【テンプレ付】伝わる作業報告書の書き方は？電子化するメリット、例文も解説
かんたんデジタル現場帳票「tebiki現場分析」を展開する、現場改善ラボ編集部です。
作業報告書とは、社内外に対して作業内容や進捗の共有を行う文書です。共有が目的の1つであるため、作業報告書を書くときには「伝わりやすさ」を意識することが必要です。
そこで本記事では、作業報告書の意味や目的／メリットを整理したうえで、よく使われる項目や例文、書き方のポイントを解説します。
また、伝わりやすさを意識すると生じる「作成／運用の手間」を、電子化によって効率化するメリットやツールもご紹介します。
目次
すぐ使える！作業報告書のテンプレート【社内用／社外用】
作業報告書は社内や社外に向けて、行った作業の概要や進捗、今後の予定などを共有する文書です。決まった形式はありませんが、報告すべき内容は項目として追加し、記載する文章は端的に分かりやすくすることが望ましいでしょう。
現場改善ラボでは、作業報告書に使用されることが多い項目をベースに、Excelのテンプレートを社内用と社外用それぞれご用意しています。以下のフォームからダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
作業報告書とは？活用する目的やメリット
作業報告書とは、日々の業務進行やプロジェクト管理に使われる文書のことです。
作業報告書は、指定された業務やプロジェクトの遂行状況や、「誰が」「何を」「どのように」行い、「どのような結果を得たか」を明確に伝えるために用いられます。本章では、作業報告書を活用する目的やメリット、使用されている業界などの基礎知識を整理します。
作業報告書とは【目的や使用する業界／シーン】
作業報告書は業務管理や報告だけが目的ではなく、今後の業務改善に役立てるためのデータとしても活用できます。
報告書の内容を踏まえ、なぜ今回はこのような結果になったのか？という点で振り返りを行い、今後の改善策を検討する材料としても活用シーンがあります。報告書に記載された内容をもとに、過去のプロジェクトで成功した点や改善が必要だった点を明確に把握できます。
作業報告書は主に、社内外へ施策の説明が発生するすべての業界で使用されています。
とくに製造業では、製造日報や作業日報といった呼び方もされます。製造業では多くの生産工程が複雑に絡み合っており、1つひとつの作業が製品品質に直接的な影響を与えるため、遂行状況を明確に記載することが重要です。
製造現場では、作業報告書をはじめとする「現場帳票」を通じて、業務状況の可視化を図っています。
関連記事：【製造業】帳票の種類は？管理の手間を省くペーパーレス化や電子化を実現するツールを紹介
作業報告書を活用するメリット
作業報告書を活用することで、以下のようなメリットを受けることができます。
- 作業内容を社内外の関係者に共有できる
- 今後の予定管理に活用できる
- 業務改善に役立てることができる
作業担当者に直接確認しなくても、おおよその全体像を把握することができ、その後の業務スケジュール管理や業務改善に役立てることができます。
作業内容を社内外の関係者に共有できる
作業報告書の最大のメリットの1つは、作業内容を社内外の関係者と共有できる点です。
作業内容の共有はプロジェクトの透明性を高め、関係者間における作業理解が深まることが期待できます。プロジェクトが完了するまで、多くの部門や工程が存在します。部門単位で報告書を作成し共有することで、各工程で「誰が」「どんな作業を行い」「状況はどうなっているか」などが可視化されます。
取り組んだ作業内容を直接ゼロから伝えようとすると、報告者と管理者双方が時間を割かれることになります。作業報告書を活用することで、直接やり取りしなくてもプロジェクト全体の状況を整理でき、効率的な情報共有ができます。
また、外部の顧客やクライアントに対する透明性の確保も、作業報告書の重要な機能です。顧客に対してプロジェクトの進捗状況を定期的に報告することで、信頼関係を築いていきます。
今後の予定管理が行える
作業報告書によって各作業の完成度や未完了タスクが明確になり、次の作業や必要なリソースを計画的に準備できます。そのため作業報告書のもう1つのメリットは、作業の進捗状況の明確化と予定管理の容易さといえるでしょう。
プロジェクトでは、1つの遅延が全体のスケジュールに影響を及ぼす可能性があります。作業報告書で各工程の進捗状況を正確に把握し、早急に問題を解決するための対策を立てることが可能になります。そのため、製造業では、工程管理を行うための情報源としても活用されます。
業務改善に役立てることができる
作業報告書には、良い結果に終わった取り組み／悪い結果に終わった取り組みなどの情報も記載される場合があります。
良い結果／悪い結果を単に報告するだけではなく、「なぜ上手くいったのか？」「なぜ悪かったのか？」を振り返る材料に活用できます。上手くいった内容を他の取り組みに横展開したり、悪かった原因を突き止めて再発防止策を講じるなど、業務改善に役立てることができます。
関連記事：再発防止策の具体例4選！ミスが起こる理由から効果的な対策の立て方まで解説
ここまで、作業報告書の目的やメリットなど基礎知識を解説しました。ご紹介したような目的を実現し、メリットを実感するためには、報告書の書き方にも一定の工夫やポイントが求められます。次章以降では、作業報告書でよく使用される項目や例文、書き方をご紹介するのでこのままご覧ください。
作業報告書でよく使用される9項目
作業報告書で使用されることが多い項目は以下の9個です。
| 項目 | 記載内容や盛り込むべき理由 |
|---|---|
| 宛先 | 誰向けの文書なのか提示するために、報告先の窓口担当者名を記載する。 |
| 部署名 | 宛先が個人ではない場合、部署名を記載して報告書の対象を明確にする。 |
| 作業者氏名 | 作業者が誰か記載し、責任の所在や窓口を明確にして作業の透明性を高める。 |
| 作業日時 | 業務の進行状況と時間管理のために記載する。 リードタイム／タクトタイム／サイクルタイムなど、作業時間を記載するケースも。 |
| 件名 | 作業報告書の内容／テーマを端的に伝える。 |
| 作業内容 | 実行した作業内容を記載し、承認者に「何を行ったのか」を伝える。 |
| 図面や写真 | 写真や図など、視覚的な補足情報があると伝えやすい場合に記載する。 |
| 作業進捗 | プロジェクト進行度を可視化し、スケジュール管理に活用する。 |
| 次回着手予定の作業内容 | 次の作業内容を示し、承認者に今後の流れを伝える。 作業内容や作業進捗の報告によっては、承認者は事前に作業内容の変更も指示ができる。 |
| 備考 | ほかの項目に含まれない内容であるが、共有すべき重要な情報を記載する。 |
基本的にはこの9個が作業報告書に必要な項目ですが、報告する内容やプロジェクトによって、必要な項目／不要な項目は変わってきます。たとえば、製造業で使用される作業報告書の1種、製造日報の場合は1日の生産数や不良数、不良内容などを記載する項目も必要です。
現場改善ラボで公開している作業報告書のExcelテンプレートには、これらの項目を使用しています。ダウンロードしてすぐお使いいただけるフォーマットになっていますので、ぜひ以下のリンクをクリックしてご活用ください。
次章では、作業報告書の例文を社内向け／社外向けに分けてご紹介します。
＞＞「すぐ使える！作業報告書のテンプレート【社内用／社外用】」の章に移動してDLする
作業報告書の例文【社内向け／社外向け】
作業報告書は対象とする読み手によって、表現や粒度など書き方を変える必要があります。
例として、社内のチームメンバーや経営層に向けた報告と取引先や外部関係者に向けた報告では、情報の提供方法や詳細度が異なります。ここからは、社内向けに報告するケースと社外向けに報告するケースに分けて作業報告書の例文をご紹介します。
【社内向け】作業報告書の例文
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 宛先 | 製造部門 管理者 |
| 部署名 | 品質保証部 |
| 作業者氏名 | 佐藤 次郎 |
| 作業日時 | 20XX年X月XX日 |
| 件名 | 新製品Xの品質検査結果報告 |
| 作業内容 | 20XX年X月XX日、新製品αの品質検査を実施しました。検査は、製品の寸法精度と機能性の2点に焦点を当て、計10回のテストを行いました。 その結果、9回は基準値内でしたが、1回目のテストで寸法に誤差を確認しました。 |
| 作業進捗 | 寸法誤差の原因を特定するための追加調査を行い、設計図の不正確さが原因であることを突き止めました。修正案を作成中です。 |
| 次回着手予定の作業内容 | 20XX年X月XX日までに修正案を完成させ、再度品質検査を実施する予定です。 |
| 備考 | 詳細な検査データと設計図の修正案は、別途メールで送信します。 |
【社外向け】作業報告書の例文
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 宛先 | 株式会社Y 担当者 様 |
| 部署名 | 品質保証部 |
| 作業者氏名 | 佐藤 次郎 |
| 作業日時 | 20XX年X月XX日 |
| 件名 | 新製品Xの品質検査報告と今後の対応について |
| あいさつ文 | 拝啓、春の候、貴社におかれましては益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。 さて、先日お届けしました新製品βに関しまして、社内で実施した品質検査の結果を報告いたします。 |
| 作業内容 | 当社では、新製品βに対して厳密な品質検査を実施しております。今回の検査では、主に製品の寸法精度と機能性に注目し、検査を行いました。 その結果、全体としては基準値を満たしておりますが、一部寸法誤差を確認いたしました。 |
| 作業進捗 | 現在、当該製品の設計図を見直し、寸法誤差の原因を究明しております。原因が明確になり次第、改善策を講じ、再検査を実施する予定です。 |
| 今後の対応 | 貴社への納品は、品質基準を満たした製品のみをお届けする方針ですので、改善策の実施と再検査の結果を踏まえ、納品日程については改めてご連絡申し上げます。 貴社にはご迷惑をおかけしますが、品質の確保には万全を期しておりますので、ご理解賜りますようお願い申し上げます。 今後とも変わらぬご支援とご協力を賜りますようお願い申し上げます。 |
ご覧いただいたように、社内向けと社外向けで表現が異なることは勿論、報告する内容の粒度にも違いがあることがお分かりいただけるのではないでしょうか。作業報告書で情報を正しく届けるためには、相手に合わせて書き方を工夫することが必要です。
次章では、「読み手が情報を正しく理解できる」作業報告書の書き方やポイントをご紹介します。
伝わる作業報告書の書き方は？記入時に押さえたい5つのポイント
作業報告書の記入を進めるとき、空白部分を埋めるという意識になりやすく、「見た人がわかりやすか」という視点が抜け落ちてしまう場面が少なからずあります。
そのような書き方では本来の目的で活用しにくくなるため、作業報告書の有効性を最大限に引き出すために以下の4つのポイントを押さえて書くことが大切です。
5W1Hを意識しつつ「Why」を深掘りする
5W1Hは、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の頭文字です。5W1Hを意識することで、読み手に対して端的に必要な情報を伝えることができます。
製造現場の組付け作業でミスが起きた場面を例に、作業報告書で伝える内容を5W1Hで整理すると以下のような例文になります。
- いつ（When）：2024年9月10日午前10時30分
- どこで（Where）：自動車部品製造工場の組立ラインA
- 誰が（Who）：入社2年目の組立作業員 田中太郎
- 何を（What）：エンジン部品の取り付け作業中に、重要なボルトの締め忘れ
- なぜ（Why）：作業手順の確認不足と、前日の残業による疲労
- どのように（How）：作業チェックリストを見落とし、目視確認も怠った
報告時、とくに重要な内容は「なぜ（Why）」の部分です。
今回のようにトラブルが発生したときには、報告書の内容を基に対策を検討することになります。対策を講じる際に、WhatやHowに該当する部分に焦点を当ててしまうと、締め忘れや目視確認の怠りに対する対策で根本的な対策となりません。
「なぜ」の部分を深掘りすることで、作業報告書として漏れのない業務改善に役立てることができる文書になります。なぜを深掘りするときには「なぜなぜ分析」を活用すると効果的です。
関連記事：【専門家解説】なぜなぜ分析の進め方とコツ！事例やテンプレート、例題を紹介
専門用語やビジネス用語は控える
作業報告書はさまざまな人／部門が見る文書のため、専門用語や社内／部門内で多用しているビジネス用語を使用すると、内容が伝わりにくくなります。
そのため「分かりやすい平易な言葉／表現」を使用して記載することを心がけましょう。専門用語を使用する場合は、その意味も簡潔に説明すると伝わりやすい文章になります。報告する作業やプロジェクトに関係する、すべての人が正確に理解できるという点を意識しながら記載します。
内容に誤りがないか見直しをする
作業報告書は人の手で作成を進めるため、ヒューマンエラーのような人的ミスが起こる可能性があります。
記入ミスと捉えると軽微な問題に感じますが、作業報告書の情報をもとに管理者が次のアクションなどを検討するときに「誤った情報」で判断することになります。1つの小さな誤りが誤った判断を招き、重大な結果をもたらす可能性があるため、誤りがないか見直すことは大切です。
作業報告書を電子化すると、基準値が設定されている項目では基準外の値が記入されたときに、アラートを出せるため記入ミスを防ぐ仕組み化が可能です。
図面や写真を取り入れる
設備の故障など、技術的な詳細を報告する際には、図面や写真を用いることが効果的です。
視覚的な情報を文章のみで伝えることには限界があります。図面や写真も添付することで、文章だけで説明するよりも迅速かつ正確に状況を伝えられます。たとえば機械の故障部分を修理する際、写真を用いてその部分を示すことで修理技術者が迅速に問題を把握し、適切な対応を取ることが可能になります。
一方で、作業報告書を手書きやWord／Excelで作成している場合、スマートフォン等で撮影した写真のデータ取り込みや印刷の工数が発生し、報告書の作成にムダな時間が生じてしまいます。作業報告書のような現場帳票の電子化ツールを活用することで、デバイス上で写真の撮影から報告書作成までスムーズに進められます。
手書きの場合はクセ字に気を付ける
製造業などでは、作業報告書のような現場帳票は紙に印刷し手書きで記入することが多いです。
手書きの場合、記入者のクセ字によって内容が判読しにくくなり、管理者や承認者が再度確認する工数が発生します。また、社外向けにWordやExcelへ転記する負担も発生します。転記作業は、前述のような記入ミスを生じさせる恐れがあるため、ミスを防ぐためにも判読しやすいように気を付ける必要があります。
一方で、作業報告書を電子化すれば、このような工数やミスはゼロにすることができます。
ここまでご紹介したように、作業報告書で「読み手に正しい情報」を伝えるためには、ご紹介したポイントを押さえた書き方が必要ですが、同時に作成工数が増えやすくなります。
そこで、効率的に作成／運用できる手段として電子化が挙げられます。次章以降では、作業報告書を電子化するメリットやツール、実際の事例などをご紹介します。
作業報告書は「電子化」すると作成／運用の手間が減る
読み手に正しい情報が伝わる作業報告書にするためには、一定の作成／運用工数が生じます。
そこで、従来のWordやExcel、手書きではなく「電子化に特化したツール」を活用することで作成者や管理者の負担を軽減しながら運用することができます。ここからは、作業報告書を電子化するメリットを解説します。
WordやExcelへの転記が不要になる
製造業のように手書きが主流の現場では、WordやExcelへの転記作業が不要になります。前述でご紹介したように、転記作業はヒューマンエラーを誘発しやすいため、作業ミスを未然防止することにもつながります。
私たちが支援する製造現場でも、作業報告書にあたる製造日報を電子化したことで、管理者の集計／転記作業が1日2時間から約1分まで短縮した事例もあります。
インタビュー記事：1日2時間の集計作業が約1分に。スチール製家具製造の共栄工業のデジタル改革
デジタル上で保管できる
作業報告書を電子化することで、物理的な保管スペースを削減することが可能です。
製造業の場合、ISO9001のような規格やトレーサビリティの観点から、数年単位で作業報告書のような現場帳票を保管しています。日々発生する文書を数年分保管するには膨大なスペースが必要で、職場におけるムダの1つになります。
電子化することで、文書データはデジタル上に保管され、物理的なスペースを削減することができます。また、デジタル上に保管することで、文書の「検索性」を高めることが可能です。
物理的に保管している場合、特定の日付に該当する作業報告書を探すときには、数年分の在庫から探し出す手間が生じます。電子化してデジタル上で保管できることで、このような手間も省くことができます。
管理者はいつでもどこでも報告書の確認や承認ができる
作業報告書では、管理者による承認を行うケースがあります。
製造業のように、作業報告書のような承認が必要な文書が膨大に存在する場合、管理者の確認や承認工数で大きな負担が生じます。確認時に記入ミスなど、作成者に再確認を要するものが生じた場合、更に確認工数が増えます。
作業報告書を電子化することで、管理者は場所や時間に囚われず確認や承認を行うことが可能です。従来、事務所でなければできなかった作業は、電子化ツールを介して別拠点にいるタイミングや移動中などに取り組むことができます。
写真付き報告書をかんたんに作れる
読み手に分かりやすく伝えるには、場合によって作業現場の状況など写真があるといいケースがあります。
従来の作成手順では、「スマートフォン等で撮影⇒撮影した写真データの取り込み／印刷⇒添付」の工数が発生しますが、電子化ツールを活用することで「スマートフォン等で撮影⇒電子化ツール上で文書に添付」といったように、流れ作業で手間なく作成することができます。
本記事をご覧の方のうち製造業に携われている方には、作業報告書をはじめとする現場帳票をデジタル化（電子化）するメリットや方法について、より詳しく解説しているガイドブックをご用意しています。以下のバナーをクリックするとご覧いただけるので、ぜひご活用くださいませ。
次章では、作業報告書のような現場帳票をかんたんに電子化できるツールとして「tebiki現場分析」の機能や活用事例をご紹介します。
作業報告書を電子化してラクに作成／運用できるのは「tebiki現場分析」
かんたんデジタル現場帳票「tebiki現場分析」は、製造現場で使用される作業報告書をかんたんに電子化して運用することができるツールです。
本章では、tebiki現場分析で現場帳票をかんたんに作成／運用できる機能や、実際の活用事例を詳しくご紹介します。
tebiki現場分析の主な機能
tebiki現場分析で作業報告書を電子化するにあたり、作成や運用をラクにできる主な機能は3つあります。
- 「紙からExcelへの転記」が要らなくなる
- スマートフォンやタブレットでも簡単に記録／操作できる
- 現場の異常などの報告をリアルタイムで受け取れる
「紙からExcelへの転記」が要らなくなる
tebiki現場分析は記録から承認、分析までをツール上ですべて行うことができます。
従来の運用では、紙ベースの現場帳票で記録を行い、管理者による承認、Excelへ転記して集計、複雑な関数やマクロでデータ分析という工数が発生します。本来、データ分析を行い業務改善につなげることが現場帳票の目的である一方、記録や承認、転記で相当な手間が発生し、分析まで着手できていないという声をよく頂きます。
tebiki現場帳票なら、スマートフォンやタブレットといった現場の端末上で記録された情報を、リアルタイムで管理者が確認／承認できる状態になります。また自動計算に加え、管理図やパレート図などグラフ機能があるため、確認段階で現場データを瞬時に可視化して分析を行うことが可能です。
スマートフォンやタブレットでも簡単に記録／操作できる
tebiki現場分析はパソコンによる操作はもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからでもかんたんに帳票の記録や操作を行うことが可能です。デジタル上に記録を行うため、従来の紙で起きていた「クセ字による判読しにくさ」が解消できます。
記録では自由記述だけでなく、選択式など任意の帳票設計を行うことが可能です。選択式による記録になることで、製造現場の記録負担を助けることにつながります。
また、従来の紙では難しい写真などの画像の記録も行うことができます。
tebiki現場分析では、デバイスで撮影した写真をそのまま帳票にアップロードすることが可能です。詳細な現場の情報を集めるという意味でも、写真などの補足情報があることで早期に情報把握することができます。
現場の異常などの報告をリアルタイムで受け取れる
tebiki現場分析では、記録項目ごとに正常な記録値の基準を設定することで、正常値から外れた際に異常値として検出されます。
異常値を記録した箇所が強調表示されるだけでなく、管理者へ異常値が記録されたことが通知されるため、いち早く現状把握から対策を講じることができます。
従来の運用では異常の検知までタイムラグが生じ、原因分析から対策実行まで膨大な時間を要していました。tebiki現場分析では、前述の分析機能と異常値設定を組み合わせることで、不良品の流出やドカ停など、重大な問題に発展する前に対策が講じられるようになります。
本記事でご紹介しきれていない「tebiki現場分析」のより詳細な機能やプランなど、概要を知りたい方は以下のバナーをクリックして資料をご覧ください。
作業報告書等の現場帳票を電子化している事例
ここからは、作業報告書（作業日報）をはじめとする現場帳票を「tebiki現場分析」で電子化し、1日2時間かかっていたExcelへの転記／集計作業が1分に改善した事例として、共栄工業株式会社の事例をご紹介します。
▼インタビュー動画：共栄工業株式会社▼
スチール製家具の生産・販売を行う同社では、製品の品質管理やISO9001の運用のために、製造工程の記録を現場帳票で残していました。一方で、紙やExcelで運用していた現場では以下のような課題を抱えていました。
- 分析や現場改善ではなく、記録することが目的に
- 紙からExcelの転記に1日2時間かけ、管理者の負担に
- 日々の生産管理／進捗管理に追われ、分析や改善が後回しに
そこでtebiki現場分析を活用し、作業報告書（作業日報）など現場帳票の電子化に取り組み、以下のような業務改善を実現しています。
- 管理者の集計作業が、1日2時間から約1分まで削減
- ダッシュボード／グラフ化機能で、分析から業務改善までを効率化
- 記録データをもとに、設備トラブルの予防措置が実行できるように
- 作業実績がリアルタイムで分かり、他部門の進捗が可視化されるように
tebiki現場分析を活用し、現場帳票の付帯業務を効率化するだけでなく、生産活動や製造現場の状況をリアルタイムに可視化し、意思決定がスムーズになった電子化の成功事例の1つです。
具体的な内容を知りたい方は、以下のインタビュー記事も併せてご覧ください。
インタビュー記事：1日2時間の集計作業が約1分に。スチール製家具製造の共栄工業のデジタル改革
【まとめ】作業報告書の作成／運用で発生するムダな作業は「tebiki現場分析」で効率化
作業報告書は社内や社外に向けて、行った作業の概要や進捗、今後の予定などを共有する文書です。共有だけでなく、今後の業務改善に役立てるためのデータ収集としても活用できます。
本記事でご紹介したようなテンプレートをベースに、読み手に伝えたい項目を追加し、書き方を工夫することで相手へスムーズに内容が伝わる作業報告書を作成して運用することができます。
一方で、伝わりやすさを意識すると「作成工数や運用の負担」が増えていきます。
そこで作業報告書を電子化することで、このような負担を軽減しつつ運用することが可能です。製造現場で作業報告書をはじめとする現場帳票を運用する方には、かんたんデジタル現場帳票「tebiki現場分析」を活用した現場帳票の電子化がおすすめです。
時間や場所に囚われず、作業報告書の記録や承認を行うことができ、作成者／管理者双方の負担を軽減しつつもリアルタイムでの報告を可能としています。具体的な機能やプランなどは、サービス概要資料からご覧いただけます。
以下のバナーをクリックして、tebiki現場分析の概要をご覧ください。
