動画マニュアルtebikiの活用シーン SCENE

紙マニュアルとOJTによる技術伝承は課題がついてまわります。紙マニュアルは業務の「動き」が文字では伝わりにくく、OJTはトレーナー1名につき1名しか教育できず、非効率です。

1人のスタッフが関連部署や他部署の業務までできるようになると柔軟な勤務シフトにでき、業務効率化、コスト削減になります。しかし、教えるトレーナーも、教わるスタッフも教育に時間と手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまいます。

トレーナーから教わった手順のとおりに作業していたら、別の先輩社員から怒られたり、叱られた経験や、そういった場面を見たことはありませんか？
当然、新人社員はその場で反論しなくても、心の中では「あの先輩はこうやれって言っていたのに…」と心理的ストレスを感じ、それが重なるとやがて退職を意識し始めます。
すべてのトレーナーが正しい業務手順を仕事をしているとは限りません。また、トレーナーの中には自分が作業しやすいようにアレンジして業務をしていることもあります。加えて、トレーナーの教える際の丁寧さにも差があり、こういったトレーナーの業務品質の差が、新人の離職率に影響していることがよくあります。

紙マニュアルの文字だけで業務手順をわかりやすく伝えようとすると、表現や言い回しなどを考えるのに時間と手間がかかります。さらに、わかりやすくするために写真を撮って画像として付けたり、イラストを作成して貼り付けたりして、情報を補うなどマニュアル作成/更新時に手間になり、マニュアルが更新されなくなり、マニュアルが使われなくなってしまいます。

日本語が上手な外国人スタッフでも、業務では専門用語や難しい言い回しなどが使われ、業務理解が進みにくいなどの課題があります。また、日本語の能力においても話すのは得意だが、漢字や読解が苦手な外国人スタッフに紙マニュアルで教育すると伝わりにくく、業務定着率が低いなどの課題があります。

スタッフが入社すると忙しくなったりしていませんか？新人スタッフの教育をOJTに頼ると、入社の度に一番の戦力であるベテラン社員のリソースが割かれ、生産性を低下させてしまいます。また、ベテラン社員が持つ本来の業務も圧迫し、会社全体の業務非効率が発生してしまいます。

トレーナーによっては教え方や、教える際の丁寧さなどの差があり、また全てのトレーナーがあらゆる業務を正しい手順で行っているとも限りません。中には業務手順を自分なりに効率化しようとしてアレンジを加えたりする社員もいます。
当然、そのバラつきは新人社員にも引き継がれてしまい、その結果、会社全体の業務品質もバラつきが生まれてしまうのです。

OJTによる属人的な教育では、業務品質のバラつきを生むだけでなく、個々のスタッフの教育がどこまで進捗しているのか、どんなスキルがあるのか把握しにくくなります。スタッフの教育進捗やスキルが把握できないと現場責任者は最適な人的配置を行うことができず、非効率な勤務シフトや生産性の低下を招きます。 また、管理されていないと感じると一定数のスタッフに弛みが生じ、せっかく用意した教育カリキュラムや研修、手順書が使われなくなってしまいます。