改善活動の進め方や手順は？業界別ネタや8原則も解説！
かんたん動画マニュアル作成ツール「tebiki」とかんたんデジタル現場帳票「tebiki現場分析」を展開する現場改善ラボ編集部です。
この記事を読み始めた方は「改善活動って何？具体的にどうやって始めればいいの？」という疑問を持っていることでしょう。
そこでこの記事では、改善活動の効果的な手法や成功事例を紹介し、改善活動を導入した企業がどのようにして成果を上げたのかを具体的に解説します。改善活動の実施に興味のある方、あるいはすでに改善活動を導入しているものの成果が思うように出ていない方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
改善活動とは？語源や「カイゼン」との違い
改善活動は今やサービス業やIT業界など様々な分野に応用されています。さらにカタカナのカイゼン（Kaizen）という言葉は、欧米諸国でも浸透しています。ここではその改善活動について以下の3点を解説します。
- 改善活動とは
- 「改善活動」の由来
- カタカナ表記の「カイゼン」との違い
改善活動とは
改善活動は日々の業務やプロセスをより良くするための取り組みを指します。現場にある課題や無駄を洗い出し、それを改善するための具体的な施策を計画、実施、評価、そして再び改善を繰り返すプロセスが含まれます。
特に製造業では、工程や作業の効率を上げることで、大幅なコスト削減や品質向上を目指す重要な手法として知られています。
「改善活動」の由来
「改善」という言葉は、日本の伝統的な経営思想から生まれたものです。「改める」と「善しとする」という二つの言葉が組み合わさり、元々は製造業を中心に広がりました。
高度経済成長で日本企業は経済再建のために品質管理や効率改善に力を入れ、改善活動の基盤となりました。特にトヨタ自動車が取り入れた「トヨタ生産方式」が、改善活動の具体的なモデルとして多くの企業に影響を与えました。
現場改善ラボでは、トヨタ生産方式から考える「現場改善」を無料動画で解説中。
ぜひ以下から、新しい改善の視点をゲットしてみてください。
カタカナ表記の「カイゼン」との違い
「改善」と「カイゼン」には明確な違いがあります。改善は「悪いものを良くする」という意味を持ち、目の前の問題を解決するための一時的な対策として使われることが多いです。
一方で「カイゼン」は「現状に満足せず、さらに良いものにする」ことを意味します。現状に大きな問題がない場合でも、より効率的で質の高い状態を追求し続けるという哲学です。単なる問題解決ではなく、組織全体が常に進化し続けるための継続的な取り組みを指します。
| 改善 | 悪いものを良くする |
| カイゼン | 現状に満足せず、さらに良いものにする |
現場改善ラボでは「カイゼン」についても具体的に解説している記事を用意してありますので、ぜひチェックしてみてください。
関連記事：カイゼン思考の土台づくり『カイゼンってなぜ必要？』
おまけ：改善提案活動とは
改善提案活動とは現場の従業員が自発的に業務改善のアイデアを提案し、実施する取り組みです。従業員の積極的な参加を促し、現場の視点から問題を解決するため、現実的で効果的な改善が可能になります。
特に製造現場では、作業の効率化や安全性向上に役立つアイデアが多数提案され、組織全体の改善につながります。
おまけ：改善活動の言い換え
改善活動は他にも「業務改善」や「プロセス改善」と言い換えることが可能です。言い換えの表現は、特定の業務やプロセスを対象に、効率化や品質向上を目指して行われる活動を示します。
また「持続的改善（Continuous Improvement）」という言葉も使われ、常に改善を追求し続ける姿勢を表しています。これは、短期的な成果に留まらず、長期的に組織全体の成長を促進する取り組みです。
関連記事：業務改善とは？必要なアイデアや進め方、成功事例を解説！
改善活動の目的、なぜ実施する必要があるのか
改善活動の目的は、企業が抱える多様な課題を解決し、業務効率や生産性を向上させることです。また従業員の働き方を見直すことで、より健全なワークライフバランスの実現にもつながります。以下に、具体的な改善活動の目的と理由を解説します。
生産効率を向上させるため
改善活動の最大の目的の一つは生産効率を向上させることです。生産性の低い業務や無駄な手順を見つけ出し、それを改善することで、少ないリソースでより多くの成果を上げることが可能です。例えば、手動で行っていたプロセスを自動化することで、作業時間の短縮やミスの減少を図れます。
多くの企業が取り組む「5S活動」や「標準化」も、効率向上のための典型的な手法です。こうした改善により、コスト削減や品質向上が実現し、企業の競争力が高まります。
人手不足に対応するため
人口減少に伴い、多くの産業で人手不足が深刻な課題となっています。特に日本では、厚生労働省のデータによると、2065年には総人口が9,000万人を下回り、生産年齢人口の割合も減少するとされています。
そのため企業は限られた労働力で業務を効率化し、生産性を高める必要があります。改善活動を通じて、自動化や作業の簡略化を進めることで、少人数でも十分な成果を上げることが可能です。また改善を進めることで、少ないリソースで持続的に業務を回す体制を整えられます。
サービス品質を向上させるため
改善活動を行う目的の1つはサービス品質の向上です。限られたリソースでの運営が求められる中、業務の効率化やプロセス改善によって、同じリソースでより高い成果を得られ、サービス品質向上が期待できます。品質の改善が進めば、顧客のロイヤリティが向上し、結果としてリピーターの増加や新規顧客の獲得にもつながるでしょう。
従業員のワークワイフバランスを向上させるため
従業員のワークライフバランスを向上させることも目的の1つです。ムダな業務を削減し、業務効率を上げることで、労働時間を短縮しつつも生産性を維持できます。
例えば、デンマークでは短時間労働ながら高い生産性を実現し、従業員の幸福度が高いことが知られています。このように、仕事と生活のバランスが取れた環境は、従業員のモチベーションを高め、結果的に生産性の向上にも寄与します。
特に日本では長時間労働が問題視されているため、改善活動によって労働環境を整え、従業員の健康や幸福度を高めることが企業の成長につながると言えるでしょう。
改善活動の進め方、手順
改善活動を効果的に進めるためには、明確な進め方と手順が必要です。ここでは改善活動の進め方と手順について以下の4ステップで解説します。
課題を洗い出す
改善活動の最初のステップは課題の洗い出しです。現場で何が問題かを明確に把握することが重要です。課題を洗い出す方法として、従業員からのフィードバックや定期的なミーティング、アンケート調査が有効です。
また日常の業務フローを可視化し、作業の遅延や無駄な手順を特定することで、具体的な課題を明確にすることが可能です。問題の大小にかかわらず、すべての課題をリストアップすることも有効です。理由は、現場で見落とされがちな問題も浮き彫りにするためです。
たとえ小さな問題であっても、それが連鎖して大きなトラブルを引き起こすことがあります。そのため、課題を包括的に把握することが、後の効率的な改善につながります。
さらに日々のトラブルやミスも記録しておくことで、改善活動の材料を絶えず蓄積していくことが可能です。
課題に優先度を付け、着手すべきものを決める
課題をリストアップした後は、それぞれに優先度をつけます。その際、改善によって得られる利益の大きさを考慮し、利益の大きい順に取り組むことが重要です。
例えば、時間の削減やコスト削減、品質の向上といった具体的な利益を定量化し、数値で評価します。ROI（投資利益率）や業務効率の向上率など、数値的な根拠に基づいて課題を評価することで、どの問題に最初に取り組むべきかが明確になります。
こうしたデータに基づく判断は、経営層の理解と支援を得る際にも有効です。優先順位が決まったら、現場で取り組むべき課題を具体的に選定します。
課題の”解決”の定義を決める
課題に着手する前に何をもって「解決」とするかを明確に定義する必要があります。そのためには、KGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）とKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）を設定します。
KGIは最終的な目標であり、例えば「不良率を1%以下に抑える」といった数値目標です。一方でKPIはその過程を示す指標で、例えば「不良品発生率を週ごとに5%削減する」といった進捗管理の指標です。
こういった指標を設けることで、解決に向けた具体的なゴールを明確にし、途中経過をモニタリングすることが可能になります。明確な指標設定が、改善活動の効果を測定する基準となります。
課題の解決に向けた計画を策定する
課題の解決に向けて具体的な計画を策定します。計画には、誰が何を担当し、いつまでにどのような成果を上げるのかを詳細に記載することが必要です。担当者を明確にすることで責任の所在をはっきりさせ、期限を設けることでスケジュールの進捗管理が容易になります。
また計画には定期的なレビューのタイミングを組み込み、進捗状況に応じて計画を修正する柔軟性も持たせましょう。計画の段階で、改善策のリソース（時間、予算、人員）を確保し、最終目標に向けた確実なプロセスを作り上げることが求められます。
改善活動を考える上での基本、「改善の8原則」とは
改善活動を効果的に進めるためには、作業や業務を見直すための基本的な指針が必要です。
標準化
標準化とは作業手順やプロセスを統一し、誰が行っても同じ成果を出せるようにすることです。業務が特定の個人に依存することを防ぎ、全員が同じ方法で作業することで、品質の安定化を図ります。結果として、作業のミスが減り、生産性の向上が期待できます。標準化された作業フローを維持することで、業務効率が向上し、組織全体のパフォーマンスが底上げされます。
標準化が注目されている理由やメリット、推進方法などについてを詳しくまとめた資料をご用意しております。無料でダウンロードできるので、以下の画像をクリックして詳細をご覧ください。
廃止
廃止は無駄な業務やプロセスを削除することを意味します。やめられる作業を見つけ、それが本当に必要かを見直すことで、不要な手順を取り除きます。結果として、時間やコストの節約ができ、リソースを他の重要な業務に振り向けることが可能です。廃止することで、非効率な作業を減らし、全体の業務フローをスリム化できます。
削減
削減は業務の量や頻度を減らすことで効率化を図る手法です。例えば帳票の枚数を減らしたり、報告書の作成頻度を下げたりすることで、作業にかかる時間やコストを削減できます。削減は業務の負担を軽減し、無駄を省くことにより、より重要な業務に注力できる環境を整えます。
容易化
容易化とは複雑な業務や作業を簡単にすることです。作業の流れをシンプルにし、手順を減らすことで、業務を迅速に進められるようになります。例えば資料やデータを整理し、必要な情報をすぐに取り出せるようにすることで、作業の時間を短縮し、効率を上げることが可能です。
計画化
計画化は業務を事前にしっかりと計画し、効率的に進めることを指します。作業を計画的に進行させることで、無駄な動きを減らし、作業時間を短縮することが可能です。また各タスクに必要なリソースを事前に割り当てることで、全体の進行がスムーズに進み、期日を守ることが可能です。
同期化
同期化とは複数の業務やプロセスを同時に進め、無駄な待ち時間や手持ち時間を減らすことを指します。例えば、関連する作業を並行して進めることで、各プロセスがスムーズに流れ、効率的に業務を完了させることが可能です。結果として、納期遅れや作業の停滞を防ぎ、全体の業務効率が向上します。
分散
分担は作業や責任を適切に分けることで、効率を上げることを意味します。負担が偏らないように作業を平準化し、チーム全体で仕事を分担することで、各自のスキルや経験を最大限に活用できます。分担を見直すことで、特定の作業が一部の人に集中することを防ぎ、全体的な作業効率を向上させられます。
機械化・機械化
機械化や自動化は手作業を機械やデジタルツールに置き換えることで、業務効率を大幅に向上させる方法です。例えば手書きの書類作成をデジタル化したり、単純な計算業務をプログラムで自動化することで、作業時間を削減し、人的ミスも減少させます。自動化を進めることで、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。
【業界別】改善活動のネタを具体例で解説
改善活動はさまざまな業界で重要な取り組みです。ここでは、各業界の具体的な改善ネタを取り上げ、どのようにして業務効率化や品質向上ができるかを解説します。
製造業の改善活動ネタ
製造業では、業務効率化と品質向上が重要です。ここでは、製造業における改善活動のネタを紹介します。
現場帳票のペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙媒体を電子化し、データとして活用・保存することです。製造現場で使用する帳票をペーパーレス化することで、効率的な業務運営が可能になります。紙の帳票をデジタル化し、データをリアルタイムで共有することで、情報の更新が迅速化され、ミスを減らすことが可能です。
とある企業では、帳票のデジタル化を進めた結果、1日2時間かかっていた集計作業がわずか1分に短縮されました。このようにペーパーレス化は、時間の大幅な短縮や作業効率の向上に寄与します。
関連記事：帳票の電子化で2時間/日の集計作業が約1分に。スチール製家具製造の共栄工業のデジタル改革
現場改善ラボでは、製造現場でよく使われている帳票を例にとり、紙の帳票を使い続けることによる課題や帳票をデジタル化するメリットについて解説している動画を視聴可能です。ぜひこの機会に申し込んでみてください。
動画マニュアルを活用した教育の効率化
動画マニュアルとは業務内容や操作手順、商品の使い方などを動画で解説したマニュアルのことです。従来の紙や口頭による教育と比べ、視覚的に理解しやすいため、新人や未経験者でも早く作業を習得できます。
簡単にマニュアルを作成でき、教育のバラツキを解消しつつ、効果的な人材育成を実現できます。製造現場における教育の効率化は、スキルの標準化と作業ミスの削減に直結します。
関連記事：OJTや手順書作成工数を大幅に削減！熟練者の暗黙知も動画で形式知化
製造現場における教育の課題や標準化には動画マニュアルが有効であることを解説した資料をダウンロード可能です。ぜひこの機会にチェックしてみてください。
建設業の改善活動ネタ
建設業では、安全対策や業務効率化が改善の焦点といえるでしょう。現場では、ミスや事故が起こらないように管理する必要があります。
例えば建設現場での落下事故を防ぐために、人感センサーを活用した音声による警告システムを導入することが有効です。危険を察知して即座に対応できるため、事故防止につながります。
物流業の改善活動ネタ
物流業界ではミス防止や効率的な在庫管理が重要です。例えば、ピッキング作業におけるバーコード管理の導入が効果的です。
バーコードを用いることで、商品の誤出荷を防ぎ、作業の正確性を向上させることが可能です。また、三次元的に倉庫内の空間を有効活用することで、保管スペースを最大限に活かし、コストを削減できます。
飲食業の改善ネタ
飲食業では食材管理や業務フローの効率化が課題となります。例えば飲食店では、在庫管理システムの導入により、食材のロスを最小限に抑えることが可能です。さらに調理工程を見直し、スタッフ間の役割分担を最適化することで、調理時間の短縮や顧客への提供スピードを改善することが可能です。
サービス業の改善ネタ
サービス業では、顧客満足度の向上が求められます。例えば、受付業務のデジタル化を進めることで、予約管理や顧客対応を効率化できます。オンライン予約システムの導入により、スタッフの作業負担を減らし、顧客へのスムーズな対応が可能になります。また、顧客からのフィードバックを分析することで、サービス内容を見直し、さらなる改善を図ることが可能です。
小売業の改善活動ネタ
小売業では、在庫管理や販売業務の効率化が重要です。例えばPOSシステムを活用することで、売上データをリアルタイムに分析し、適切な在庫補充を行うことが可能です。
また顧客の購買履歴を基に、個別のプロモーションを実施することで、リピーターの増加につながります。
改善活動を進める上でのポイント
ここでは、改善活動を円滑に進め、効果を最大化するための以下の3つのポイントを解説します。
- 必ず目的から逆算する
- 役職や職歴に関係なくフラットに意見する
- 見込まれる改善効果をできるだけ定量的に算出する
必ず目的から逆算する
改善活動を始める際には必ず目的から逆算することが有効です。目的が不明確なまま改善活動を進めてしまうと、活動の方向性が定まらず、成果も見えにくくなります。改善活動の目的を明確にすることで、具体的な課題解決に向けた計画を立て、効果的に成果を出すことが可能になります。
役職や職歴に関係なくフラットに意見する
改善活動では役職や職歴に関係なく全員がフラットに意見を出すことが大切です。良いアイデアは誰からでも出てくる可能性があるため、現場の声を大切にし、改善案を幅広く集めることが有効です。社員全員が自由に意見を出せる環境を整えることで、改善の質が高まり、組織全体で効率的な活動を行えます。
見込まれる改善効果をできるだけ定量的に算出する
改善活動を進める際には見込まれる改善効果をできるだけ定量的に算出し、正しい優先度をつけることが有効です。改善効果を定量化しないまま進めてしまうと、効果の薄い改善にリソースを割くことになり、全体の効率が低下してしまいます。効果を数値化することで、どの活動に重点を置くべきかを正確に判断でき、改善活動の成果を最大化できます。
改善活動で現場改善を実現しよう【まとめ】
改善活動とは、日々の業務や作業の改善を目的とし、無駄を排除して効率化を図ることです。
人手不足が深刻化している現代ですから、改善活動を通じた業務効率化はますます必要性が高まっていることでしょう。
改善活動の方法は様々で、今回の記事でご紹介した方法以外にももっとたくさん存在しますが、現場改善ラボでは製造業の方に向けて、「現場帳票のペーパーレス化」と「動画マニュアルによる教育の効率化」をおすすめしています。
それぞれの改善活動に関する詳しい内容は、資料で詳しくまとめています。ご興味のある方は、ぜひ以下をクリックして資料をご覧ください。
