業務効率化ツールおすすめ17選！選び方のポイントや無料で使えるツールも紹介

業務効率化とは業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、最大の成果を最小の労力で達成する取り組みを指します。

この記事を読んでいる方は、
「さらに生産性を向上させるために業務効率化が必要になった！」
「リソースの最適な活用によるコスト削減を実現したい！」
「業務効率化のツールの機能や利点についての詳細情報を知りたい！」
といった悩みを抱えているのではないでしょうか。

そこでこの記事では業務効率化の定義や必要性、業務効率化ツールの選び方や導入のメリット、無料で利用できるおすすめのツールについて紹介します。

この記事を参考にして、業務効率化を実現しましょう。

業務効率化とは？必要な2つの理由

業務効率化とは業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、最大の成果を最小の労力で達成する取り組みを指します。ここでは、業務効率化の具体的な定義と業務効率化が必要な理由について解説します。

業務効率化とは？

業務の3M（ムリ・ムダ・ムラ）を排除し、効率化を目的とした取り組みを指します。ムリは機械や従業員の過度な負担、ムダは不要な工程や材料の浪費、ムラは製品における品質のばらつきなどを指します。

例えば、製造現場での3Mを考えてみましょう。例として、不要な工程や過剰な在庫、従業員の待ち時間などがムダに該当します。このようなムダを排除することで生産コストを削減し、生産性を向上させることが可能です。
また、機械の過度な稼働や従業員の過労を指すムリは、度を超えた負担によりパフォーマンスの低下を引き起こす可能性があります。ムリを避けるためにも業務の見直しや改善が不可欠です。

さらに、品質のばらつきを指すムラは、属人化の悪化や技術伝承の障壁を生む原因となります。製品の品質が一定でない場合は顧客の信頼を失うリスクが高まるため、ムラを排除して一貫した品質を保つことが求められます。

現場改善ラボでは、業務効率化と生産性向上の違いなど業務効率化の定義について詳しく解説した記事を用意しています。ぜひこの機会に参考にしてみてください。

関連記事：業務効率化のアイデア12選と生産性を高めるやり方を徹底解説！

業務効率化が必要な理由

業務効率化が必要な理由として、以下の2つが考えられます。

• 労働人口が減少している
• DX推進の遅れによる国際競争力の衰退

労働人口が減少している

業務効率化が必要な理由として、以下の2つが考えられます。

• 生産年齢人口が減少している
• DX推進の遅れによる国際競争力の衰退

生産年齢人口が減少している

生産年齢人口（15歳〜64歳）の減少は、少子高齢化社会の進行によって発生している問題です。

引用元：総務省 第1節　今後の日本社会におけるICTの役割に関する展望

上記の図にある生産年齢人口の推移によると、平成7年（1995年）は8,716万人とピークであるのに対し、令和47年（2065年）には4,529万まで減少すると予想されています。

生産年齢人口が減少する中で、どのようにして生産量を維持するのか、あるいは増加させるかを考える必要があり、業務効率化は生産年齢人口の減少を手助けする手段のひとつになります。

例として、自動化技術の導入により人手不足の状態でも製品を生産することが可能になります。結果として、生産年齢人口の減少における影響を最小限に抑えられます。

DX推進の遅れによる国際競争力の衰退

デジタル化が進んでいる日本ですが、世界的に見るとDXの普及は広まっておらず、むしろ遅れを取っていると言わざるを得ない状況にあります。

実際に、IMD（国際経営開発研究所）が発表した「デジタル競争力ランキング2022」では、1位がデンマーク、2位がアメリカ合衆国、3位がスウェーデンでした。

一方で日本は29位という結果で、2021年の28位と比較して2022年は後退した結果となりました。

そのため、現状維持の状態だと日本は世界的にみてもさらにDXの遅れをとり、国際競争に勝てない状況に陥るかもしれません。

そのような状況を防ぐためにもよりDXを普及させ、業務効率化による国際競争力の向上をねらう必要があります。

現場改善ラボでは製造業のDXの進め方やメリット、DXを進めるための3つのポイントについて下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：製造業でDXはなぜ進まない？進め方や成功事例を解説！

社内に業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールを導入するメリットとして以下の3つが挙げられます。

• 生産性向上
• コスト削減
• 柔軟な働き方が可能

生産性向上

業務効率化ツールを導入することで、製造現場におけるムリ・ムダ・ムラを排除する効果が期待できます。

ムリは従業員が過度な労力や時間をかけて業務を行うことを指しますが、業務効率化ツールの導入により自動化や効率的なタスク管理が可能となり、従業員の過度な負担を軽減することが可能になります。

ムダは不必要な作業や手間を指すものであり、ムダを排除することで製品の生産ラインがスムーズになります。例えば、自動化ソフトウェアの導入により繰り返しの手作業を減少することで、従業員はより付加価値のある業務に集中できるようになります。

業務の不均一性やバラつきにあたるムラに対しては、業務効率化ツールを使用することで業務の標準化や均一化が進み、品質のバラつきや生産量の変動を最小限に抑える効果を見込むことが可能です。

このように業務効率化ツールを導入することでムリ・ムダ・ムラを排除し、製造現場をより効率化することによる生産性向上が期待できます。

現場改善ラボでは、株式会社GEMBAコンサルティングの大原 健佑氏による動画が視聴可能です。作業現場における3M（ムリ、ムダ、ムラ）を「どのようにして見つけるのか？」「どのように改善できるのか？」といった疑問を解決できる動画になっていますので、ぜひこの機会に参考にしてみてください。

コスト削減

業務効率化ツールの活用により従来は人の手によって行われていた業務を自動化し、コストの削減を図ることができます。

具体的には、繰り返し行われる作業や時間を要する単純作業などがツールによって自動化されることで、業務に従事していた従業員の人件費を大きく削減することが可能です。例えば、製造現場での部品の管理や在庫の確認など、日常的に行われる業務を効率化ツールで自動化することで、人の手が介在することなく迅速かつ正確に業務を遂行することが可能となります。

ミスによる製品の廃棄や再生産のコスト、ミスの修正にかかる時間的なコストも製造業の負担となっていることが現状です。そこで業務効率化ツールの導入により、人の手によるミスや再作業を減少することでミスや再作業に伴うコストも削減できます。

他にも、業務効率化ツールの導入には、製造業の現場における人件費の削減や業務の自動化による工数削減、ミスの減少による品質の安定化などのメリットがあります。

現場改善ラボでは、QCD革新研究所の所長である中村 茂弘氏をお招きし、品質、コスト、納期（QCD）の最適化を実現するための方法を解説した動画が視聴可能です。ぜひこの機会に参考にしてみてください。

柔軟な働き方が可能

特に近年、テレワーク化が進む中で業務効率化ツールが広く使われるようになり、製造業でも効率的かつ柔軟な働き方が実現できるようになりました。

製造現場でも設計や管理、営業などの業務においてテレワークを取り入れることで従業員が有効に時間を活用できるようになったため、テレワークは引き続き注目を集めています。例としてテレワークの普及により通勤時間がなくなることで、他の有意義な業務や自己研鑽、自己投資に時間を使えるようになったというケースが増えています。

さらに、柔軟な働き方によって家庭や趣味、学びの時間などプライベートな時間を充実させられるため、従業員の満足度やモチベーションの向上が期待できます。長期的には離職率の低下や企業のブランド力向上にもつながるでしょう。

このようなテレワークを陰で支える存在として、業務効率化ツールは重要な役割を担っているといえます。

業務効率化ツールの選び方

前節では業務効率化ツールのメリットを解説しました。
ここでは、業務効率化ツールの選び方について解説します。業務効率化ツールの選び方は主に以下の3点が挙げられます。

• 課題を現状把握する
• 効果があるか検証する
• セキュリティを考慮する

課題を現状把握する

業務効率化ツールを導入する際、単に「どのツールを選ぶか」という考えから始めるのではなく、まず自社に存在する課題を正確に把握することから始めましょう。

課題の把握の作業は、経営層だけで進めるのではなく現場の従業員と共に行うことが重要です。なぜなら、課題を最も熟知しているのは現場の従業員であり、ツールを導入した際の主要なユーザーも現場の従業員となるからです。

製造業においても、生産ラインの遅延や品質管理の問題点、機械の故障頻度など具体的な課題を明確にすることが求められます。課題を正確に把握することで、業務効率化ツールの選定がより容易になります。

課題の把握を終えたら、次は課題に優先順位をつける作業に着手し、課題の緊急性や重要性を見極めることで効果的なツールの導入が可能となります。

優先順位を明確にしなければ、すべての課題に対してツールの導入を検討することになり、結果として無駄な時間やコストがかかってしまう恐れがあるので注意しましょう。

効果があるか検証する

業務効率化ツールを選定する際、ツールが実際に期待する効果をもたらすかどうかを確認することは重要です。単に機能や仕様を確認するだけでなく実際にツールを使用し、操作感や機能を体験することで選定段階では気づかなかった問題点や有用な機能を発見できます。

特に製造現場で業務効率化ツールの導入を考える際、ユーザーインターフェース（操作画面など）の確認は欠かせません。誰でも操作ができるようにするためにも、操作画面が分かりやすく直感的に操作できるかを確認しましょう。

また、従来使用してきたツールやソフトウェアとの操作感の類似性などを確認することで、導入後の適応期間を大幅に短縮することが期待できます。

業務改善ツールの多くは無料トライアルを提供しており、無料トライアルの機会を利用してツールの実際の効果や使い勝手を確認できます。まずは無料でツールを試すことでツールの本当の価値を確かめることが可能です。

セキュリティを考慮する

製造業においても、業務効率化ツールの導入に際してセキュリティが重要だといわれています。なぜなら、製品の設計図や生産データ、さらには取引先情報など多くの機密情報が日常的に扱われるからです。

製品の新しい設計図が外部に漏れることがあれば、企業の競争力を損なうだけでなく大きな経済的損失をもたらす可能性があります。そのため、業務効率化ツールを選ぶ際にはセキュリティ対策が万全であるかを確認することが不可欠です。

具体的には、データの暗号化やアクセス制限、バックアップ体制など多岐にわたるセキュリティ機能を持つツールを選択することをおすすめします。

無料で使えるおすすめの業務効率化サービス／ツール4選

無料で使えるおすすめの業務効率化サービスやツールとしておすすめなのが以下の4つです。

• ChatGPT
• Zoom
• Googleドライブ
• Google カレンダー

ChatGPT

ChatGPTは、OpenAIによって開発されたテキスト生成ツールです。なぜ製造業でもこのツールが役立つのかというと、製造現場での問題解決や業務の最適化に関する質問に迅速に答えられるからです。

例えば、製造ラインでのトラブルシューティングや新しい製品の設計に関する提案など、ChatGPTを活用することで迅速かつ効率的に情報を取得することが可能です。ChatGPTは大量のデータを元に学習しており、複雑な質問にも即座に答えられるため、製造業の基本的な知識についての質問には問題なく活用できるツールだといえます。

Zoom

Zoomは、オンライン会議ツールとして広く知られています。製造業でも、リモートでの打ち合わせや工場とオフィス間のコミュニケーションをスムーズに行うための定例ミーティングなどにZoomは非常に役立ちます。

Zoomは高音質・高画質での通信が可能であり、安定した接続を保つことが可能です。新型コロナウイルスの影響によってテレワークが普及し、テレワークに伴ってZoomも普及したという経緯があります。

製造現場でのトラブルや新しい製品の打ち合わせなど、リアルタイムでの情報共有が必要な場面でZoomを活用することで効率的なコミュニケーションを実現できます。

Googleドライブ

Googleドライブは、オンラインでのファイル管理・共有ツールとして人気があります。製造業でも、設計図や製造プロセスのドキュメント、品質管理のレポートなど多くの情報をデジタル化して管理する必要があります。

Googleドライブを使用することで、必要な情報に素早くアクセスできます。また、複数の人と情報を共有し、同時に編集することもできます。結果として、製造現場での業務効率化を大きく進められるツールだと言えるでしょう。

Google カレンダー

製造業では、生産スケジュールやメンテナンスの日程、重要なミーティングのスケジュールなどの日程管理が求められます。Google カレンダーを使用することでスケジュールを一元的に管理し、関係者との共有も簡単に行うことが可能です。

Google カレンダーは、スマホやPCから簡単にアクセスできるツールであり、リマインダー機能なども充実しているため、重要な日程を忘れることがない点が便利です。製造現場でのスケジュール管理を効率化するためにも、Google カレンダーの活用をおすすめします。

業務効率化ツールおすすめ12選！使用する目的別に紹介

業務効率化のためにおすすめのツールを12種類紹介します。ここでは、次の4つのケースに分けてそれぞれ3種類のツールを解説します。

• おすすめのペーパーレス化ツール3選
• おすすめのRPAツール3選
• おすすめの会議ツール3選
• おすすめの名刺管理／顧客管理ツール3選

おすすめのペーパーレス化ツール3選

ペーパーレス化ツールは、情報の共有や保存、更新が容易であることから情報を効率的に伝えるために最適な解決策です。

以下の3つのツールは、製造現場でのペーパーレス化を実現するにはおすすめのツールです。

• tebiki
• ジョブカンワークフロー
• バクラク

tebiki

tebikiは、動画マニュアル作成ソフトとして注目を集めているツールです。

紙のマニュアルだと保管する場所をとったり、作業変更時に更新が大変です。tebikiは動画マニュアルのため、保管する場所も不必要で更新が簡単です。

製造現場では、人やモノ、機械の動きが業務ノウハウとなります。動きを正確に伝えることで業務の効率化や品質の向上が期待できます。tebikiは、カンやコツを動画で可視化しOJTの効率化や業務標準化、技術伝承を効率的に行えます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローとは、社内の申請書をクラウド上で管理できるワークフローシステムのことです。ジョブカンワークフローを利用することで、紙ベースの申請や承認の流れをデジタル化し、業務の効率化を図ることが可能です。

製造業では、部品の発注や機械のメンテナンスの申請、さらには品質検査の結果の報告など多岐にわたる業務が存在します。業務を紙ベースで行うと申請書の作成や上長や関連部署への提出、承認の取得など多くの手間と時間がかかります。

そこでジョブカンワークフローを導入することで、申請や承認の流れを電子化し、リアルタイムでの情報共有や迅速な承認が可能となります。結果として、業務の遅延を防ぎ生産性の向上を実現することが可能です。

バクラク

バクラクは請求書処理を効率化するためのクラウドベースのソフトウェアです。請求書を自動で読み取り、過去の仕訳データを学習して自動入力を補完する機能を持っています。手入力の作業を大幅に削減し、ミスのリスクを低減することが可能です。

製造業では、部品の購入や外注業者との取引で発生する請求書の処理が日常的に行われます。請求書を手動で処理すると、時間がかかるだけでなくミスが発生するリスクも高まります。製造業は多くの取引先や部品を取り扱っているため、請求書の数量も多くなりがちです。そこでバクラクを使用することで、請求書の処理を迅速かつ正確に行え、現場の業務効率を向上させることが可能です。

また、バクラクは2023年10月より開始されたインボイス制度にも対応可能です。
インボイス制度では適格請求書の発行・保存が求められ、受け取り側でも確認の工数が増大するだけでなく、制度の導入に伴い従来の方法での請求書処理が難しくなることも考えられます。しかし、バクラクを使用することで適格請求書の要件も自動で判定が可能となり、法対応と業務効率化を同時に実現できます。

おすすめのRPAツール3選

RPA（Robotic Process Automation）は、人間が手作業で行っているルーティーン業務を自動化するための技術です。RPAを導入することで、ヒューマンエラーを減少させ業務の効率を大幅に向上させられるため、業務効率化の実現にとって非常に有効なツールです。製造業で特におすすめのRPAツールは以下の3つです。

• WinActor
• マクロマン
• batton

WinActor

WinActorはNTTグループが開発したソフトウェア型ロボットによるRPAツールで、国内6,500社以上の企業で導入されています。WinActorはWindows端末上の操作を記録し、高速で自動実行することができます。特に、大量のデータ入力などの業務を自動化することで作業時間の削減が可能となります。

製造業においても、多くのデータ入力や業務処理が日常的に行われています。、そのような作業を自動化することで現場の作業者がより重要な業務に集中できるため、WinActorの導入は非常に有効です。データ入力や業務処理がボトルネックの場合は導入してみると良いでしょう。

マクロマン

マクロマンは、マクロを利用したRPAツールです。特に、Excelなどのオフィスツールとの連携が得意であり、製造業においても多くの業務がExcelを中心に行われているため、マクロマンの導入は業務効率化を推進できるといえます。

例えば、在庫管理の際にマクロマンを使用することで部品の在庫状況を自動で更新し、必要な部品が不足している場合には自動で発注するようなシステムを構築することが可能です。また、製造業では生産スケジュールの最適化が求められますが、マクロマンを利用して生産計画を自動で調整し最適な生産ラインを構築することができます。

製品の品質を維持・向上させるためには、定期的な品質チェックが必要です。マクロマンを使用して品質データを自動で収集・分析し、品質に問題がある製品を自動で検出するシステムを導入できます。

batton

battonは、スマートフォンのような直感的なユーザーインターフェースを持っており、誰でも簡単に業務の自動化が可能な点から97％の継続率という実績を持っており、はじめてRPAを導入する企業や個人におすすめのツールです。さらに、1つのライセンスを購入するだけでPCへのインストールが無制限となっています。

製造現場では、部品の在庫管理や生産ラインの稼働状況のモニタリングなど定期的に確認や更新が必要です。battonを使用することで業務を自動化し、人的ミスを削減することが可能になります。

また、従業員がより付加価値の高い業務に集中することが望めるため、全体の生産性の向上に期待できます。

おすすめの会議ツール3選

リモートワークの普及や多拠点での業務進行が増える中で、効果的な会議ツールの導入は不可欠です。ここでは、製造業に勤めている方へおすすめの会議ツールとして以下の3つを紹介します。

• moreNOTE
• ECO Meeting
• Microsoft Teams

moreNOTE

moreNOTEは富士ソフトが提供するシステムです。iPadやスマートフォン、Windows PCから簡単に資料を共有・閲覧・編集することが可能なため紙の資料を削減することが望めます。

製造現場では、生産ラインの改善を検討する会議で過去のデータや仕様書を即座に取り出して共有することができます。

また、moreNOTEは会議中の画面を同期する機能も持っており、すべての参加者が議論の内容を共有できるため、議論の活性化にもつながります。製造現場のトラブルや問題点を共有し、解決策を模索する際にも役立つ機能です。

ECO Meeting

ECO Meetingは、PCやタブレットに専用アプリをインストールすることでペーパーレス会議を実現するツールです。ECO Meetingを使用すると、会議参加者は専用アプリを通じて共有された資料をリアルタイムで閲覧することが可能です。また、マーカーによる手書きのメモやテキストでのメモを残すことができ、メモはサーバー上に保管されるため会議後にダウンロードして参照することもできます。

製造現場では生産ラインの改善を目指す際に、設計部門や生産部門、品質管理部門など多くの部署やチームが連携して情報を共有する必要があります。その際にECO Meetingを使用すると、各部門の担当者がリアルタイムで情報を共有し、手書きのメモやテキストでのメモを通じてフィードバックを行うことが可能です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社のOffice 365の一部として提供されるサービスです。

Teamsでは、最大10,000人の大規模なライブイベントが可能です。製造業での全社イベントや大規模な研修、プレゼンテーションなどに役立つでしょう。また、キーボードの入力音などのノイズをリアルタイムで抑制する機能があるため、工場や製造現場など騒音の多い環境でもクリアな音声でコミュニケーションができます。さらにTeamsにはデータ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールドなどのセキュリティ機能が備わっています。

おすすめの名刺管理／顧客管理ツール3選

製造業において、新しい取引先やパートナーとの関係を築く際、名刺は重要なツールといえます。しかし、名刺の管理は意外と難しく適切に管理しないとビジネスチャンスを逃すこともあります。そこで、製造業の方々におすすめの名刺管理ツールとして以下の3つを紹介します。

• Eight Team
• Sansan
• myBridge

Eight Team

Eight Teamは、名刺情報をチーム全体で共有することが可能なツールです。Eight Teamは名刺情報を一元管理し、組織内での共有を容易にするための機能を備えています。また、名刺情報を共有することで新たな営業チャンスや取引先の情報を迅速にキャッチすることが可能です。さらに、名刺情報の一括ダウンロードやCSV出力機能により、メルマガや年賀状の宛先リスト作成などの様々な業務プロセスを効率化できます。

Sansan

Sansanは法人向け名刺管理サービス市場で82%のシェアを持つツールで、業界・業種を問わず8,000社以上の利用実績があります。

Sansanの最大の特徴は、社員の引き出しに眠っている名刺をデータ化することで企業の資産に変える能力です。高度なAI技術とオペレーターの手入力により、名刺の情報を99.9%の精度で正確にデータ化することが可能に。さらに、紙の名刺だけでなくオンライン名刺やメールの署名も名刺データの形式で一元管理することが可能です。

製造業の例として、展示会や商談で受け取った名刺を迅速にデータベース化し、それを基に新しいビジネスチャンスを探ることが考えられます。実際に、三菱倉庫株式会社はSansanを使用して名刺をデータベース化し全社員の人脈が可視化された結果、営業活動におけるバッティングが大幅に減少したという事例もあります。

また、Sansanは名刺情報の検索や共有、人事異動情報やニュース配信など営業活動を強化する多彩な機能を持っていることも特徴です。

myBridge

myBridgeは名刺の撮影だけでデータ化が可能であり、いつでもどこでも簡単に名刺情報の検索ができるツールです。製造現場では多くの取引先や業者とのやり取りが日常的に行われるため、名刺の情報を迅速に取得・管理することが重要です。

例として、製造現場で急遽特定の部品を供給してくれる業者の連絡先が必要になったとします。myBridgeを使用していれば名刺情報をすぐに検索し、必要な連絡先を迅速に取得することが可能です。

業務効率化ツールにtebikiがおすすめな理由と効率化事例

業務効率化ツールを導入するにあたり、最もおすすめなのが動画マニュアルtebikiです。ここでは、tebikiがおすすめな理由とtebikiで業務効率化した事例について解説します。

動画マニュアルとは？

動画マニュアルとは、従来の紙やテキストベースのマニュアルに代わる、視覚的で直感的な教育・トレーニングツールのことです。動画は複雑な手順や作業フローを短時間で効率的に伝えられるというメリットがあります。

たとえば、製造業での機械の操作方法や安全対策など、一度に多くの情報を覚える必要がある場合、動画マニュアルは非常に有用です。

動画マニュアルでおすすめしたいのはtebikiのサービスです。
現場教育の課題として、人によって教育のバラつきがある、外国人労働者が増えて教育方法に困っている、新人教育に時間がかかっているなど様々な課題があります。
tebikiの動画マニュアルでは、それらの課題を解決でき業務効率化、標準化につなげられます。

しかし、動画マニュアルと聞くと編集が難しい、管理できないのではと思われるかもしれません。しかしtebikiでは、動画と文書のマニュアルをクラウド上で簡単に作成・編集・管理できます。

tebikiの動画マニュアルがおすすめな理由

動画マニュアルのtebikiは、直感的な操作でマニュアルを作成できる点が最大の特長であり、ITに不慣れな方でも簡単にマニュアルを作成・編集できるため現場のニーズへと迅速に対応することが可能です。

また、製造現場では作業手順や機械の仕様が頻繁に変わることがあります。tebikiはオンライン上でマニュアルを共有することが容易であり、リアルタイムの更新やフィードバックが可能であるため、変更点をリアルタイムで共有し、常に最新の情報を手に入れることができます。

製造業の例として、新しい製造ラインが導入された際、操作方法や安全対策を対象者全員に伝える必要があります。この際に、tebikiを使用することで新しいマニュアルを迅速に作成し、オンライン上で全員に共有することが可能です。

また、作業者からのフィードバックや質問もリアルタイムで受け取ることができ、マニュアルの内容を即座に更新することもできます。

tebikiの導入によってマニュアルの作成・共有・更新がスムーズに行えるようになるため業務の品質向上も期待できるでしょう。

tebikiの資料は無料でダウンロード可能ですので、ぜひこの機会に資料をダウンロードしてみてください。

動画マニュアルで業務効率化した事例

動画マニュアルで業務効率化した事例として、次の2社を紹介します。

• 株式会社安藤・間
• 大同工業株式会社

株式会社安藤・間

株式会社安藤・間は、国内外の多岐にわたる建設プロジェクトを手掛けています。

株式会社安藤・間の現場では、システム利用者からの操作問合せ対応の工数が膨大であるにもかかわらず、紙のマニュアルが読まれずに問合せが増加していました。また、動画マニュアルの作成は高いITリテラシーが必要とされ、属人化の問題も生じていました。

そこで株式会社安藤・間は動画マニュアルtebikiを導入し、問合せ対応の工数を約8割削減することに成功しました。

また、動画と静止画のハイブリッド方式でマニュアルを作成することで、理解しやすくアクセスしやすいマニュアルが実現できました。さらに、動画マニュアルの作成工数も半分以下に削減され、社内ネットワーク基盤への影響も低減されました。

参考元：建設現場で使用するシステムの「利用者からの問合せ」や「新システムの普及展開」に関わる工数を8割削減！

大同工業株式会社

大同工業株式会社は1933年に自転車チェーンの製造会社として創業しました。現在ではオートバイや自動車、産業機械、福祉機器といった領域へ積極的に事業を展開し、海外11カ国に拠点を持つグローバル企業へと発展した企業です。

大同工業株式会社の自動車部品技術部では、新人教育やマニュアル作成の工数が多く、トレーナーによって指導内容が異なるため業務品質にバラつきが生じていました。さらに、試験手順の微細な違いからヒヤリハットや評価結果のエラーが発生することもありました。大同工業株式会社の抱えるこうした問題は、業務の効率化や品質向上の阻害となっていました。

そこで大同工業株式会社は動画マニュアルtebikiを導入し、動画マニュアルの活用により教育内容が統一され教育工数が8割削減したほか、自動車部品技術部のベテラン社員を含む全員の試験手順の再標準化に成功しました。さらに、tebikiの導入によりマニュアル作成の工数が6割削減されました。実際に、マニュアルを作成するのに2時間以上かかっていたものが、tebikiの導入後では1時間以下でできるようになりました。

参考元：製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。

業務効率化ツールを導入する際の注意点

ここまで業務効率化ツールの有効性について解説してきましたが、導入の際の注意点もあります。

導入目的を社内に周知する

業務可視化ツールを導入する際、最も重要なのは組織内全体に導入目的を周知することです。ツールの使用により従業員が「管理や監視されている」と感じると、ストレスや不安を感じる可能性があります。製造現場では、特に作業の効率や安全性が重要視されるため、ツールの導入目的を明確にして全従業員に伝えることが必要です。

例えば、製造業の現場での業務可視化ツールの導入目的は生産性の向上や安全対策の強化、業務のスムーズな進行である場合が多いでしょう。目的を明確にし、従業員に伝えることでツールの導入に対する理解や協力を得やすくなります。

また、ツールの導入によって得られるデータをどのように利用するのか、プライバシーの保護はどのように行われるのかなど、具体的な取り組みや方針も共有することが重要です。取り組みや方針も共有することで、従業員の不安を和らげツールの正しい利用を促進できるでしょう。

使用しやすいツールを選ぶ

ツールを選ぶ際のもう一つの重要なポイントは、ツールが使用しやすいかどうかです。

どれだけ高機能であっても、使いづらいツールは現場のスタッフから敬遠されがちです。製造現場では、多様な年齢層のスタッフが働いており、全員が新しいことやデジタル化に前向きであるわけではありません。そのため、直感的に操作できるシンプルなインターフェースが求められます。

製造業の例を挙げると、生産ライン上での機械の稼働状況や部品の在庫状況を一目で確認できるダッシュボード機能は非常に役立ちます。しかし、ダッシュボードが複雑であればスタッフは利用することを躊躇してしまいます。必要な情報だけをシンプルに表示するダッシュボードであればスタッフも積極的に利用するでしょう。

業務効率化して現場改善をしよう【まとめ】

業務効率化とは業務のムリ・ムダ・ムラを排除し、最大の成果を最小の労力で達成する取り組みを指します。

業務効率化ツールの導入は生産性の向上やコスト削減、柔軟な働き方の実現といったメリットをもたらしますが、ツールを選ぶ際には自社の課題を把握し効果の検証やセキュリティを考慮することが重要です。

現在、多くの業務効率化ツールが提供されています。ペーパーレス化ツールとしてtebikiやSlackやバクラク、RPAツールとしてWinActorやマクロマンやbatton、会議ツールとしてmoreNOTEやECO MeetingやMicrosoft Teamsなど多くのツールが存在します。また、名刺管理や顧客管理にはEight TeamやSansan、myBridgeがおすすめです。

特に「tebiki」は、動画マニュアルを活用した業務効率化が可能で多くの企業が成功した事例もあります。株式会社安藤・間や大同工業株式会社は、tebikiを活用して業務の効率化を実現しています。

この記事で紹介したtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。ぜひこの機会にtebikiの資料を無料でダウンロードしてみませんか？