働き方改革の手段としてtebikiを活用。
複数の部門で工数の効率化を実現！

庄司さん： 当社は、港湾運送事業や内航海運業、貨物利用運送事業、倉庫業、梱包事業、海上運送業などさまざまな物流サービスを提供している1952年創立の総合物流企業です。従業員数は2023年10月時点で1,357人で、正社員だけでなく外国人労働者を含む派遣社員など多様な人材を抱えていて、定期的に人の入れ替わりが発生しています。

小原さん： この事業のうち、船舶での貨物の積み卸しや倉庫内でのフォークリフト作業といった港湾作業に加えて、梱包作業や安全衛生教育の一環でtebikiを活用しています。

吉田さん： 先ほど定期的な人の入れ替わりがあるとお話しましたが、社内システムやツールに対する問い合わせには、個々に対応するのではなく「tebikiを見てください」と誘導するという形で問い合わせ対応業務を効率化しています。

庄司さん： 全社的に働き方改革を進めたいとなった際、教える／教えられる、引き継ぐ／引き継ぎを受ける、問い合わせる／問い合わせを受けるといった部分に業務負荷がかかっている状況が見えてきました。たとえば、異動に伴う引き継ぎ期間が1か月あるような業務において、場合によってはそれ以上かかってしまっていました。このような状況は長時間労働の原因になり得るため、工数を削減できるソリューションを探していました。

また、外国人労働者が増加している現場では、教育や指示内容の理解度向上が課題でした。言葉の壁があり、業務の指示を出しても「分かりました」とスムーズにニュアンスが伝わらず、教えるのに時間がかかり、教育者が本来の業務に取り掛かれないといった話もありました。

たとえば、海外拠点で新しいプロジェクトが発足した際、必ず日本人の熟練者が現地に赴いて数か月直接指導します。しかし指導を行うにあたり、マニュアルの翻訳工数なども発生しており、オンボーディング部分で熟練者の負担をもう少し軽減できればという課題がありました。

今のお話にあったように、さまざまな現場／拠点単位でそれぞれ業務負荷が発生しており、サステナビリティ推進室としては業務効率化を推進することで働き方改革を実現したいという想いがありました。もちろん、業務の質を落とさず効率化を実現する必要があります。例えばフォークリフトの安全基準を全拠点で画一化しようとすると、マニュアルの整備やOJT対応など、教育担当者の工数がかかっていました。そのため、技術や品質をいかに継承するか？そして、そこに割く時間は何とか減らしたいと考えていました。

そんな中、職場の若手が先輩社員から業務手順を見せてもらって教わる際、スマートフォンで動画を撮って見返しているという話を聞きました。事務において、特定の作業をする順番やシステムの入力ステップだけでなく、画面の動きや先輩社員がOJTで説明しているところをスマートフォンで撮影し、メモを取る代わりに全部撮るということを自発的にやっていたようです。

吉田さん： 2021年9月頃ですが、当時はコロナ禍ということもあり、ウェブ会議同様に非接触でのスキル継承や新人教育のニーズが高まっていました。当社では「働き方改革の実現に向け、長時間労働の削減と多能工化を軸に取り組んでいく」というサステナビリティの方針があり、動画がこれらの解決策になるかもしれないと思い、庄司課長に「tebiki」を紹介しました。

庄司さん： 会社としては動画マニュアルを本格的に使ったことがないので、活用のイメージを持ってもらうのにはちょっと苦労しましたね。それこそ「これって本当に効果があるの？」といった意見がありました。

そこでまず、各現場が抱える課題に対して動画マニュアルがフィットしそうな部署をリストアップし、tebikiの説明会と運用トライアルに参加してもらいました。フィットしそうな部署は「紙マニュアルよりも映像で見た方が、導入したらきっと工数削減につながるのではないか？」という軸で選定し、事務部門や作業部門、海外統括部門、外国人労働者を多く抱える部門など、あえてさまざまな部門を選定しました。最初はイメージができない方が多かったですが、実際に触る機会を設けたことで、徐々に動画マニュアルで何ができるか？活用のイメージが湧いたかなと感じています。

吉田さん： 一方で、安全衛生推進部では以前から動画の活用を一生懸命進めていて「いい動画編集ソフトはないか？」といった相談もいただいていました。実際に動画マニュアルを試していた現場では、クリエイター／プロフェッショナル向けの編集ソフトでは難しくて分からないといった悩みを抱えていました。現場視点では、動画マニュアルを誰もが作れて誰でもシェアできるような、そんなカジュアルな製品を求めていたタイミングだったので、小原部長から「興味あるよ」とお話をいただきましたね。

小原さん： 当社の場合、法令の関係上どうしても文書形式のマニュアルを用意する必要がある場面もあり、部署によっては「今のマニュアルに加えて動画マニュアルも作るの？」という懸念の声がありました。しかしその負担を踏まえても、作業によっては動画の方が伝わりやすいものがあり、そういった部署から導入検討が進んでいきました。

庄司さん： 説明会実施後には、実際に業務で使えそうか、使ったらどれぐらい業務工数を削減できそうかをヒアリングし、想定効果を算出することで社内で導入検討を進める判断材料にしました。動画を活用することによって、例えば事務作業に関する問い合わせ対応を何時間減らせるか？新人受入の時に教育担当者が付きっきりで教える時間を何時間減らせるか？各現場で発生しているさまざまな工数を、どれほど削減できるかという点で導入を検討していきました。

一例としてお話すると、情報システム部では社内の問い合わせ対応に月10時間かかっていましたが、動画マニュアルを導入することで月3時間まで減らせると試算できました。

庄司さん： 一番助かったのは、やはり導入支援のところで私たちの手を引いていただいたところですよね。他のサービスだと、パッケージやサービスを導入したら終わりで「ではお使いください」といった形でした。

tebikiさんの場合、今どのような困りごとがあって何を動画化すればよさそうかなど、全体の運用計画をベースに手を引いてもらい非常に助かりました。ただ導入しただけではみんな使わなかったんだと思うんですよね。「使い方がわからないし…まぁいいや」とならなかったのは、tebikiさんの導入支援があったからだと思いますね。

吉田さん： tebikiさんの「てびき」は手順書の手引きではなく、運用と伴走の手引きですね。私の部署で社内システムを開発して運用するような場面では、特定用途に特化したシステムということもあってサポートは初期導入の時がメインで、本番稼働した後は障害発生時にしか会話しないというのがよくある流れでした。

一方、tebikiさんの場合、運用を開始してから詳細設計がスタートしたような感じですね。運用開始後も定例会は引き続き実施しますと言われた時には「そこまでお付き合いいただけるんだ」といった印象でしたね。

吉田さん： スマートフォンで撮った動画を簡単にアップロードできたところですかね。後はPCの画面収録なども、tebikiを使ったらかんたんにできるという点もよかったですね。

実は以前、部内で「動画マニュアルを作成する」という課題が出たことがありました。その際はYouTubeと無料の編集ツールを組み合わせて作業をしてもらったのですが、PC上の画面操作を録画して編集してアップするという流れがスムーズに進められなかった。ところが、tebikiを使うと録画から編集、アップロードまで簡単にできたようです。

また、同様のサービスも比較検討していましたが、それらと比べてtebikiはコストパフォーマンスが良く、アカウントの柔軟さでスモールスタートができるという点も大きかったです。

庄司さん： あとは多言語対応している点も重視しました。当社の場合、多くの海外拠点があり、タガログ語やベトナム語、ミャンマー語、インドネシア語、チェコ語などさまざまな言語を用いる社員がいます。マニュアルをそれぞれの言語に翻訳するとなると結構大変なので、安全衛生推進部で作った作業標準をそのまま自動翻訳できるのであれば、かなり負担が減るなという印象でした。

小原さん： 安全衛生推進部では「安全教育」を重要視していて、講師が座学やその先の技術指導を行っているのですが、教えるときに講師によってニュアンスが違ったり、受講者側の受け取り方が異なってしまうという感覚がありました。手順や作業品質のバラつきといった問題が生じないように「動き」を口頭で伝えるのは難しいので、動画で視覚的に伝えるためにtebikiを使用しています。

現在は社内で実施している安全衛生教育会で、関連法令に則した教育や社会情勢を踏まえた「働く女性の健康セミナー」「リスクアセスメント基本教育」を行っており、講師がtebikiを使って資料や動画を作成しています。そのようなコンテンツを作ることによって、講師側が直接教えなくても正しい内容を繰り返し視聴することができ、伝える内容がバラつくことを抑えられています。

受講者がtebikiで学んだ内容を実際に理解しているかどうかについては、講師が受講者の作業手順を標準作業と比較し、問題がないかを判断しています。ある程度作業に慣れてくると、個人の癖が出たり作業不順守が起きたりする可能性があるので、道を外さないように振り返りをするという目的でも活用しています。

教育ツールとしてtebikiを活用するようになったことで、教える側と教えられる側の認識がバラつく幅が狭くなったと感じています。また、教える側の工数も抑えることができました。

吉田さん： 社員にとって動画マニュアルは触ったことがないツールなので、どうしても否定的な部分があります。そのため、既存の文字ベースのマニュアルや電話での問合せ対応等を否定せず、動画に誘導する導線を作る必要がありました。

社内にはこれまで蓄積してきた作業手順書や紙マニュアルがあります。そのため、これらのメディアすべてを動画に置き換えるというのは、かなりの労力を割くことになります。そこで当社では、既存の置き換えではなく、「新しく作成するマニュアルのうち動きを伴う業務」や「従来の紙や文字ベースだけでは伝わらない作業の補完」を対象に動画マニュアルを作成することを推奨しました。

しかし、既存の資料の保管場所はバラバラで効率よく活用ができません。そこで紙やPDF、動画など様々な形式のメディアを1つにまとめるハブとして、別で社内ポータルサイトを作成し運用する事で対応しました。

藤崎さん： 一例として、スマートフォンに関する社内問い合わせの対応が挙げられます。事務所や現場には幅広い年齢層の従業員がいますので、例えばスマートフォンをWi-Fiに繋げるという説明をする場合「まずはスマートフォンのホームボタンを押してください」といった最初の説明から躓いてしまいます。従来は電話で問い合わせ対応を行っていましたが、ホームボタンを押す⇒設定をタップといった流れを口頭で伝えても相手の画面が見えないので、お互いに状況を伝えあうのに多くの時間を消費してしまいます。

しかし、既存の資料の保管場所はバラバラで効率よく活用ができません。そこで紙やPDF、動画など様々な形式のメディアを1つにまとめるハブとして、別で社内ポータルサイトを作成し運用する事で対応しました。

庄司さん： みんなどうしても「聞けば早い」というのはあると思います。でも、サイトに誘導することによって、手順を読みながら操作ができるというのはすごくメリットがありますよね。スマートフォンの操作や設定は、電話越しに説明しても相手側の機器が説明する側のイメージ通りに動いていなかったりします。

自分の画面と動画マニュアルの動きを照らし合わせて操作してもらえれば、お互いの時間を消費しなくて済みます。このやり方で追加の問い合わせが来ないということは、多分それで皆さん理解しているということではないでしょうか。

藤崎さん： 社内では、短期間でシステム／サービスを稼働させたいと言う要望が結構あります。通常であれば導入後の運用開始までに2~3か月かかるものが、tebikiを活用することによって1か月で稼働できるようになりました。

管理者としては利用者側の作業手順を知ったうえで利用者用のマニュアルを作らなくていけないのですが、その時にtebikiが非常に使えます。利用者の操作を画面録画してマニュアル化することで、比較的短期間でマニュアルを整備できるのは非常に大きいですね。

名刺スキャナーの使い方なども動画で作ったところ、名刺管理ソフト立ち上げ時の閲覧ログを確認してみるとみんな見ているので、社内ポータルサイトとtebikiがうまく融合して浸透していっているのではないかなと思います。

今では何か新しいものをゼロベースで作る際、動画で作ろうよという動きになりつつあります。たとえば経理部門で新システムのリリースを控える中、ユーザー数が多いことから説明会で全員をカバーすることが困難でした。また、従来通りに文書マニュアルを作ろうとすると膨大な工数がかかったり、経理部が問い合わせ対応で忙殺されて業務が滞ることが予想されました。そこで経理部門では、最初からtebikiを用いた動画マニュアルの整備を決めました。

動画マニュアルを整備する初動にはどうしても工数がかかりますが、中長期的に見たときに運用が始まってからの問い合わせ対応工数は減っているので、かなり効率化できていると思います。

吉田さん： tebikiは「誰でもかんたんに使える」という点が良いと思います。動画編集の経験がなくてもすぐに使えるという点がメリットで、安全衛生推進部の小原部長のお話にもありましたが、パソコン操作に不慣れな熟練講師の方でも自身で操作してコンテンツを作れるというのは、tebikiがかんたんで直感的に動かせるという証拠だと思います。