【テンプレ付】製造日報の書き方は？電子化の効果やツールも紹介！
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製造日報は、製造現場の生産状況など業務の記録や共有を担う重要な現場帳票です。紙やExcelを用いて運用されることが多いものの、記録や承認、管理といった部分で負担が発生しやすい問題もあります。
本記事では、製造日報の書き方や項目例をテンプレートを交えてご紹介します。また、製造日報が抱える問題を解消する手段として、電子化のメリットや効果、かんたんに電子化できるツールも解説します。
目次
製造日報とは？目的や記載する項目を解説
製造日報とは、製品を製造する過程で発生する「作業や進捗状況、問題点などを詳細に記録する帳票」で、作業日報や製造記録といった呼び方もされます。
製造日報を適切に運用することで、管理者は現場にいなくても製造工程の状況を把握し、改善点や問題点を見つけ出すことが可能です。
ここでは基本的な情報として、以下の2点について解説します。
- 製造日報の目的
- 製造日報に必要な項目
製造日報の目的
製造日報を運用する目的には、主に「業務の記録」と「現場情報の共有」があります。
業務の記録
製造日報に日々の作業内容を詳細に記録することで、生産量や生産時間（タクトタイム／リードタイム／サイクルタイム）、不良数に基づいた不良率などを可視化するデータを蓄積できます。
製造日報の記録を、Excel等を用いたデータ分析／グラフ化によって、管理者は生産量が減っている工程や従業員、不良率が高まっている工程など製造現場の状況を可視化できるようになります。
たとえば、ある工程で頻発するエラーを記録し、その原因を分析することで、再発防止策を講じることが可能です。
また、製造日報に記載した内容をもとに定期的な業務の振り返りやタスクの棚卸しを行うことで、現状の問題点を洗い出し、改善策を立案することにもつながるでしょう。
他にも、製造日報を活用することで、管理者は適切なフィードバックを提供でき、作業者は自身の業務を見直す機会を得られます。結果として、製造現場の作業効率や生産性向上につながるでしょう。
現場改善のために、製造日報に記録を残すことは不可欠といえます。
現場情報の共有
現場で発生したトラブルや生産状況など、現場の状況について、製造日報を通じて管理者と情報共有することが可能になります。
たとえば製造日報を通じて進捗状況を共有することで、各部署間での連携がスムーズになり、次工程への作業の引き渡しが効率的に行われるようになります。
これにより、全体の生産リードタイムが短縮され、納期の遵守や生産計画の柔軟な調整が実現します。
さらに、製造日報は労働時間や作業内容の証拠としても機能するため、労務管理の一環として活用も可能です。日報の記録から従業員の負担を把握し共有することで、適切な休憩や労働環境の改善に繋げることができます。
製造日報は主に「業務の記録」と「情報共有」が目的ですが、どんな情報を可視化して改善活動につなげたいかによって、日報に盛り込むべき項目は変わります。
ここからは、製造日報に必要な代表的な項目をご紹介します。
製造日報に必要な項目
製造日報に必要な項目として、以下の8項目が代表的です。
- 日付
- 作業者の氏名
- 作業時間
- 製品番号
- 製品名
- 作業数
- 不良数
- 不良内容
添付しているフォーマット例のように、「設備の点検状況も確認したい」など知りたい現場の情報は必要に応じて項目を追加していく必要があります。
▼項目の記載例▼
ご紹介したように、製造日報は現場の改善活動を進めるヒントとなる情報源となります。そのため、書き方によっては「情報不足で改善の糸口として使えない」「管理者が記録者に直接内容を確認する」といった悩み／手間が生じます。
次章からは、このような問題を防ぐために、製造日報の書き方とポイントを解説します。
「改善活動に役立てる」製造日報の書き方と3つのポイント【例文付き】
製造日報をこれから初めて書くという方に向けて、まずは日報をどのように書くとよいか例文をご紹介します。
製造日報の例文
以下の内容が製造日報の例文です。製造日報の書き方のイメージをつけたところで、実際の書き方やポイントについて整理していきましょう。
| 日付：2024年7月29日 作業者の氏名：製造課 製造二部 田中太郎 作業時間：08:00 – 17:00 製品番号：A12345 製品名：製品X 作業数：100個 不良数：5個 不良内容：塗装不良（画像添付あり） 業務の記録：今日は製品Xの組み立て作業を行い、08:00から17:00までで100個を完成させました。不良品は5個発生し、原因は塗装のムラでした。エラーの詳細は添付画像を参照してください。 現場情報：部品Bの在庫が減少しているため、明日の作業には追加の発注が必要です。また、午後の作業中に機械の調整が必要でしたが、迅速に対応できたため、作業遅延は発生しませんでした。 改善策：部品Bの在庫管理を強化し、毎朝の点検を徹底。また塗装工程のチェックを増やし、不良の発生を未然に防ぐ対策。 |
製造日報の書き方やポイント
製造日報の情報を改善活動に役立てるためには、以下の3つのポイントを押さえて書きましょう。
作業した当日に書く
作業翌日以降に記録をしようとすると、作業内容を正確に思い出せない可能性が高くなります。そのため、製造日報は必ず作業当日に書く、もしくは勤務終了前に書く時間を設けて仕組み化することが大切です。
正確に把握したい項目がある場合は、帳票作成時に「数時間単位で記録するための枠を設ける」などの工夫も効果的でしょう。
製造日報の目的に沿って書く
製造日報の目的を意識して、過不足のない内容を記載することが重要です。日報は業務の記録化や現場情報の共有が目的であるため、記載内容が目的に沿っているかを常に確認しましょう。
たとえば「今日の作業で部品Cが不足し、30分の作業遅延が発生した。今後の対策として、部品の在庫管理を強化する」と記載することで、業務の振り返りと改善策の提案が明確になります。
読み手を意識して簡潔で分かりやすく書く
製造日報は、改善活動のヒントや問題の可視化に使用する現場帳票です。そのため、管理者や他部門の人が確認する資料となるよう、誰が見ても理解しやすい内容にすることが重要です。
具体的には、「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」を意識して簡潔に記載しましょう。
たとえば「〇月〇日、製造二部の田中太郎が、製品Aの組み立て作業中に部品Bが不足していたため、作業が一時中断した」と記載することで、問題点や進捗が明確になります。簡潔に書くことでエラーの原因を迅速に特定し、対策を講じやすくなります。
一方で、記録者によって「簡潔でわかりやすいという基準」や「手書きの丁寧さ」は異なり、記入内容の品質を担保する難しさもあります。そこで、製造日報を電子化し記入方法を選択式にすることで、記入内容が統一化されクセ字による判読の難しさを解消することが可能です。
製造日報をはじめとする現場帳票をデジタル化する効果や進め方、費用対効果の算出方法は以下のガイドブックで詳しくご紹介しています。ぜひリンクをクリックしてご覧ください。
【無料で使える】製造日報のテンプレート
製造日報のテンプレートをお探しの方に向けて、農林水産省が提供しているテンプレートをご紹介します。
こちらのリンクをクリックするとExcelファイルのダウンロードができます。（ファイルサイズ：186KB）本ファイルのうち「③-5製造」には必要な項目が整っており、製造日報のフォーマットとして適しているでしょう。
一方で、Excel形式の製造日報で記録をする場合、記録された内容をデータ分析するために集計する工数が膨大な工数が発生するため注意が必要です。また、紙に印刷して記録する場合も同様の課題に加え、記入ミスやクセ字による判読のしにくさといった問題が生じやすいといえるでしょう。
次章以降では、製造日報の記録や分析、管理などの運用に紙／Excelを使用する場合の課題を整理しつつ、電子化するメリットや効果を解説します。
製造日報を紙やExcelで運用する課題
製造日報は、改善活動やトラブルを未然防止するために不可欠な現場帳票である一方、紙やExcelによる運用では多くの課題が伴います。具体的には以下の4つの課題が考えられるでしょう。
Excelへの転記が二度手間に
紙の製造日報に記録された内容は、集計やデータ分析のためにExcelへ転記することが多いでしょう。
実際、私たちが支援する製造現場でも、製造日報（作業日報）を電子化するまで、管理者が集計作業を毎日2時間行っていた現場もあります。このように、Excelへの転記作業は管理者に大きな負担をかけ、日々の生産活動や前向きな改善活動を検討する時間を削いでいます。
また、このような手作業が増えると転記ミスのようなヒューマンエラーも生じやすくなります。
日々の生産状況を可視化する大切なデータで記入ミスを起こすと、正しいデータで判断することができず、別の問題を引き起こしてしまう恐れもあります。
作業者によって記載が異なる
紙の日報では、作業者ごとに記載内容のムラが生じることが考えられます。
たとえば、同じ作業を行ったとしても、ある作業者は詳細に記録する一方で、別の作業者は簡潔にしか記載しない場合があります。このようなばらつきがあると日報の内容が統一されず、後からの確認や分析が困難になります。
他にも、フォーマットが統一されていないことで記録の質にばらつきが生じ、改善活動に活用できない製造日報となってしまうことも懸念されます。
このような記載内容のムラは、特に問題や異常が発生した際に強く影響を及ぼします。問題の原因を特定する際に情報が不足し、適切な対策を講じるのが難しくなることが考えられるでしょう。
必要な情報にすぐアクセスできない
製造日報を紙で保管している場合、過去の記録や特定の情報を探すのに時間がかかります。
品質問題やクレーム対応、監査のタイミングで必要になった場合、紙でファイリングされた数年分の製造日報の中から、特定の日の情報を即座に見つけることは困難です。運用している現場帳票が多いほど、管理スペースが広大になるため、より必要な情報にアクセスすることを難しくします。
品質問題など、早急な解決が求められるにも関わらず、即座に必要な情報にアクセスできないことで、対策検討や実行までの期間も遅くなるリスクがあります。
トラブルによっては、解決まで生産ラインを停止させるというケースも考えられるため、企業活動にも重大な影響を及ぼすといえます。
また、紙やExcelの運用では、リアルタイムでの情報共有が困難です。
現場の情報がリアルタイムで分からないため、現場の状況を正確に把握するのが難しく、意思決定の遅れにつながる可能性があります。これにより、迅速な対応が求められる場面で適切なアクションが取れないという問題が発生することがあります。
データ分析する余力がない
紙やExcelによる製造日報の運用は、前工程である記録／承認／集計／保管などで膨大な手間が発生し、本来の目的であるデータ分析を通じた改善活動の実行まで推進できていない製造現場が少なくありません。
手書きで記入された製造日報は、現場データとしてExcelへ転記して集計が必要です。
しかし、この段階で管理者の所には製造日報だけではない「膨大な現場帳票の承認対応」があります。承認時に不備があれば、記録者に再度確認をする工数が発生し、集計前にデータを整える対応が発生します。また、集計も、枚数や項目が多いほど手作業の転記作業が発生し、ミスなどのヒューマンエラーを誘発しやすいでしょう。
このように、紙／Excelによる製造日報の運用は、集計までの段階で膨大な工数が発生し、管理者が本来取り組みたいデータ分析／データ活用まで着手できていない現場が少なくありません。
本章でご紹介したような、製造日報の運用課題を解消する手段が「電子化」です。次章では、製造日報を電子化するメリットや効果、かんたんに電子化できるツールをご紹介します。
製造日報を電子化するメリットや効果、注意点
紙やExcelによる製造日報の運用は膨大な手間が発生し、本来取り組まなくてはいけない改善活動の推進や、不具合箇所の特定と対策まで実行できません。
この課題を解消する手段である「電子化」について、本章ではメリットや効果、実際に電子化するときの注意点を整理します。
この電子化は、製造日報だけに限らないすべての現場帳票でも効果を発揮する手段です。製造日報をはじめとする現場帳票の電子化（ペーパーレス化）を進める方法や効果など、詳しく解説するガイドブックもご用意しています。以下のバナー画像をクリックし、本記事と併せてご活用ください。
製造日報を電子化するメリットや効果
製造日報を電子化することで、紙やExcelで抱えていた課題を解消することが期待できます。具体的なメリットや効果として、以下の4つが挙げられます。
リアルタイムな情報共有でトラブルを即座に防止
製造日報を電子化することで、記録された現場データをデジタル上でリアルタイムに確認することができます。これまでは紙を見るまで分からなかった現場の状況を、管理者は時間や場所を問わず、PCやスマートフォン、タブレットを介して即座にアクセスすることが可能です。
記録された情報で不具合傾向や異常値があった場合、管理者は即座に現場に確認を行い、対策の指示までを行うことができるようになります。
現場のトラブルなど軽微な段階で対策を講じられることで、不良品の発生やドカ停など、生産活動に影響を及ぼす問題を未然防止することが可能です。
記入ミス・記載漏れを防止できる
製造日報を電子化することで、正常値ではない誤った値が入力された場合や、必須項目の記載漏れがあった場合にアラートを示すことができます。結果的に、記録者はアラートに基づいて修正することができるため、承認／集計段階で記入ミスや記載漏れを修正する工数が削減できます。
また、手書きの製造日報ではクセ字や粒度など書き方にばらつきが生じますが、電子化によって項目を選択式にしたり、クセ字による判読の難しさを解消することが可能です。
これにより、正しい現場データを収集することができ、実態に基づいた分析を通じて改善活動へ反映させることができます。
紙の印刷や管理スペースなどのコストを削減できる
紙の日報は印刷や保管、集計にコストがかかりますが、電子化することでこれらのコストを削減できます。
データはクラウドに保存されるため、物理的な保管スペースも削減することができます。たとえば毎月大量の紙を印刷していた企業が電子化に切り替えることで、紙代やインク代を大幅に節約できます。
また、従来は人が行っていた集計／分析作業も自動化され、その作業に割いていた人件費も他の業務に割く形でコストを最適化できます。
データを活用して業務改善につなげられる
前述のような記録／集計／管理工数が効率化されることで、製造日報で集められた情報を基に現場データを分析／活用し、業務改善のアクションまで行うことができます。
紙やExcelによる製造日報の運用では、記録することが目的となってしまいやすいです。しかし、本来は現場改善のための活動に役立てるものであるため、電子化によって本来取り組むべきアクションまで実行することができるようになります。
実際に製造日報（作業日報）を電子化し、業務改善につなげられるようになった企業事例は後ほど詳しくご紹介します。
このように製造日報の電子化は業務の改善効果が大きく、取り組むべきメリットがあるといえます。一方で、電子化を進めるときにはいくつか注意点もあります。ここからはその注意点をご紹介しましょう。
製造日報を電子化する際の注意点
製造日報を電子化するような新しい取り組みは、従業員から何らかの抵抗が生じることが少なくありません。このような抵抗を最小限に抑えつつ、導入効果を引き出すためには以下の注意点も考慮に入れましょう。
- 電子化する具体的なメリットや効果を伝える
- 最初からすべての拠点／部門の製造日報を電子化しようとしない
- 記録者や管理者の全員にとって使いやすいツールを選ぶ
電子化する具体的なメリットや効果を伝える
電子化のような新しい取り組みを進めるときに生じる抵抗には、導入によるメリットや効果が伝わっておらず、改善した状態をイメージできていない恐れがあります。
現場の従業員にとって、紙やExcelの運用で負担は認識しているものの、慣れている方法から変わることには少なからず不安を感じます。
このような不安が抵抗につながるため、電子化することで「記録時間が○○分減る」「承認待ちの時間が○○分減る」といったように、具体的な改善効果を示すことが大切です。
最初からすべての拠点／部門の製造日報を電子化しようとしない
一度に全体の製造日報を電子化しようとすると、現場からの抵抗が生まれる原因になります。
電子化によるメリットは大きいものの、運用が一定の形になるまでには方式やフォーマットなどの改善サイクルが必要です。
まずは一部の拠点や工程だけで検証し、運用パターンや方式などの標準が定まったタイミングで活用シーンを拡大することで、従業員は改善効果を早期に実感しやすく抵抗が生じにくいでしょう。
記録者や管理者の全員にとって使いやすいツールを選ぶ
今までの慣れている形から変わることは負担が大きいです。この負担を最小限に抑えるためにも、使いやすいツールを選定することが大切です。
複雑なツールであるほど、導入しても使用者が属人化しやすく、本来の業務効率化という目的を達成することが難しくなります。
そのため、ツールを選ぶときには「自社が残したい記録／実行したい分析ができる機能があるか」という視点に加えて、「使用者が直感的に操作できるかんたんなツールか」という点でも選ぶことが大切です。
また、ツールによっては導入後の定期的なサポートがついているものもあります。新しい取り組みを進めるときには、第三者にいつでも相談できたりフォローがある体制があると安心です。
このようにかんたんに記録や分析ができ、サポートも手厚い電子化ツールが「tebiki現場分析」です。
次章では、製造日報をはじめとする現場帳票を電子化できるtebiki現場分析の概要、実際の導入事例をご紹介します。
製造日報の電子化で業務改善を実現する「tebiki現場分析」とは？
かんたんデジタル現場帳票「tebiki現場分析」は、紙やExcelで運用されている現場帳票を電子化し、かんたんに記録や承認、管理やデータ分析まで一気通貫で行える業務効率化や現場改善に有効なツールです。
ここではtebiki現場分析の機能とメリットについて解説します。
- 「紙からExcelへの転記」が要らなくなる
- 異常値をリアルタイムで計測できる
- スマートフォンやタブレットでも簡単に記録／操作できる
- サポート体制が充実している
「紙からExcelへの転記」が要らなくなる
tebiki現場分析は記録から承認、分析までをツール上ですべて行うことができます。
従来の運用では、紙ベースの現場帳票で記録を行い、管理者による承認、Excelへ転記して集計、複雑な関数やマクロでデータ分析という工数が発生します。
本来、データ分析を行い業務改善につなげることが現場帳票の目的である一方、記録や承認、転記で相当な手間が発生し、分析まで着手できていないという声をよく頂きます。
tebiki現場帳票なら、スマートフォンやタブレットといった現場の端末上で記録された情報を、リアルタイムで管理者が確認／承認できる状態になります。また自動計算に加え、管理図やパレート図などグラフ機能があるため、確認段階で現場データを瞬時に可視化して分析を行うことが可能です。
異常値をリアルタイムで計測できる
tebiki現場分析では、記録項目ごとに正常な記録値の基準を設定することで、正常値から外れた際に異常値として検出されます。
異常値を記録した箇所が強調表示されるだけでなく、管理者へ異常値が記録されたことが通知されるため、いち早く現状把握から対策を講じることができます。
従来の運用では異常の検知までタイムラグが生じ、原因分析から対策実行まで膨大な時間を要していました。tebiki現場分析では、前述の分析機能と異常値設定を組み合わせることで、不良品の流出やドカ停など、重大な問題に発展する前に対策が講じられるようになります。
スマートフォンやタブレットでも簡単に記録／操作できる
tebiki現場分析はパソコンによる操作はもちろんのこと、スマートフォンやタブレットからでもかんたんに帳票の記録や操作を行うことが可能です。デジタル上に記録を行うため、従来の紙で起きていた「クセ字による判読しにくさ」が解消できます。
記録では自由記述だけでなく、選択式など任意の帳票設計を行うことが可能です。選択式による記録になることで、製造現場の記録負担を助けることにつながります。
また、従来の紙では難しい写真などの画像の記録も行うことができます。
tebiki現場分析では、デバイスで撮影した写真をそのまま帳票にアップロードすることが可能です。詳細な現場の情報を集めるという意味でも、写真などの補足情報があることで早期に情報把握することができます。
今回ご紹介した機能や効果以外にも、記録者や管理者の現場帳票運用工数を効率化する機能が多数あります。tebiki現場分析の詳細な機能やプラン、現場改善につながった実際の事例などは以下の資料をご覧ください。
サポート体制が充実している
tebiki現場分析では、製造現場が目指す業務改善の実現に向けて、ゴールの設定から運用計画の策定をご支援します。
ツールの使い方だけではなく、tebiki現場分析を活用してどのように現場改善を実現していくか、定期ミーティングを通じてプロジェクトの推進を伴走します。プロジェクトを推進する中で感じた疑問や不安など、私たちにいつでもご相談いただける体制があります。
tebiki現場分析でご紹介しきれていない機能の詳細、費用対効果やプランなどは以下のバナー画像をクリックしてご覧ください。次章では、実際にtebiki現場分析を活用して、製造日報を電子化して業務改善につながった企業事例をご紹介します。
【集計時間が1日1分に】製造日報を電子化して業務改善につながった企業事例
ここからは、製造日報をはじめとする現場帳票を「tebiki現場分析」で電子化し、1日2時間かかっていたExcelへの転記／集計作業が1分に改善した事例として、共栄工業株式会社の事例をご紹介します。
▼インタビュー動画：共栄工業株式会社▼
スチール製家具の生産・販売を行う同社では、製品の品質管理やISO9001の運用のために、製造工程の記録を現場帳票で残していました。一方で、紙やExcelで運用していた現場では以下のような課題を抱えていました。
- 分析や現場改善ではなく、記録することが目的に
- 紙からExcelの転記に1日2時間かけ、管理者の負担に
- 日々の生産管理／進捗管理に追われ、分析や改善が後回しに
そこでtebiki現場分析を活用し、製造日報など現場帳票の電子化に取り組んだところ、以下のような業務改善を実現しています。
- 管理者の集計作業が、1日2時間から約1分まで削減
- ダッシュボード／グラフ化機能で、分析から業務改善までを効率化
- 記録データをもとに、設備トラブルの予防措置が実行できるように
- 作業実績がリアルタイムで分かり、他部門の進捗が可視化されるように
tebiki現場分析を活用し、現場帳票の付帯業務を効率化するだけでなく、生産活動や製造現場の状況をリアルタイムに可視化し、意思決定がスムーズになった電子化の成功事例の1つです。
具体的な内容を知りたい方は、以下のインタビュー記事も併せてご覧ください。
インタビュー記事：1日2時間の集計作業が約1分に。スチール製家具製造の共栄工業のデジタル改革
【まとめ】tebiki現場分析で「業務改善につながる製造日報」を運用する
製造日報は、製造現場の状況を記録／共有し、業務改善や不具合傾向の可視化などに役立てる目的があります。
日々の生産活動で不可欠な現場帳票である一方、紙やExcelによる運用が一般的で、記録や承認、集計、管理に多大な負担があり、本質的な目的である現場改善につなげるための分析が着手できていないケースが少なくありません。
そこで製造日報を電子化することで、現場帳票の付帯業務を効率化し、分析や改善活動まで取り組める状態を整備できます。一方で、電子化のように「新しい取り組み」は、既存の状態に慣れている現場からの抵抗が起こりやすいです。電子化して運用を成功させるためには、現場の従業員が直接的な改善効果を実感しやすく、かんたんに直感的な操作ができるツールが必要です。
tebiki現場分析を活用することで、Excelへの転記作業が1日約1分まで効率化され、ダッシュボード／グラフ化機能で可視化された現場データを基に、改善活動や予防対策などを講じられた事例もあります。ぜひ、業務改善につなげる製造日報を運用するために、tebiki現場分析の活用をご検討ください。
tebiki現場分析の詳細な機能やプラン、導入事例は以下のバナーをクリックして資料をご覧ください。
