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3,000人の従業員に効率よく精度の高い教育ができるのは「動画」だと考えました。

株式会社京急ストア

業種
食品・日用品・衣料の小売販売および関連サービス事業

お話を伺った方
管理本部人事部人材開発担当
マネジャー 星様

課題
  • ・増える外国人スタッフの教育
  • ・研修に関わるコストとトレーナー不足、指導時間の不足
  • ・専門的な現場作業の技術伝承
  • ・コロナ禍における研修実施
効果
  • ・翻訳機能で外国人教育を効率化
  • ・トレーナー不足を動画で解決
  • ・集合研修に関わるコストを削減

tebikiでは、鮮魚など生鮮部門からレジの操作方法まで店舗運営に関わる作業や社内ルールに関しても動画にしています。

貴社の事業内容とtebikiの対象業務を教えてください。

星さん: 弊社は東京都、神奈川県をまたがって走っている京浜急行電鉄のグループ企業で、駅前立地を活かしたスーパーマーケット事業、コンビニエンス事業、ドラッグストア事業、ショッピングセンター運営等、京急グループの流通小売業を担っております。京急沿線に住まわれている方々の安全・安心なお買い物と豊かな生活環境を充実させていくことが使命です。日々、快適に繰り返しご利用いただける店を目指しております。

tebikiでは、スーパーマーケット従業員向けの動画から作成し始めており、生鮮部門からレジの操作方法まで店舗運営に関わる作業や接客ルールに関する動画をアップしています。また、本社から発信した文章だけでは伝わりにくい新しい社内システムの使い方なども、tebikiにアップして社内で展開しています。現在はスーパーマーケット事業に関する動画が多いのですが、今後は他の事業においても徐々に展開していきたいと考えています。

トレーニングは時間もコストもかかる。コロナ禍の教育にも頭を悩ませていた。外国人スタッフの教育をきっかけに、動画マニュアル導入をしました。

どのような課題があったのでしょうか?

星さん: もともと課題は3つありました。「外国人への教育」「研修時間とトレーナー」そして「技術伝承と伝達精度」です。コロナ禍の接触機会制限下での研修や教育という課題も追加され、教育が滞らないようにする方法を考えていました。

一つ目に、外国人への教育です。最近は外国人の採用が増えており、外国語のマニュアルが欲しかったということがあります。新店舗のオープンにあたり、オープン準備と日本人・外国人の新規採用者への教育が同時進行になり、翻訳しながら時間をかけて教育するという難しい状況が起きました。日本語が完璧に伝わらない中で、外国人採用に慣れていない店舗だとしても近隣店舗にOJT研修を受け入れてもらう必要がありました。共通認識を正確に広めるためのきっかけとしてtebiki導入を進めていきました。

そして、「じっくり指導をする時間がとれない」「教育が上手なトレーナーが全店全部門にいるわけでもない」という現状がありました。教育部署である私たちが、集合研修することが出来るのは、レジ操作や接客技術など内容が限られてしまいます。また、横浜に研修センターがありますが、横浜から遠い店舗の従業員においては、そもそも研修センターに来るということもハードルが高く、距離や移動時間、各部門に対応する設備が無いことも課題です。そのため、各部門の専門的な教育ができる人材と環境が必要になります。約3,000人の従業員がいる中で「全従業員に各部門に必要な、精度の高い研修ができないか?」と悩んでいたときに、 動画で配信できたら、効果的で効率が良いのではないか、と考えました。

生鮮部門の鮮魚、精肉、惣菜、青果など専門的な現場作業においては、各部門「トレーナー」が不足し、各店舗の責任者やベテランパートさんのOJTと紙ベースのマニュアルが頼みです。熟練者はおりますが、全員が教えることに長けているわけではないので、作業技術も指導技術もあるトレーナーに動画で解説をしてもらえれば、熟練技の伝達が平等にできるのではないか、と考えました。

本社からのマニュアル改変も新規マニュアルも紙のみで通達をしていましたが、私自身、文書マニュアルが得意ではないのでパソコンシステムの変更など、動画なら1分で正確に伝わり、苦手な人でも分かりやすいと思いました。

トレーナーの人手が足りない。研修センターで集合研修をすることも難しい。 外国人への教育をきっかけに動画マニュアル導入をしましたが、それ以上に、会社全体の教育改革を見据えてtebikiを推進しています。外国人従業員においては、腸内細菌検査や正しいエプロンの着方すら伝えるのは難しく、説明に時間をかけることでもないので、動画マニュアルの自動翻訳を見せれば、時間もかからず本人たちも分かりやすく、安心して仕事ができます。

導入検討に入っていた時期は外出制限があるコロナ禍で、例年実施している研修の中から一部のみ実施している状況でした。店舗では営業を持続するだけでも大変でしたので、技術定着や向上するためのフォローが滞らないよう、動画でリモートフォローが出来る状況を作れました。

新人用コースを作る予定です。予習したり、復習したりできるような環境を作って、効率よくトレーニングしていきたいです。

tebikiの導入方法とその効果を教えてください。

星さん:作成すべき項目をあげ、撮影前には構成を考え、台本まで作成してから現場撮影に行きます。店内にお客様不在の時間帯に、時間勝負で撮影をするため台本や構図などを先に段取りして、用件に合わせた店舗に行きます。異なる業態があるため、伝えたい内容が同じだとしても各業態に合った動画マニュアルを作成することにより、リアリティのある動画マニュアルになるように意識しています。

各店舗での活用については、各店舗に設置されている事務処理用のパソコンと店舗用スマートフォンで視聴できますが、「動画マニュアル視聴用」としての設置ではないので、課題はまだあります。事務所にてパソコンで座って視聴するには狭い店舗もあり、事務処理も中断してしまうため、私用の個人端末を使用して視聴することも可としております。

tebikiを導入しました、と本部から告知するだけでは活用してくれません。トレーナーが不足している=現場でトレーニングを推進する人が少ない(時間を惜しむ)、という状況もあるため閲覧が進まない、また教育のための動画は率先して自ら視聴する人は少ないという課題もあります。

そこでトップだけでなく全員に通達するため、ポスターを作成したり、上長がtebikiを活用する気になって貰うために上長本人にとって必要な動画を配信する、店舗用スマートフォンに自動にtebikiアイコンを入れる、という対応をしました。そうすることで、少しずつ社内での浸透率も上がってきました。

新入社員や新規採用のパートナー社員に、手洗いの仕方など衛生面で全員が必要なことや、作業や技術において各部署にて必要な新人用コースを見てもらってから、現場に出てもらうような仕組みを考えています。直接指導されるほうがコミュニケーションも図れますが、効率よくトレーニングができるようにしていきたいです。まずは動画で見てもらい、OJTで指導を受ける、動画で復習をしてもらう。そうすることで指導者が同じことを説明するのではなく、研修生毎に相手に合うポイントを指導する時間を作る、また教わる側が「忙しそうだから聞けなかった」など、聞きたくても聞けない状況を打破できると考えています。

みんなでYouTuber気分で楽しんでやっています。

最後に、tebikiのオススメポイントを教えてください!

星さん:部署内ではYouTuberのような気分になって楽しんでやっています。普段研修などで話していることでも、動画撮影となると説明を失敗したり、余計な物が写ったり、イメージ通りにはできません。撮影した動画を編集するのも構成に合わせて「どうやったら分かりやすく伝わるか」など考え、重要なところに◯をつけたり、図形や静止などを駆使して作業し、撮影中には気づかなかったミスをカバーしたり苦戦することもあります。ですが、音楽を流したり効果音を入れたり、「吹き出し説明」のような紙を壁に貼ったり、新たな発想を加えながら、編集も工夫して楽しんでいます。

導入して半年で、180本くらいの動画を作成しました。今後は本社各部の紹介や店舗を紹介するような動画も考えており、部署内および上層部への報告として活用もできるかな、と考えています。まず社内ニュースとして、社内の通信教育制度について、今までは文書通達とポスター配信だけだったものを、朝礼で話すかのような告知動画を作って載せてみました。

編集操作がシンプルなので、部署には機械が苦手な人も編集しやすいです。とにかく難しくない、誰でもできる。という感じです。使用しづらいところも、営業の方にリクエストすることで順次改善され、さらに便利に進化してくださるのも身近なシステムに感じます。また字幕の翻訳は英語や中国語など主要な外国語だけではないので便利です。英語だけということなら翻訳業者へ依頼すれば簡単ですが、多国籍ですので希望に沿った言語に対応できて助かります。簡単な言葉や文章でも、その国の言葉に切り替えられると伝わりやすいです。

動画に関連する資料添付も紐づけできるので、文書マニュアルとの連携も早く、文書マニュアルでも確認したいときや、資料を新人に渡したい時などもわざわざ格納場所に探しに行かなくても確認できるので便利です。情報を一つのところに集約できることは管理も楽ですし、クラウドサービスなので、どの端末からでもどこにいても簡単に確認出来ます。

tebikiなら気軽にスマートフォンなどで、空いた時間にいつでも予習復習ができて、研修やトレーニングで課題になっていたことを順次、解決できると思います!

現場の教育を、
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