新人を効果的に育成するには、適切な教育が欠かせません。しかし、新人教育に際し以下のような課題に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
- 「新人教育がつらい」
- 「教育係の負担が大きくて自分の仕事が進められない」
- 「教育係に向いていないと感じる」
そこで、この記事では新人教育が「しんどい」と感じる理由について解説します。
また、本文中でも詳しく解説している「動画マニュアル」は、新人教育のしんどさを解消し効果的に教育を進めるうえで非常に有効なツールです。
動画マニュアルが現場教育を”カンタン”にする方法について、マンガでわかりやすく解説した資料も以下にご用意しておりますので、本記事と併せてご覧ください。
目次
新人教育がしんどい7つの理由
私たちが『新人教育がしんどい…』『負担がかかっている…』という方のお話を伺うと、以下の7つのような新人教育の課題を抱えているケースが多いです。
- 新人教育が教育担当者の業務を圧迫している
- 同じことを何回も教える必要がある
- マニュアルが整備されておらず、OJTのみの指導になっている
- 基本的な社会人研修が不足している
- 新人教育の目標がない
- コミュニケーションが取りづらい
- 新人への教え方が分からない
新人教育が教育担当者の業務を圧迫している
教育自体が担当者の負担となるほか、新人教育の時間を確保するために通常業務の一部を後回しにすることが多いため、業務が圧迫され負担が重くなりがちです。
また、新人が仕事を覚えるためにOJTでつきっきりで指導する必要がある場合、その間教育担当者が持っていた他の業務が遅れるため、結果として残業が増えることもあります。さらに、教育担当者が業務を後回しにすることで全体の業務進行に影響を及ぼすこともあります。
同じことを何回も教える必要がある
仕事を覚えるペースは人によって異なるため、同じ内容を何度も教える必要が生じた際に「しんどい」と感じることも多いといえます。
たとえば、新人が毎回機械の操作方法を間違える場合は繰り返し操作方法について指導する必要があり、教育担当者の忍耐力が試されます。
さらに、同じことを何度も教えることで教育担当者が疲弊し、指導の質が低下するリスクも考えられます。
マニュアルが整備されておらず、OJTのみの指導になっている
一部の企業ではマニュアルが十分に整備されておらず、OJTに頼って教育を行っているため、新人は実務を通じて業務手順を学ぶことが多いといえます。
実際に、独立行政法人労働政策研究・研修機構が従業員数5人以上の企業20,000社に対して実施した調査では、「業務に関するマニュアルを配布している」と回答した企業（従業員数300人以上）は48.9%と半数近い一方で、従業員数300人未満の企業では19.6%と低い結果になっています。
このようにマニュアルが整備されていない環境では教育方法をOJTに依存しているため、新人が業務内容を学ぶ時間が限られ、効率的なスキルアップが難しくなっています。
また、マニュアルがないと教育担当者がすべての手順を口頭で説明しなければならず、結果として膨大な時間と労力を費やしてしまいます。
OJTの時間が確保しづらい原因や新人を放置してしまうリスクについては、以下の記事でも詳細に解説しております。
関連記事：OJTしたいけど余裕がない…。現場教育の改善ポイントとは？成功事例も紹介
基本的な社会人研修が不足している
特に新入社員を対象とした教育の場合、技術や専門知識だけではなく社会人マナーやコミュニケーションスキルも教える必要があります。
たとえば、新人がビジネスマナーや電話対応の基本を知らない場合、教育担当者が一から十まで丁寧に教える必要があります。
そのため、社会人マナーの教育に時間がかかり、実務の教育がスムーズに進められずに停滞するというケースも考えられます。
新人教育の目標がない
教育のゴールが不明確だと、教育担当者も新人も「どこを目指しているのか」が分からなくなり、モチベーションが低下する可能性があります。
たとえば、新人が具体的な目標を持たずに業務をこなすと、成長の実感が得られずにやる気を失ってしまうことが考えられます。
また、目標がないことで教育担当者も成果を評価しにくいほか、指導方法や指導内容に迷ってしまうことも少なくありません。
コミュニケーションが取りづらい
教育担当者が忙しくてコミュニケーションの時間を十分に取れない場合、新人が悩みや疑問を解消できず、円滑なスキルアップが見込めない恐れがあります。
また、コミュニケーションが不十分なことで新人が孤立していると感じてしまい、職場環境に適応できずに休職や退職してしまうケースも考えられます。
新人への教え方が分からない
教育担当者が効果的な指導方法を知らない状態では、説明が難解で新人が理解できなかったり、簡単すぎてやりがいを感じられないということがあります。
また、新人ひとりひとりの理解度や新人のパーソナリティに合わせた指導ができないと、教育の効果が十分に発揮されません。
さらに、教え方が分からないことで教育担当者自身もストレスを抱え、教育に対するモチベーションが低下することがあります。
新人教育を進めるうえで注意すべきポイントや、失敗してしまった例について知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
新人教育に対して『しんどい…』と感じている方は、ここまでご紹介したような7つの理由に何かしらに該当しているのではないでしょうか？
このようなしんどい状況を解消する手段として、動画マニュアルの活用がオススメです。
なぜ動画マニュアルが有効なのか？その理由について知りたい方は、「動画マニュアルで現場の教育をかんたんにする方法」も併せてご覧ください。
新人教育のしんどさを放置するリスク
新人教育のしんどさを放置すると、以下のようなリスクが生じる可能性があるため注意が必要です。
モチベーションの低下
スムーズに教育が進められないことで新人は業務習得への不安やストレスを感じてしまい、やる気を失ってしまいます。
また、教育担当者も教育の負担が大きくなるにつれ、忙しさが原因で新人育成へのモチベーションが低下し、指導の質が低くなる恐れがあります。
ストレスによる早期離職
新人は適切な指導を受けられないことでストレスを感じ、仕事に対する不安から早期退職を考えることがあります。
実際に、株式会社ベネッセコーポレーションが2023年度の新入社員研修に関わる人材育成担当者643名を対象に行った調査では、新入社員研修に関する課題として「自社への定着・早期離職を防ぐこと」が34.7%と最も高い数値となっています。
参照元：「2023年度新人研修に関する意識調査」 研修担当の悩み・課題は新入社員の「定着・離職防止」、「早期の戦力化」、内定時期からの研修実施が5割以上
また、教育担当者も指導の負担で過度なストレスを感じると、メインの業務に集中できる企業への転職を考えることもあるでしょう。
さらに、新人や教育担当者が早期に離職すると生産効率が低下し、企業にとって大きな損失になります。企業としても、せっかく採用した新入社員やベテラン～中堅層の教育担当社員が離職することは、避けたいリスクのはずです。
コストの増加
新人が教育体制に不満や不安を感じて早期離職することで、新たに人材を募集し、教育するための時間や費用が再度必要になります。
また、ノウハウや経験が豊富な教育担当者が新人教育を負担に感じ退職してしまうと、中途採用や新たな教育担当者の育成をする必要があるため、膨大な時間と労力がかかります。
生産性の低下
新人教育の課題を放置し、新人が十分に育たないと戦力として活躍することが難しく、結果として現場の負担が減らないことが考えられます。
さらに、新人が業務を完全に理解しないまま稼働してしまうと、大きなミスやトラブルを引き起こす可能性が高まります。そのため、教育を一通り終えたにもかかわらず先輩社員のフォローが必要となり、生産性の低下を招くリスクがあります。
また、先輩社員や教育担当者が新人の指導に時間を割くことで現場の負担が増加し、職場全体の士気が低下する可能性もあります。
属人化の進行
新人が十分な教育を受けられないことでノウハウや技術の伝承が滞り、属人化が進行します。
属人化が進むと、ベテラン社員しかできない業務が解消されずに負担が増えパフォーマンスが低下するだけでなく、長期的に見て組織全体の業務効率が低下する可能性があります。
ベテラン社員の業務内容について新人教育がうまくいかなかった例を考えてみましょう。
システムのトラブルシューティングや定期メンテナンスの方法を伝承できなかったことで、システムのトラブルが発生した際に誰も対応できずに業務が停滞し、新しいシステム管理者が見つかるまでの間、企業全体の生産性が大幅に低下するということが考えられます。
属人化の具体的な解消手段や成功事例については、別記事「属人化を解消する5つの方法は？解消に役立つツールや成功事例を解説」や、技術・技能伝承コンサルタントによる以下の無料ウェビナー動画をご覧ください。
新人教育のしんどさを解決する方法
新人教育のしんどさを解消したい方は、以下3つの方法を試してみましょう。
この3つの方法をわかりやすくまとめると「業務ノウハウをカリキュラムとして可視化し、別の教育手段に置き換える」ということです。
このような教育体制を実現する方法について、以下の動画でも具体的に解説していますので併せてご活用ください。
新人教育のカリキュラムを作成する
教育担当者の負担を減らすには、明確な目標に向かって教育を行うためのカリキュラムを作成することが重要です。
カリキュラムを作成することで、学習内容が体系的に整理され、新人が段階的に知識とスキルを習得できるようになります。
他にも、どの段階で何を教えるべきかが明確になるため、進捗の確認やフィードバックなど新人の学習進捗が管理しやすくなるという教育担当者向けのメリットもあります。
カリキュラムには、以下の内容を含むようにしましょう。
- 新人教育の目標を設定する
- 目標から逆算した教育計画を考える
新人教育の目標を設定する
「新人教育の目標がない」で先述した通り、具体的な目標がないと教育の方向性が曖昧になり、効果的な指導を行えません。
また、新人自身も目標を持つことでモチベーションが高まり、自身の成長を実感しやすくなります。目標に向かって努力し、達成するという成功体験を積み上げることで、自信を養うことにも繋がるでしょう。
そのため、新人教育を始める前にできるだけ具体的な目標を設定しておきましょう。
目標から逆算した教育計画を考える
目標を設定したのちは、その目標から逆算して教育計画を立てましょう。目標から逆算して計画を立てることで、各ステップで何を教えるべきかが明確になり、計画的な指導を行えます。
また、教育計画の中にマイルストーン（小さなゴール）を設定しておくことで、進捗を定期的に確認しながら柔軟に教育内容を見直すことが可能です。
例として、「新人が業務に必要な基本スキルを習得し、自信を持って業務を遂行できるようにする」という最終的なゴールを立てた場合、マイルストーンとしては「業務に必要なソフトウェアの基本操作を習得する」「定期的なレポート作成を行い、提出する」といった内容が考えられます。
教育係の負担を減らす
新人教育のしんどさを解消するには、教育係が抱える負担を軽減することが重要です。
負担を軽減するには、教育体制の見直しや教育係へのトレーニングが効果的でしょう。
教育体制を最適化する
教育担当者が不足している場合や、1人あたりの負担が大きい場合には、教育体制を再構築する必要があります。
たとえば、教育担当者を複数人配置して負担を分散することで、指導の質を保つことが可能です。
教育担当者のアサイン例として、ビジネスマナーやPC操作など教える教育分野ごとや、入社してすぐのオンボーディングや数か月後に行う専門的な業務研修など、新人教育のスケジュールごとに専任の担当者を立てるケースが考えられます。
また、教育担当者が不在の場合には、誰が代わりに指導を行うかを明確にしておくことで、スムーズに新人教育を進められるようになります。メイン担当者とサブ担当者のように、2人体制などがおすすめです。
教育係にもトレーニングを実施する
コミュニケーションの取り方やフィードバックの方法など、教育担当者向けに新人への効果的な指導方法を学ぶ研修を実施することで、新人教育の質を高められます。
また、適切な指導方法を習得することで教育担当者は自身の指導方法に自信を持ち、新人ひとりひとりに丁寧に向き合えるようになります。
教育係の社員には、新入社員のタイプや性格に合わせた指導ができるよう、トレーニングを実施することがおすすめです。具体的には、以下の画像のように新入社員のタイプをもとに指導のスタンスや働きかけ方を考えさせることが考えられます。
▼教育のカスタマイズ例▼
マニュアルを整備する
マニュアルの整備は教育工数を削減し、負担のない教育を実現するうえで非常に有効です。
マニュアルを作成して自学自習を行える環境を整えることでOJTの時間を短縮し、教育担当者の負担を減らすことが可能です。
たとえば、業務手順や注意事項をまとめたマニュアルを作成し、OJT前に閲覧してもらうことで、新人が最低限の基礎知識を身につけた状態でOJTを進められます。さらに、マニュアルが用意されていることで、新人が不明点を自分で解決しやすくなり、質疑応答の手間を減らせます。
マニュアルは「作って終わり」ではなく、活用されることが本来の目的です。
一方で、「マニュアルはあるけど内容が伝わっていない」「マニュアルが形骸化している」とお悩みの現場も多いはず。そこで、「伝わるマニュアルを整備する方法」について詳しく解説したガイドブックを用意していますので、是非ご活用ください。
新人教育のしんどさは動画マニュアルで解決！
新人教育のしんどさを解消したい方は、動画マニュアルを活用するのがおすすめです。
動画マニュアルは、文書ベースのマニュアルと比べて従業員が正しく簡単に実際の作業をイメージしやすいため、新人教育の工数を減らしながら効果のある教育が実現します。
動画マニュアルが新人教育に効果的な理由は、以下の4つです。
教え方や内容にばらつきがなく、均一な教育が実現する
OJTによる教育では、教育担当者ごとに教え方や内容に微妙な差が生じるため、新人が「AさんとBさんで言っていることが違う…」と悩むことがあります。この小さなずれを放置してしまうと、組織全体で業務手順や業務品質が統一されず、標準化されない自体に発展しかねません。
しかし、動画マニュアルでは同じ教材で教育を行うため、OJTにありがちな教育のばらつきがなくなり、正しい作業手順や技術を効率的に伝えることが可能です。
OJTを動画に置き換えることができる
OJTやOff-JT（日常業務とは別に時間をとって行う座学などの教育）では、毎年同じ内容を教える必要があるため、「同じ内容を何度も教えるのに疲れた…」と、教育担当者が負担を感じやすいです。
しかし、動画マニュアルを活用すれば、内容が変わらない限り毎年同じ動画を使って教育できるため、新人教育の負担を大幅に軽減することが可能です。例として、入社したての新人を対象に行うビジネスマナー研修を動画化することで、先輩社員の時間を奪わずに教育が進行します。
さらに、新人の質問に対して「動画を見ておいて」と指示できるため、現場で繰り返し同じ質問に答える手間を削減できます。「同じ話を何度も説明しなくちゃいけないのか…」「この質問、他の新入社員からも聞かれるなぁ…」という教育係の不満や負担を軽減できるでしょう。
スキマ時間で自学自習できる
OJTによる教育体制では「先輩が忙しそうで質問できない…」「同じ質問ばかりして申し訳ない…」と新人が萎縮しがちです。しかし、新人が疑問や不明点を解消できない状態が続くと、業務の習得に支障が出るだけではなく、不安を解消できずにモチベーションが低下し、離職となる可能性も考えられます。
一方で、動画マニュアルならいつでもどこでも視聴ができるため、新人は自分の都合に合わせて学習を進められます。疑問が生じた際は動画マニュアルを見て解決できるため、「忙しそうな先輩社員に質問をする」というプレッシャーから解放され、先輩社員も業務に専念できるようになるでしょう。
また、自学自習を促進することで教育担当者や先輩社員の負担が軽減されるだけでなく、新人の自主性を育む効果も期待できます。
マニュアルの更新や保管が簡単
紙のマニュアルだと更新のたびに作り直す必要がありますが、動画マニュアルなら一部を差し替えるだけで更新が完了します。そのため、マニュアルが更新しやすくなり、常に最新情報や手順を閲覧できる環境を整えられます。
また、動画マニュアルは紙のマニュアルとは違い検索機能を使って簡単に目的のマニュアルにアクセスできるため、大量の資料を持ち運ぶ必要や、膨大な量のマニュアルから欲しい情報を探す必要がありません。
さらに、破損のリスクやスペースの問題で紙マニュアルが利用できない環境でも、タブレット端末を持ち込める場合は、現場で動画マニュアルを視聴しながら正確に作業を進めることが可能です。
動画マニュアルのメリットや、動画マニュアルについてもっと知りたい！という方に向け、詳細な資料を以下にご用意いたしました。マンガでわかりやすく解説しておりますので、本記事と併せてご覧ください。
新人と教育係の負担を減らす動画マニュアルなら「tebiki」
新人と教育係の両者が抱える負担を軽減する動画マニュアルなら、「tebiki」がおすすめです。
tebikiを活用する4つのメリット
動画マニュアル作成ツールtebikiは、動画マニュアルが誰でも簡単に作れるツールとなっており、OJT教育やマニュアル作成の工数削減が可能です。
動画マニュアル「tebiki」を活用するメリットは、以下の4つです。
動画マニュアルが手間なく簡単に作成できる
tebikiの最大の特徴として、普段のOJTの様子をスマートフォンで撮影するだけで、動画マニュアルを簡単に作成できる点が挙げられます。
さらに、音声認識システムが自動で字幕を生成するほか、図形の挿入や字幕の修正も直感的に行えるので、複雑な動画編集の知識や技術がない方でも高品質なマニュアルを作成することが可能です。
複数の新人に簡単に指示が出せる
マニュアルの閲覧指示タスクやコース（複数の動画マニュアルをまとめたもの）の受講指示タスクをtebiki上で作成できるため、「このマニュアルを見ておいて」といった指示を複数人に向け瞬時に行うことが可能です。
そのため教育担当者の負担が減るのはもちろん、新人も何をすればよいかが明確に理解できるため、新人教育の効率が向上します。
膨大な量のマニュアルでも管理が簡単
tebikiはマニュアルのデータをクラウドに一元管理しています。
そのため、「タグ機能」を用いて関連するキーワードを入力するだけで、必要な動画マニュアルを即座に見つけられます。また「コース機能」を利用すれば、複数の動画や文書を簡単に整理できます。
さらに「作成計画表機能」を使うことで、マニュアル全体を樹形図のように表示し、設計や整理、修正を簡単に行うことが可能です。そのため、数多くのマニュアルを抱える現場でもスムーズな管理が実現します。
習熟度が可視化されるので新人教育の効果が確認できる
tebkiはマニュアルの作成や閲覧にとどまらず、教育効果を可視化できる点も大きな強みです。
例として、選択式や記述式のテストを作成・自動採点できる「テスト機能」や、マニュアルを閲覧したことを伝える「できるボタン」を使うことで、習熟度を可視化することが可能です。
また、組織レポート機能を使うことで「誰が」「どのマニュアルを」「どのくらい閲覧したか」が可視化され、新人教育の目標達成度を定量的に示せるため、教育効果を確認しながら研修内容を調整できます。
▼組織レポート機能のイメージ▼
本記事でご紹介したtebikiの機能詳細や導入効果、導入された企業の声について詳細にまとめた資料をご用意いたしました。「新人教育の工数を減らしたい…」「もっと簡単に伝わるマニュアルを作りたい…」とお考えの方は、是非ご参考ください。
tebikiで工数を減らし、効果的な教育を実現した事例
実際に動画マニュアルtebikiで効率的な教育を実現した企業を3社紹介します。
- 日本クロージャー株式会社
- ソニテック株式会社
- 株式会社GEEKLY
他にもtebikiを活用した企業事例や導入効果を知りたい方は、以下の資料も併せてご覧ください。
日本クロージャー株式会社：OJTの7割を動画に置き換え
ペットボトルや瓶のキャップを製造する日本クロージャー株式会社では、新入社員が指導を待つ時間が長く、効率よくOJTを進められないという問題を抱えていました。そこで、新人教育を効率化するためにtebikiを導入し、組み込みや分解などの動画マニュアルを作成。
OJTの約7割を動画マニュアルに置き換えることで、待機時間を大幅に削減し、新入社員が短時間で業務を習得できるようになりました。また、動画マニュアルをクラウド上に一元管理することで情報が共有しやすくなり、新入社員の自学自習を促進することにも成功しています。
日本クロージャー株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらのインタビュー記事をご覧ください。
インタビュー記事：新人OJTの7割を動画に置き換え。組み込み/分解/金型作業など、製造現場の動画マニュアルを作成。教育の手間を大幅に削減しました。
ソニテック株式会社：3ヵ月分のマンツーマン指導を削減
建築副資材を提供するソニテック株式会社では、物流倉庫で3ヶ月間のマンツーマン指導を行っていたため、指導者がスムーズに日常業務を進められないという問題を抱えていました。そこで、新人教育を効率化するためにtebikiを導入し、ピッキング作業の動画マニュアルを作成。
その結果、3ヶ月かかっていた教育時間が実質ゼロとなり、指導者の負担が大幅に軽減されました。また、教育内容の一定化により、教える側と教えられる側双方のストレスが緩和され、業務全体を効率化することに成功しました。
ソニテック株式会社の導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらのインタビュー記事をご覧ください。
インタビュー記事：3ヶ月間の直接指導を動画マニュアルで完全に置き換え、業務の効率化を実現
株式会社GEEKLY：年間の新人教育時間を3,700時間削減
IT・WEB・ゲーム業界に特化した人材紹介を行っている株式会社GEEKLYでは、従来のOJT教育において、教え方のばらつきとトレーナーの負担が大きいという問題を抱えていました。そこで、教育内容を統一し属人的な業務を減らすためにtebikiを導入し、1年間で1,300本以上の動画マニュアルを作成。
新人教育の7割近くを動画マニュアルに置き換えた結果、業務内容や営業品質のばらつきを解消することに成功しました。さらに、新人教育にかかる工数を年間で約3,700時間削減し、教育の負担を大幅に軽減できました。
株式会社GEEKLYの導入事例をより詳細に知りたい方は、こちらのインタビュー記事をご覧ください。
インタビュー記事：年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！
まとめ
この記事では、新人教育が「しんどい」と感じる原因とその解決方法について解説しました。
新人教育の負担を軽減することで、教育担当者のストレスが減るだけでなく、他の業務に集中して生産性を向上させる効果も期待できます。
そのため、新人教育の負担が大きいと感じている方は、今回紹介したしんどさを解消する方法を実践して、より良い教育環境を整えてみてください。
また、新人教育をできるだけ効率よく進めたいと考えている方は、動画マニュアル「tebiki」を活用するのがおすすめです。動画編集の経験がなくても、短時間でわかりやすい動画マニュアルを作成でき、管理や検索も簡単に行えます。
さらに、新人のマニュアル閲覧状況や習熟度を可視化できるため、効果測定を行いながら効率的に教育を進めることが可能です。動画マニュアル「tebiki」の資料は、以下の画像から無料でダウンロード可能ですので、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
