる範囲を理解しておらず、紙や書類を電子化できていない企業が多いです。
DXのノウハウを持っている人がいない
デジタル化を進めるためには、専門知識や経験が必要になります。しかし、DXの知見を持つ人材がおらず、ペーパーレス化が進まない企業が多いです。たとえば、新しいITシステムを導入しようとしても、使い方がわからず現場が混乱することがあります。
この場合、システムの使い方を誰も知らないため、結局紙ベースの運用に戻ってしまうことが多いです。また、現場の従業員にITスキルを身につけてもらう場合も、教育や時間のコストがかかるため、導入が遅れてしまうこともあります。
ハンコ文化への固執
書類にハンコを押す文化が根強く残っている企業では、ペーパーレス化を進めるのが困難です。たとえば、契約書や申請書などの公式な書類には必ずハンコが必要な場合、ペーパーレス化に抵抗感を示す社員も少なくありません。
食品工場のペーパーレス化に関する実態調査では、全体の34.3％の企業がペーパーレス化を推進していく上での問題・課題として「社内の捺印・ハンコ文化」を挙げています。ハンコが必要だと思い込んでいる企業や、デジタルは信用できないと決めつけている企業が多いため、ペーパーレス化がまだ浸透していません。
ペーパーレス化のメリットを理解していない
紙の書類は手軽でわかりやすいという認識が根強いため、電子化による効率化やコスト削減といったメリットを理解していない企業が多いです。また、紙の書類は手元にあることで安心感が生まれるため、電子化の必要性を感じない人も少なくありません。
さらに、ペーパーレス化の利点を知る機会が少ないため、従業員がその効果を実感できないという問題もあります。
電子化に対してハードルを感じている
メリットを理解していても、なんとなく難しそうだと感じてしまい、ペーパーレス化を進められていない企業も多いです。たとえば、新しいシステムの使い方を覚える必要があるため、現場の従業員が抵抗感を持つことがあります。
また、既存の業務フローを変更することに対しても、不安や負担を感じるケースも少なくありません。そのため、電子化が難しそうだというイメージを払拭し、具体的な導入手順を示すことが重要です。
メリットだらけ！ペーパーレス化を今すぐ始めた方が良い理由
食品工場でのペーパーレス化には、以下のようなメリットがあります。
紙の資料を印刷・配布するコストがゼロになる
ペーパーレス化を進めることで、紙の資料を印刷・配布する際の時間的なコストと金額的なコストを大幅に削減できます。たとえば、従業員100人の企業で1ヶ月の営業日が20日、1人あたり1日に平均5枚の印刷が減った場合を考えてみましょう。
A4用紙1枚あたり3円程度のコストがかかるため、1日当たり1,500円、1ヶ月あたり3万円、1年間で36万円もの印刷コストを削減することが可能です。これに加えて、印刷する手間や紙を配布する時間的なコストもなくなるため、非常に大きなコスト削減につながります。
保管や管理が楽になる
紙の資料は保管スペースを必要とし、整理整頓も大変ですが、電子データであればパソコンやクラウド上で管理できます。物理的な場所を取らず、情報共有がスムーズに行えるため、膨大な資料も簡単に管理できます。
また、紙媒体は時間が経つと黄ばんだり破損したりすることがありますが、電子データであれば劣化する心配がありません。
欲しい資料がすぐに見つかる
電子媒体に保管された資料は、キーワード検索機能を活用することで、必要な情報を瞬時に見つけられます。
過去の会議記録や契約書、マニュアルなどのすべての資料が紙媒体よりも見つけやすくなるため、業務の効率化が図れます。また、紙マニュアルとは異なりどこでも資料を閲覧できるため、他拠点や出張先でも効率よく業務を進めることが可能です。
更新するときの手間が少ない
紙の資料では、内容を更新するたびに印刷し直す必要がありますが、電子データであれば簡単に修正・更新が可能です。また、電子データであればパソコンやスマートフォンからすぐに最新の情報を反映させられ、全員に一斉に通知することも可能です。
食品工場でペーパーレス化できるもの
食品工場で使うことが多い以下の書類や資料は、すべてペーパーレス化することが可能です。
生産計画書
生産計画書とは、生産のスケジュールや必要な材料、生産設備の使用計画などを記載した書類です。生産計画書をペーパーレス化することで、効率的な生産管理が可能になります。たとえば、リアルタイムでの更新や共有が可能になるため、急な計画変更時でも迅速に対応できます。
作業手順書/指示書
作業手順書や指示書とは、作業の具体的な手順や指示内容を記載した書類です。作業手順書や指示書をペーパーレス化することで、従業員が常に最新の業務内容を把握できます。たとえば、現場で作業内容に不安を感じた場合、スマホですぐに作業手順書を確認することでヒューマンエラーを防止できます。
原材料/資材管理記録
原材料や資材管理記録とは、原材料や資材の入荷数、出荷数、在庫数などを記録する書類です。原材料や資材の管理記録をペーパーレス化することで、効率的な在庫管理が可能になります。たとえば、入荷数や在庫数をリアルタイムで確認することで、異常が発生した際に迅速に対処し、無駄なコストを最小限に抑えられます。
作業管理記録
作業管理記録とは、作業日報や労働時間記録などを記載した書類です。作業日報や労働時間記録をペーパーレス化することで、作業時間の集計や分析が容易になります。たとえば、労働時間の集計を自動化することで集計ミスを防ぎ、正確な労働時間を把握することが可能です。
衛生管理記録
衛生管理記録とは、製品の衛生状態や清掃活動記録を記載した書類です。衛生管理記録をペーパーレス化することで、データの保存や検索が容易になるため、監査時の対応がスムーズに行えます。2020年から始まったHACCPの義務化により、衛生管理の記録が必須となったため、業務効率を向上させるためにも電子化するのがおすすめです。
品質管理記録
品質管理記録とは、製品の品質チェックや不良品の記録をまとめた書類です。品質管理記録をペーパーレス化することで、効率的な品質管理が可能になります。たとえば、検査結果や不良品の記録を電子データで管理することで、品質データの分析が簡単に行えるため、効率よく改善案を提案することが可能です。
教育マニュアル
教育マニュアルとは、新人教育や衛生管理教育などをまとめた書類です。教育マニュアルをペーパーレス化することで、教育内容の更新や共有が容易になり、教育担当者の負担を軽減できます。たとえば、新しい教育項目が追加された場合、紙媒体では全員に配布し直す必要がありますが、電子化しておけば簡単に更新できます。
ペーパーレス化にかかる初期費用
ペーパーレス化にかかる初期費用は、取り組み方によって異なります。一般的には、紙の書類をスキャンしてデータベースに保存する方法と、紙の書類をツールにそのまま転記する方法の2つがあります。
紙の書類をスキャンしてデータベースに保存する場合は、スキャナー代やデータベース代、人件費が必要です。スキャナーは安いものであれば数万円、高いものでは10万円以上します。データベース代に関しては、保存量が少ない場合、Googleドライブの無料版などを使用すれば費用はかかりません。
人件費は担当者や業務量によって変動しますが、月給20万円の従業員がペーパーレス化を1か月間担当する場合、人件費は20万円となります。実際にはこれよりも複雑な要素が絡むことが多いですが、簡単にシミュレーションするとこのような費用になります。
紙の書類をツールにそのまま転記する場合は、ツール代と人件費が必要です。ツールは無料のものから有料のものまでさまざまですが、無料ツールは十分な機能が備わっておらず、ただ電子化するだけで終わってしまう可能性があります。電子化は業務効率化の手段であるため、費用面だけを重視せず、分析やデータの可視化ができるツールを選ぶのがよいでしょう。人件費については、スキャンの場合と同様に誰が担当するか、どれぐらいの量があるかによって変動します。
ペーパーレス化には初期費用がかかりますが、印刷代や資料を探す手間、保管にかかる手間が半永久的になくなることを考えれば、費用対効果は非常に大きいです。そのため、初期費用をかけてでも、自社に最適な方法でペーパーレス化を進めるのがおすすめです。
食品工場でペーパーレス化を進める手順
食品工場でスムーズにペーパーレス化を進めたい方は、以下の手順を参考にしてみてください。
ペーパーレス化の進め方を解説している動画もあります。専門家による実践的なアドバイスを知りたい方は、ぜひ以下からご覧ください。
ペーパーレス化の目的を確認する
目的が明確でないと、ペーパーレス化自体が目的となってしまい、効果を発揮しにくくなります。たとえば、紙の使用量が多い場合には、経費削減や業務効率の向上などが目的となるでしょう。目的を明確にすることで適切なツールを選定でき、効果的にペーパーレス化を実現することが可能です。
紙媒体で管理されている書類を把握する
業務報告書・請求書・作業手順書など、社内に散らばっている全ての紙の書類を洗い出しておきます。現状を把握することでペーパーレス化の進捗を測るための基準を設定することも可能です。
ペーパーレス化できるものとできないものを分ける
この段階では、ペーパーレス化が難しいと思われがちな書類についても再検討することが重要です。
電子化できるのにもかかわらず、難しいと思い込んで手をつけないと、ペーパーレス化の効果を十分に発揮できません。そのため、ペーパーレス化の可否については慎重に判断しましょう。
なお、ペーパーレス化できるものに関しては、前述の「食品工場でペーパーレス化できるもの」をご覧ください。
ツールを検討する
ツールを選定する際は、ペーパーレス化できるかどうかだけでなく、そのツールで目的を達成できるかどうかを重視する必要があります。
ペーパーレス化に成功したとしても、システムの動作が重くて閲覧しにくければ、業務効率が落ちる可能性があります。そのため、操作が簡単ですぐに使いこなせるか、電子化した書類を簡単に検索できるかなど、使い勝手を確認することも大切です。
ペーパーレス化を簡単に実現できるツールtebiki
ペーパーレス化を進めたい方はtebikiを活用するのがおすすめです。tebikiには「tebiki現場教育」と「tebiki現場分析」の2種類があり、それぞれ用途が異なります。
tebiki現場教育とは
tebiki現場教育は、動画マニュアルを作成し、従業員の教育を効率的に行うためのツールです。
▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼
自動字幕生成機能や100ヶ国語以上に対応した自動翻訳機能、アクセス履歴や習熟度が見える化できるレポート機能などを搭載しています。
tebiki現場分析を活用することで、以下の資料を電子化し、ペーパーレス化を実現することが可能です。
- 作業指示書/指示書
- 教育マニュアル
現場でスマートフォンやタブレットを使って指示・教育を行えるため、現場教育の効率化とペーパーレス化を同時に実現できます。
tebiki現場教育の詳細は以下の資料で詳しく紹介しています。動画マニュアルにご興味がある方はぜひダウンロードしてみてください。
tebiki現場分析とは
tebiki現場分析は、製造現場で使用される帳票の作成・記録・承認・分析を簡単に行えるツールです。直感的に操作できるインターフェースになっているため、画面の案内に従って設定を進めるだけで、帳票の雛形を作成できます。
また、作成した帳票データはクラウドに保存されるため、どこからでも瞬時に確認でき、迅速に業務指示を出すことが可能です。tebiki現場分析を活用することで、以下の資料を電子化し、ペーパーレス化を実現することが可能です。
- 生産計画書
- 原材料/資材管理記録
- 作業管理記録
- 衛生管理記録
- 品質管理記録
デジタル化によって記録の生産性が向上し、リアルタイムでの情報共有が可能になるため、現場の問題解決や改善活動に役立ちます。
tebiki現場分析の詳細は以下の資料で詳しく紹介しています。帳票のデジタル化、ペーパーレス化にご興味がある方はぜひダウンロードしてみてください。
tebiki現場教育を活用してペーパーレス化するメリット
tebiki現場教育を活用してペーパーレス化するメリットは、以下の4つです。
マニュアルの作成スピードが早くなる
通常の動画編集ソフトでは専門的な知識が必要になり、編集に時間がかかることも少なくありません。しかし、tebiki現場教育には自動で字幕を生成する機能が搭載されているため、スマートフォンでOJTの様子を撮影するだけで動画マニュアルが完成します。字幕の修正や動画のカットも簡単に行えるため、現場の担当者もストレスなくマニュアル運用を行えます。
教育内容が標準化される
従来の紙ベースのマニュアルでは、担当者ごとに教え方や内容にバラツキが生まれてしまいます。しかし、動画マニュアルを導入することで、誰が教育担当者になっても同じ品質で教育することが可能です。これにより、新人教育や定期研修の効率が向上し、組織全体のスキルアップにつながります。
OJTにかかる工数が削減される
従来のOJTでは現場の担当者が直接指導を行うため、多くの時間と労力がかかります。しかし、動画マニュアルを活用すれば一度作成した動画を繰り返し使用できるため、現場の負担が軽減されます。実際にtebiki現場分析を導入した企業では、OJTの7割を動画マニュアルに置き換え、指導内容の統一や業務の標準化も達成しました。
より詳細な内容は以下の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
インタビュー記事：年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！
多言語に対応した教育が可能になる
紙ベースのマニュアルでは言語ごとにマニュアルを作成する必要があり、膨大な手間がかかります。しかし、tebiki現場教育には100ヶ国語以上に対応した自動翻訳機能が搭載されているため、手作業で翻訳する必要がありません。母国語の字幕が表示されることで外国人スタッフの理解度が向上し、教育効果が高まります。
tebiki現場分析を活用してペーパーレス化するメリット
tebiki現場分析を活用してペーパーレス化するメリットは、以下の4つです。
記録のミスが減る
紙での記録には、誤字脱字や読み間違いで誤った内容を記録してしまうリスクがあります。しかし、tebiki現場分析を活用すれば、スマートフォンやタブレットで直接データを入力できるため、記録ミスが大幅に減少します。また、入力されたデータはそのままクラウドに保存されるため、二重入力の必要がなくなり、効率的に正確なデータを管理することが可能です。
記録した数値をもとに分析できる
tebiki現場分析には、蓄積されたデータを可視化・分析する機能が搭載されています。専門知識がなくてもデータをグラフや表にまとめられるため、製造プロセスの改善や設備の異常予防に役立てることが可能です。
異常値に気づきやすくなる
記録項目ごとに設定された正常値から外れるデータは、自動的に強調表示し、異常値として検出します。さらに、承認者に対してアラートメールが送信されるため、どこにいても瞬時に現場の異常を把握できます。これにより、異常発生時に迅速に対応し、現場のトラブルを最小限に抑えることが可能です。
必要なデータをすぐに見つけられる
tebiki現場分析では、クラウド上に保存されたデータを簡単に検索できる機能があります。従来の紙帳票では必要な情報を探すのに時間がかかりますが、デジタル化されたデータは瞬時に検索して閲覧できます。また、過去の記録をすぐに参照できることで、現場の状況把握や問題解決を迅速に行えるため、現場のトラブルを未然に防ぐことが可能です。
tebikiならペーパーレス化が簡単に進められる理由
紹介した2つのツールには以下の特徴があるため、簡単にペーパーレス化を行えます。
直感的な操作で使える
tebikiはシンプルなデザインで、直感的に操作できるため、ITスキルに自信がない方でもすぐに使いこなせます。また、スマートフォンやタブレットでの記録・閲覧に最適化されているため、現場でマニュアルや帳票をすぐに確認できます。
サポートが充実していて特別なノウハウがいらない
tebikiは組織の現状に合わせた具体的なゴール設定から始まり、お客様のご希望に合わせて定期ミーティングでプロジェクトの進捗管理を行います。また、Web会議・メール・電話でご相談やトラブルに迅速に対応しているため、特別なITスキルがなくても挫折せずにペーパーレス化を進められます。
さらに、tebikiは半永久的なサポートを実施しているため、業務内容や組織体制などが変わっても、柔軟に対応することが可能です。
tebikiでペーパーレス化に成功した事例
tebikiで手順書のペーパーレス化に成功、従業員教育を効果的に行っている事例を3つ紹介します。
より幅広いケースの導入事例を知りたい方は、以下の資料をダウンロードしてご覧ください。
タマムラデリカ株式会社
▼動画マニュアルtebiki活用事例動画:タマムラデリカ株式会社▼
そばやうどんなどの開発製造を手掛けているタマムラデリカ株式会社では、従来の紙マニュアルでは細かい動きやニュアンスが正しく伝わらず、現場でマニュアルが活用されないという問題を抱えていました。そこで、教育体制を改善するためにtebikiを導入し、動画マニュアルを作成することに。
その結果、作業内容を視覚的に理解することで、新人や外国籍の社員が短時間で業務を習得できるようになりました。また、自動翻訳機能を使うことで、外国籍社員向けのマニュアルの作成時間を1時間から15分まで短縮することに成功しました。
タマムラデリカ株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
インタビュー記事：動画マニュアル作成時間が75%削減！教育体制を強化し、お客様に喜ばれる商品を提供したい
イセ食品株式会社
鶏卵の販売・製造を行うイセ食品株式会社では、外国籍の従業員が多いため、日本語で座学をしても内容を理解できないという問題を抱えていました。そこで、効率よく業務を覚えてもらうために自動翻訳機能を搭載したtebikiを導入し、3ヶ月で現場作業の動画マニュアルを200本以上作成。
その結果、外国籍の従業員にも重要な情報がしっかり伝わるようになり、従来3日間かかっていた研修を2日で完了するようになりました。さらに、tebikiで作成したデータはクラウド上に保存されるため、すぐに他の拠点でも閲覧できるようになり、工場間での作業の統一化も実現しました。
イセ食品株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
インタビュー記事：導入3ヶ月で動画200本作成。製造現場の作業標準化と多能工化を推進しています。
日世株式会社
ソフトクリームの総合メーカーである日世株式会社では、研修の負担が大きく、担当者によって教育内容にバラツキが生まれるという問題を抱えていました。そこで、教育の効率化と統一化を図るためにtebikiを導入し、機械の使い方やメンテナンス方法を動画マニュアル化することに。
その結果、教育内容のバラツキがなくなり、新人のスキルを効果的に伸ばせるようになりました。また、対面での説明を動画マニュアルに置き換えることで、教育の手間を1/10に削減することに成功しました。
日世株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
インタビュー記事：新人研修の手間が1/10に！自動字幕翻訳で、外国⼈スタッフの理解度テスト正答率が100%になりました。
まとめ
この記事では、食品工場でペーパーレス化が進まない5つの理由やその解決策について解説しました。ペーパーレス化を進めることで、印刷や配布のコストが削減され、保管や管理も楽になります。また、電子化することで欲しい資料がすぐに見つかり、更新も簡単に行えます。今後はペーパーレス化がさらに普及していくため、競合他社に遅れを取らないように早めに着手しましょう。
効率よくペーパーレス化を進めたい方は、tebikiを活用するのがおすすめです。「tebiki現場教育」を活用することで、作業指示書や教育マニュアルを電子化して、教育効果を高められます。また、「tebiki現場分析」を活用すると、生産計画書や作業管理記録などの現場で使う帳票を簡単に電子化できます。どちらのツールも導入から運用までを徹底的にサポートしているため、ITの知見がない方でも挫折する心配がありません。
「tebiki」の資料は、以下からそれぞれダウンロードできます。ペーパーレス化を進めたい方は、詳細をチェックしてみてください。
