デジタル帳票を簡単に作成できる「tebiki現場分析」を展開する、現場改善ラボ編集部です。
業務内容を可視化して、業務改善や効率化を図るための情報収集／記録の手段として帳票が使われます。業務改善につなげられる正しい記録を集めるには、運用しやすい帳票フォーマットの作成が重要です。
そこで、本記事ではExcelを用いた具体的な帳票作成の手順、帳票作成のポイント、さらに帳票作成が簡単にできるデジタル帳票ツールをご紹介します。帳票作成を効率化して現場改善を目指しましょう。
なお、本記事で取り上げる帳票は、製造業の現場で使用される「現場帳票」を念頭に置いて解説しています。
目次
帳票作成とは？帳票に関する基礎知識
帳票作成とは業務データを整理し、効果的に活用するための書類やフォーマットを作成することです。
製造業において帳票は作業指示書や検査記録表、日報など多岐にわたる情報を一元管理し、業務の効率化や改善に寄与する役割を持っています。この章では、帳票の定義とその種類について解説します。
- 帳票の定義
- 帳票の種類
帳票の定義
帳票とは業務の中で必要な情報を整理し、記録するための書類や報告書のことです。帳票の役割は、データの収集や整理、共有を通じて業務の透明性を高め、効率化を図ることにあります。
製造業における代表的な帳票は、「作業指示書、品質検査記録表、日報、月報」などです。帳票は現場の状況を正確に把握し、問題点を迅速に発見して改善策を講じるために使用されます。
他にも帳票は、データの一貫性を保ち、情報の見える化を実現するといった役割を持っています。
帳票の種類
帳票には大きく分けて「事務帳票」と「現場帳票」の2種類があります。
事務帳票は、主にオフィス業務で使用されるもので、「請求書、見積書、経費精算書」などが挙げられ、会計帳簿といった呼び方もあります。事務帳票は、財務管理や顧客対応に重要な役割を果たします。
一方で現場帳票は、製造業の現場で使用されるもので、「作業指示書や検査記録表、日報」などのことです。現場帳票は作業の進捗や品質管理、設備の点検記録など、現場の詳細な状況を記録するために使用されます。
次章からは、特に現場帳票に焦点を当て、作成と管理の方法について詳しく解説します。
帳票の定義や種類について、より具体的に解説した以下の記事もご覧ください。
▼関連記事▼
・帳票とは？わかりやすく解説！種類や管理方法、電子化の必要性
・【製造業】帳票の種類は？管理の手間を省くペーパーレス化や電子化を実現するツールを紹介
【Excel】帳票作成の具体的な手順
Excelでの帳票作成を初心者でも簡単に実行できるように、段階的に解説します。
Excelは表計算機能やデータ管理機能が整っているため、帳票作成の手段として挙がりやすいツールです。一方で、複雑な関数やマクロなどを使用する場合、帳票作成～運用できる人が属人化しやすく非効率な状況を生み出します。
製造現場で誰でも簡単に帳票作成や運用ができるようにしたい場合は、Excelではなく帳票作成／運用に特化したツールの活用がオススメです。
帳票設計を行う
帳票作成で最初に行うのは帳票設計です。
設計段階での準備が、後工程のデータ入力や出力をスムーズにするため、スムーズな作成進行に影響します。具体的には以下の手順に従って、帳票設計を行いましょう。
- 帳票の全体像を決める
- 必要な項目を洗い出す
- 出力様式を決める
- 帳票のレイアウト（書式）を決める
- 帳票元データ（入力データ）を設計する
帳票の全体像を決める段階では、どのような情報を含めるか目的を明確にします。次に必要な項目を洗い出す工程では5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）をもとに必要な項目をリストアップしましょう。
必要な項目をリストアップしたのちは、出力様式を決めましょう。帳票を紙に印刷するか、PDF形式にするかなどを決定します。出力形式によってレイアウトが異なるため、はじめに決めておくことが重要です。
帳票のレイアウト（書式）を決める段階では、見やすく入力しやすいレイアウトを設計しましょう。たとえば、情報を上から下、左から右に入力するように配置することで、記録や読み取りの負担を減らした使いやすい帳票にすることができます。
さらに、帳票元データ（入力データ）を設計する段階ではデータベースの項目を決定し、実際にデータをどのように入力するか計画します。
具体的な帳票設計の方法は、以下の記事でも詳しく解説しています。本記事と併せてご覧ください。
関連記事：帳票設計の効果的な進め方は？帳票の種類やおすすめのツールも解説
帳票のデータベース（ひな形）を作成する
設計が完了したら、次にデータベースのひな形をExcelで作成します。
まずは項目の作成をしましょう。Excelのシートにデータベース用の項目を入力します。たとえば、発行日、取引先名、住所、部門、担当者名、金額などです。
次にデータ入力の準備をします。
項目ごとにセルを設定し、実際のデータを入力できるように準備します。たとえば、セルのフォーマットを設定して日付を入力しやすくすること、数値のセルには通貨記号を設定することなどが挙げられます。
データの集計や計算が必要な場合、SUMなどの関数を利用して自動計算を設定しましょう。関数については次章「入力に使える便利なExcel関数」で解説します。
データベースに実際のデータを入力する
データベースのひな形が完成したら、次に実際のデータを入力します。
設計したデータベースの項目に従って、必要なデータを入力しましょう。手入力だけでなく、他のシートやファイルからデータをコピー＆ペーストすることも可能です。特に日付や金額などの重要なデータに誤りがないかなど、入力したデータが正確かどうか確認も忘れずに行いましょう。
手入力のミスを防ぐには、他のシートやセルからデータを参照する機能を活用しましょう。たとえば「=A1」と入力することで、A1セルのデータを参照できます。
入力に使える便利なExcel関数
製造現場での帳票作成に役立つ便利なExcel関数について、以下の表にまとめました。Excel関数を活用することで、データの集計や分析が効率的に行えます。
| 関数名 | 用途 | 使用例 |
| SUM関数 | 週別、月別などでデータを合算する | セル範囲A1からA10までの数値の合計を計算する =SUM(A1:A10) |
| AVERAGE関数 | 平均値を算出する | セル範囲A1からA10までの数値の平均を計算する =AVERAGE(A1:A10) |
| WORKDAY関数 | 集計データを日単位で算出する | 指定した日付から5営業日後の日付を計算する =WORKDAY(start_date, days, [holidays]) |
| SUMIF(S)関数 | 製品や顧客ごとに集計する | セル範囲A1からA10までの中で値が10以上のセルの合計を求める =SUMIF(A1:A10, “>=10”) |
| COUNTIF関数 | 条件を満たす製品や顧客の数を数える | セル範囲A1からA10までの中で条件（10以上）を満たすセルの数を数える =COUNTIF(A1:A10, “>=10”) |
| VLOOKUP関数 | 必要なデータを検索する | テーブルから値を検索する =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) |
| IF関数 | 必要なデータを抽出する | 条件に基づいて結果を返す =IF(condition, value_if_true, value_if_false) |
完成した帳票を出力する
完成した帳票を出力する方法として、以下の2つの方法が考えられます。
- 紙に印刷する
- PDF化する
紙に印刷する
Excelで帳票を紙に印刷する方法を解説します。
まず印刷範囲を設定します。Excelの「ページレイアウト」タブから「印刷範囲の設定」を選択し、印刷したい範囲を指定します。
次に印刷プレビューを確認し、必要に応じて余白の調整をしましょう。余白が狭すぎると印刷が切れることがあるため、適切に設定しましょう。
さらに帳票のタイトルやページ番号を、ヘッダーやフッターに設定しましょう。ヘッダーとフッターの活用により、複数ページにわたる帳票でも見やすくなります。
印刷前にプレビューを開き、レイアウトに問題がないか確認し必要に応じて修正を加えます。設定が完了したら、「ファイル」メニューから「印刷」を選び、プリンターを指定して印刷を実行します。
PDF化する
Excelで帳票をPDFに変換する場合、まず「ファイル」メニューから「エクスポート」を選択します。次に「PDF/XPSドキュメントを作成」をクリックすることでPDF化できます。
使いやすい帳票の作成ポイント4選
製造業の現場改善に役立つ帳票作成のポイントを紹介します。
効果的な帳票はデータの収集、整理、分析を容易にし、現場の効率化に寄与します。ここでは以下の4つのポイントを押さえ、実用的で使いやすい帳票を作成する方法を解説します。
シンプルでわかりやすいデザインを意識する
帳票を誰でも作成でき、使いやすくするには、シンプルでわかりやすいデザインが重要です。
情報を整理し、見やすい簡潔なレイアウトを心掛けましょう。無駄な装飾を避け、必要な情報をすぐに見つけられるようにします。
まず標準的なフォントと色を使い、読みやすさを意識します。強調が必要な部分は太字や異なる色を使用しますが、過度な装飾は避けたほうがよいでしょう。たとえば、重要な数値やデータは太字にし、注意を引くために背景色を変更することも効果的です。
また情報の整理には、階層構造を利用します。見出しや小見出しを使って情報を分類し、視覚的に段階を示すことで読み手が情報を簡単に追えるようにします。たとえば上部に大項目を配置し、その下に関連する小項目を配置することで、情報の流れが自然に感じられるでしょう。
シンプルでわかりやすいデザインを意識することで、帳票の読みやすさが向上し、現場の誰もが簡単に利用できる帳票が完成します。デザインの工夫を重ね、実際に使用する現場の声を取り入れることも忘れずに行いましょう。
入力のしやすさを追及する
帳票の使いやすさを追求するには、入力が簡単で直感的に行える設計が必要です。
入力が必要な部分には、簡単な例などを記載することで、利用者の負担を軽減できます。たとえば「名前を入力してください（例：山田太郎）」といった具体的な指示を追加すると良いでしょう。
またよく使う項目にはドロップダウンリストを作成し、選択肢をクリックするだけで入力できるようにすることで、入力ミスを減らし、効率を向上させられます。ドロップダウンリストは、Excelの「データの入力規則」機能を使用して簡単に作成が可能です。
さらに先述したExcelの便利な関数を利用し、自動計算や自動入力ができるように設定することもおすすめです。たとえばSUM関数を使って週別や月別のデータを自動的に集計することや、IF関数を使用して条件にもとづいたデータの自動的な表示などが可能です。
入力のしやすさを追及することで帳票の利用頻度が高まり、現場の業務効率が向上します。利用者の立場に立って設計し、現場でのフィードバックを反映させることが重要です。
帳票作成のルールをあらかじめ決めておく
帳票作成のルールとして、以下の事柄を事前に決めておくと良いでしょう。
- データベースを上書き保存しない
- セル結合は避ける
- 頻繁に使う帳票は複数データベースを作成する
データベースを上書き保存しない
せっかく帳票のひな形やデータべースを作成しても、上書き保存をしてしまうと復旧に時間がかかる場合や、復元が不可能な場合も考えられます。上書き保存を避けることで誤入力やデータの消失を防ぎ、過去のデータをいつでも参照できる状態を保つことが重要です。
そのためにはまず、データベースのバックアップを定期的に作成する習慣を付けましょう。
バックアップにより、万が一データが損傷した場合でも復旧することが可能です。Excelの自動保存機能やクラウドストレージを活用して、バックアップを手軽に管理することもおすすめです。
セル結合は避ける
セル結合は見た目を整えるうえで便利な機能ですが、後々のデータ処理や編集の際に不都合を引き起こすことが多いため、Excelで帳票を作成する際はセル結合を避けましょう。
まずセル結合を避ける理由として、データの整合性が挙げられます。セル結合を使用するとデータの並びや計算式が崩れることがあり、正確なデータ分析や集計が難しくなります。特に大量のデータを扱う製造現場では、このような問題が業務に大きな影響を及ぼす可能性があります。
また、セル結合はフィルター機能やソート機能に影響を及ぼします。
データを整理し、必要な情報を迅速に抽出するために非常に有効ですが、セル結合があると正しく機能しません。そのためデータの操作が煩雑になり、効率が低下します。
セル結合を避ける代わりに、セルの書式設定を活用して見た目を整える方法をおすすめします。たとえば、セルの背景色を変更したり、枠線を利用して視覚的に区切ることでセル結合と同様の効果を得られます。またテキストの配置を中央揃えにすることで、見た目を整えつつ、データの処理や編集の柔軟性を保つことが可能です。
頻繁に使う帳票は複数データベースを作成する
Excelは同時編集ができないため、製造日報や点検表、生産管理版など複数の部署間で頻繁に使う帳票は、あらかじめ部署ごとにデータベースを用意することが重要です。
まず各部署で使用する帳票の種類や必要な項目を洗い出し、それぞれに対応するデータベースを作成します。たとえば、生産部門では生産計画や進捗状況、品質管理部門では検査結果や不良品情報など、各部門の業務内容に応じたデータベースを設計します。
次にデータベースをリンクさせることで全体のデータを統合し、一元管理することが可能です。Excelの「参照」機能を使用して、各部署のデータベースから必要な情報を抽出し、全体の帳票に反映させましょう。
また各部署でデータを入力する際には、Excelの「保護」機能を活用し、誤入力やデータの破損を防ぐことが重要です。たとえば、重要なセルや計算式をロックすることで意図しない編集を防ぎます。
フォルダを作成し分類したうえで保管する
毎日帳票を作成するだけでは管理が大変でアクセスしづらくなるため、きちんとフォルダ分けをして分類することが重要です。わかりやすいファイル名をつけ、統一された規則で保存することで、必要な情報を迅速に見つけることが可能です。
まずはフォルダ構成を決めましょう。たとえば年度別、月別、用途別にフォルダを作成し、データを整理します。年度別フォルダには「2024」、「2025」などのサブフォルダを作り、さらにその中に「月別」、「用途別」のフォルダを設けます。フォルダ作成により、年次や月次の帳票を簡単に検索できます。
次にファイル名の命名規則を設定します。たとえば、「点検表_2024_07_09.xlsx」というように日付や用途を含めた名前を付けることで、ファイルの内容がひと目でわかるようになります。ファイル名には一貫性を持たせることが重要です。特に複数人が帳票を扱う場合、命名規則が統一されていることで、誰でも簡単にファイルを見つけられます。
また定期的にファイルの整理とメンテナンスを行うことも忘れずに行いましょう。古いデータや不要なファイルは適切にアーカイブし、最新のデータのみが常に利用できるようにしましょう。
定期的に帳票の見直しを行う
帳票の効果的な運用には、定期的な見直しが欠かせません。現場で実際に帳票を使用している社員にヒアリングを行って改善点を洗い出し、現場にとって使いやすい運用にすることが重要です。
まず帳票の管理状況を定期的に確認し、不要な帳票がないかをチェックします。ポイントとして、帳票の中には法律で保管期間が定められているものもあるため、該当のファイルはすぐ削除しないように注意しましょう。細かい保存期間は、別記事「帳票とは？わかりやすく解説！種類や管理方法、電子化の必要性」で詳しく解説しておりますので、本記事と併せてご覧ください。
次に、実際に帳票を使っている現場社員からのフィードバックを収集します。たとえば、入力のしやすさや見やすさ、必要な情報が適切に含まれているかなど、実際の使用感を聞き取ります。その結果をもとに帳票のレイアウトや項目を改善し、より使いやすい帳票に仕上げます。
ここまで、Excelを用いた帳票作成の流れやポイントをご紹介してきました。
一方で、既に現場帳票をExcelや紙で運用している製造現場ではさまざまな壁や課題に直面している実態もあります。次章では、Excelや紙を用いた帳票作成／運用の課題について詳しく解説します。
Excel／紙を用いた帳票作成や運用の課題
紙／Excelの帳票には課題もあります。以下に具体的な課題の内容をまとめました。
| 項目 | 手書き帳票の課題 | Excel帳票の課題 |
| 記入ミスや読み間違い | ・手書きのため、記入ミスや文字の読み間違いが発生しやすい。 ・読みにくい文字が原因で情報の伝達に問題が生じることがある。 ・手書きのため記入に時間がかかる。 | ・Excelの操作に慣れていないユーザーにとっては、使い方を覚えるのが難しい。 ・ 間違った操作をするとデータが失われたり、壊れたりする可能性がある。 |
| データの集計が手間 | ・手作業でのデータ集計が必要となり、時間と労力がかかる。 ・集計ミスが発生しやすい。 | ・手入力の場合、入力ミスやフォーマットの不統一が発生しやすい。 ・同じデータを複数のファイルに手入力する場合、整合性を保つのが難しい。 |
| データの検索と共有が難しい | ・必要な情報を紙の束から探し出すのに時間がかかる。 ・リアルタイムのデータが参照しにくい。 ・データを共有する際に、紙をコピーしたり郵送したりする手間がかかる。 ・共有が難しく、承認のハンコのために複数人に帳票を共有する手間がかかる際もはんこがいるので承認者のところを回るのが大変。 ・承認者も毎日大量の帳票を確認し、てハンコを押すのが大変。 | ・複数のファイルを管理する際に、ファイルの場所やバージョン管理が難しい。 ・名前や保存場所が分散すると、必要なファイルを見つけるのに時間がかかる。 |
| 保存と保管の課題 | ・紙の保存には物理的なスペースが必要。 ・劣化や紛失のリスクが高い。 | ・パソコンの故障やデータの損失に備えて、定期的なバックアップが必要。 ・バックアップの管理が不十分だと、データが完全に失われるリスクがある。 |
| コストがかかる | ・印刷やコピーにかかる費用が継続的に発生する。 | ・Excelのファイルを管理するための時間とリソースが必要。 ・ソフトウェアのライセンス費用や更新費用がかかる。 |
| セキュリティの課題 | ・紙の帳票は保管場所によってはセキュリティリスクがある。 | ・パスワード設定をしない場合、機密データが容易にアクセスされるリスクがある。 ・ファイルが他人に共有されると、意図しない情報漏えいや改ざんのリスクがある。 |
このような課題により、予想外の追加工数や管理工数が発生し、結果的に非効率な状態を生み出してしまっているケースもあります。
これらの課題を引き起こさないためには、Excelではなく帳票デジタル化に特化したツールの活用がおすすめです。
帳票作成や管理の効率化には「帳票デジタル化ツール」がおすすめ
製造業の現場で使用される紙やExcel帳票の課題を解決するために、デジタル帳票が注目されています。
本章では、デジタル帳票の概要やメリットについて解説します。
デジタル帳票とは？
デジタル帳票とは、紙やExcelを使用した従来の帳票管理を電子化したツールで、データの入力、管理、共有、分析を効率的に行うことが可能です。
現場から直接データを入力し、情報を即時に反映できるだけでなくクラウド上での管理によりどこからでもアクセスが可能でデータの整合性が保持できることも特徴です。
他にも、アクセス制限やパスワード保護などのセキュリティ機能があり、データの漏洩を防ぐことも可能です
帳票ツールの機能詳細や概要について、わかりやすく解説した記事もご用意いたしました。是非ご覧ください。
関連記事：帳票ツールとは？帳票の概要や機能、選定のポイントを解説！
デジタル帳票のメリット
デジタル帳票はデータの自動入力や自動集計が可能なため、時間と労力を大幅に削減できるというメリットがあります。
さらに、デジタル帳票はデータの正確性を向上させる効果もあります。自動入力機能により人為的なミスを減らし、また一貫性のあるフォーマットを使用することで、データの統一性が保たれます。これにより、後続のデータ分析やレポート作成の際に手間がかからず、迅速な意思決定が可能になります。
また、デジタル帳票はクラウド上で管理されることが多いため、どこからでもアクセスできる利便性があります。例えば、複数の工場間で必要な情報をリアルタイムで確認し、即座に対応することが実現します。
コスト削減として、紙の印刷や保管コストが不要になり、環境にも優しい運用が可能です。
本記事でご紹介したデジタル帳票について、デジタル化の費用対効果や進める手順は以下のガイドブックでより詳しく解説しています。バナー画像をクリックし、本記事と併せてご活用ください。
次章では、誰でもかんたんに帳票の作成や管理、データ分析が行えるツール「tebiki現場分析」をご紹介します。
帳票作成や管理を簡単にしたいときは「tebiki現場分析」
製造現場で帳票作成や管理の手間を軽減するには、「tebiki現場分析」がおすすめです。
ここでは、「tebiki現場分析」が現場にどのようなメリットをもたらすのかについて詳しく説明します。
tebiki現場分析なら現場に即した帳票が簡単に作成できる！
「tebiki現場分析」は、製造業の現場に特化したデジタル帳票作成ツーです。
「tebiki現場分析」を使用すれば、帳票の設計からデータの入力、集計、分析といった工程が効率化され、業務の質とスピードが向上します。また、クラウドベースのツールのためどこからでもアクセス可能で、リアルタイムでの情報共有が可能です。
誰でも簡単に帳票を設計・作成できる
「tebiki現場分析」の最大の特徴は、使いやすさにあります。
直感的な操作性により、専門的な知識がなくても簡単に帳票を設計・作成することが可能です。テンプレートを利用することで、短時間で帳票を作成でき、現場の状況に応じてカスタマイズも可能です。
またモバイル端末での利用が可能なため、現場から直接データを入力でき、リアルタイムで情報が反映されます。リアルタイムな情報反映により、記録の承認も迅速に行えるため、業務の流れがスムーズになります。さらにクラウド上でデータが管理されるため、どこからでもアクセス可能で、リモートワークにも対応しています。
画像も記録できるため記録の情報量が格段に増やせる
「tebiki現場分析」は、テキストデータだけでなく画像の記録も可能です。
画像の記録により、文字だけでは伝えきれない詳細な情報を記録できます。たとえば、設備の異常箇所や製品の品質状態を写真で記録することで、問題の原因究明や対応策の検討がスムーズに進みます。
また画像データはクラウド上に保存されるため、必要なときに迅速にアクセスでき、情報の共有も簡単です。画像を含めた詳細な記録は、品質管理において有効であり、現場改善にも有効でしょう。
異常発生アラートや傾向管理でリアルタイムに現場の状況が把握できる
「tebiki現場分析」には、異常発生時に即座にアラートを発信する機能が搭載されているため、問題が発生した瞬間に担当者へ通知が届き、迅速な対応が可能になります。
さらにデータの傾向を管理する機能もあり、過去のデータをもとに現場の状態を分析できます。頻発する問題や長期的なトレンドを把握しやすくなり、予防措置を講じることが可能なので、傾向管理の基盤が構築されます。
分析機能で簡単に現場改善が行える
「tebiki現場分析」には高度な分析機能が備わっており、現場で収集したデータをもとに詳細な分析が可能です。管理図やパレート図といったグラフやチャートを用いてデータを視覚化し、パターンや傾向をひと目で把握できます。
製造現場の問題点や改善点を迅速に特定し、効果的な改善策を講じられるでしょう。分析結果はクラウド上で共有されるためチーム全体で情報を共有し、団結して改善活動に取り組むことが可能です。
本記事でご紹介したtebiki現場分析の機能詳細や導入に向けた流れなど、お役立ち情報をまとめた資料は以下の画像から無料でダウンロード可能です。是非ご覧ください。
デジタル帳票で帳票作成を円滑にしよう【まとめ】
製造業の現場改善には効率的な帳票作成と管理が欠かせません。
この記事では、帳票作成の基礎知識、Excelを使った具体的な手順、そして「tebiki現場分析」の活用方法について解説しました。帳票とは業務データを整理し記録するための書類で、作業指示書や検査記録表、日報などが含まれます。
次にExcelを使った帳票作成の手順として、帳票設計、データベース作成、データ入力、そして印刷やPDF化を詳しく説明しました。ポイントはシンプルでわかりやすいデザインと入力のしやすさ、事前に定めたルールの順守です。
紙やExcel帳票の課題を解決するには、デジタル帳票の導入が効果的です。デジタル帳票はリアルタイムデータ入力、自動集計と分析、セキュリティ強化、モバイル対応などの機能を持ち、データの正確性と迅速な共有を可能にします。特に「tebiki現場分析」は現場に即した帳票を簡単に作成でき、誰でも直感的に操作できるうえ、画像記録や異常発生アラート機能も備えているのでおすすめです。
tebiki現場分析の資料は以下の画像から無料でダウンロード可能です。ぜひこの機会にチェックしてみてください。
