新人教育を効率化する方法は？カギは動画マニュアル！
現場教育システム「tebiki」の現場改善ラボ編集部です。
生産性や業務品質を向上させるためには、自社に合った手法で新人教育を実施し、即戦力化することが大切です。しかし「新人をどのように教育すればいいかわからない」「短時間で業務を覚えてもらえない」「OJTの負担が大きすぎる」と悩んでいる方も多いでしょう。
そこで、この記事では新人教育を効率化する方法について詳しく解説します。
なお、結論から言うと、効率化を実現する方法として動画マニュアルの活用が有効です。新人教育の効率化が動画マニュアルによって実現できる理由は、「動画マニュアルで現場の教育をかんたんにする方法」の資料をご覧ください。
すでに多くの事業者が動画マニュアルを導入し、教育の効率化を実現しておりますので、ぜひご参考にしてみてください。
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目次
新人教育を効率化するための4つの方法
新人教育を効率化するためには、以下の4つの方法を実施するのがおすすめです。
本記事では効率化する手段をメインに解説していますが、新人に対する教え方など教育のコツを詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
関連記事：新人教育を成功させるコツ10選！失敗例や効果的な手法も紹介
新人教育を外注する
新人教育を外部の専門機関に委託することで、効率的かつ専門的な教育が可能になります。外部の教育機関は最新の教育手法や技術を活用しているため、質の高い教育を提供してくるでしょう。
また、外注することで内部のリソースを他の重要な業務に集中させることができます。
教育内容をテンプレ化する
テンプレ化された教育資料を使用することで、新人教育にかかる準備時間を大幅に短縮することが可能です。テンプレートの通りに教育を実施すればよいので、新人が入ってくるたびに「どんなカリキュラムにすればいいかな…」と思案する必要がなくなるのです。
また、テンプレートを使用することで一貫性のある教育を提供し、新人の理解度を均一に保てます。誰が教えても同じ教育内容になるので、教育に苦手意識のある指導者もテンプレートに従えばスムーズに指導できるでしょう。
マニュアルを整備して自学自習できるようにする
詳細な業務マニュアルを用意することで、新人は仕事の流れや作業手順をいつでも確認できるようになります。自学自習できる環境を整えることで、新人社員が疑問に思ったことをすぐに解決できるため、効率的に学習を進めることが可能です。
また、基本的な知識や作業手順を自主的に学習してもらうことで、教育担当者の負担が減るというメリットもあります。マニュアルの質が新人の学習効率を左右するため、写真や動画を活用して具体的な作業手順や注意事項を記述した、わかりやすいマニュアルを準備することが大切です。
動画マニュアルなど、電子マニュアルを活用する
従来の紙マニュアルでは印刷や配布に時間がかかり、更新のたびに再印刷が必要になるため、非効率になりやすいです。しかし、電子マニュアルを利用することで、スマートフォンやタブレットで必要な情報にいつでもどこでもアクセスでき、資料探しや持ち運びによる作業中断を最小限に抑えられます。
特に、動画マニュアルは視覚的に情報を伝えられるため、紙マニュアルよりも理解しやすく、新人が効率よく業務を習得できるようになります。読者の中にも、動画マニュアルの導入を検討をされたことのある方はいらっしゃるかもしれませんね。
以下の資料には、動画マニュアルのメリットや教育効果を詳しく解説しています。動画マニュアルでなぜ新人教育が効率化されるのか、どれくらい効果的なのかをぜひ知ってみてください。
新人教育の効率化に動画マニュアルが活躍するわけ
新人教育の効率化には、以下の特徴を持つ動画マニュアルが有効です。
マニュアルが速く作成できる
紙マニュアルでわかりやすさを向上させるためには、図解や写真を豊富に盛り込む必要があり、膨大な手間がかかります。しかし、動画マニュアルは作業風景を撮影し、ちょっとした字幕を加えるだけで簡単に完成します。
複雑な手順の詳細な記述や図解の作成など、手間がかかる作業をしなくてもわかりやすいマニュアルになるため、作成時間を大幅に短縮させることが可能です。
文章よりも内容が伝わりやすい
動画では実際にどうやっているかを映像で見せられるため、新人が具体的な動作や流れを理解しやすくなり、短時間で業務を習得できるようになります。
たとえば、居酒屋の新人スタッフに向けて、ドリンクの作り方をマニュアルにするとします。文章で「まずグラスに氷を入れ、次にリキュールを注ぎ、最後にソーダを加えます」と説明するのは簡単ですが、実際にどの程度の量を使うのか、どのような動作で注ぐのかを理解するのは難しいかもしれません。
動画マニュアルなら、実際にグラスに氷を入れる様子や、リキュールを適量注ぐ手つき、ソーダを加える際のスムーズな流れを視覚的に示すことができます。
記憶に残りやすい
記憶に残りやすいという点も、動画マニュアルのメリットです。イギリスのサセックス大学で行われた研究によると、視覚と聴覚を活用した学習が、単一の感覚を使用した学習よりも効果的であることが示されています。
実際のデータとして、マルチメディア教材（アニメーションと音声）を使用した場合、記憶保持が向上することが示されています。特に、テキストのみの教材と比べて、記憶の保持が約50%向上することが確認されています。
参考元：Nine Ways to Reduce Cognitive Load in Multimedia Learning
保管や管理の場所を取らない
動画マニュアルはデジタル形式で保存できるため、物理的な保管場所を必要としません。これにより、紙のマニュアルを大量に印刷して保管する手間やスペースを省けます。
また、データをクラウドストレージに保存することで、リンクを共有するだけで簡単に全社員にマニュアルを配布できます。さらに、新人は自分のデバイスからいつでも必要な動画マニュアルを視聴できるため、オフィスや現場、出張先でも学習を進めることが可能です。
言語の壁を超えられる
外国人労働者が多い職場では、言語の違いが障害となり、スムーズに教育を進められないことがあります。しかし、動画マニュアルは業務内容を視覚的に伝えられるため、外国人労働者もスムーズに業務を習得できます。
紙マニュアルの課題や動画マニュアルのメリットについて詳しく知りたい方は、こちらの資料もご覧ください。
新人教育を効率化するなら動画マニュアルtebiki
新人教育を効率化するなら、以下の特徴を持った動画マニュアル「tebiki」の活用がおすすめです。
▼動画マニュアル作成ツール「tebiki」紹介動画▼
誰でも簡単に使えるシンプルな設計
tebikiはシンプルなデザインなので、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも簡単に使いこなせます。高機能な編集ソフトを使用する場合は、機能やボタン配置を覚える必要がありますが、tebikiは動画マニュアルの作成に特化したデザインになっており、短時間で使い方を理解できます。
そのため、教育担当者が編集ソフトの使い方を学ぶ時間を最小限に抑え、マニュアル作成や教育体制の構築に時間を費やすことが可能です。
テスト機能で理解度をチェックできる
tebikiには従業員の理解度をチェックするための「テスト機能」が搭載されています。動画視聴後や研修後にテストを実施することで、従業員一人ひとりがどの程度業務を理解しているかを把握したうえで、教育内容や頻度を調整することが可能です。
また、テストの自動採点機能もついているため、教育担当者は手間をかけずに従業員のスキルを確認できます。
100ヶ国語以上の自動翻訳に対応
100ヶ国語以上に対応した自動翻訳機能が搭載されており、ボタン1つで字幕やタイトルを瞬時に翻訳できます。外国人労働者が多い職場では、手動で翻訳する作業が不要になるため、教育担当者の負担を大幅に削減することが可能です。
また、母国語で業務内容を説明することで理解度が向上し、短期間で現場に必要なスキルを習得させられます。
動画マニュアル「tebiki」の詳細な機能や導入サポート体制を知りたい方は、こちらの資料をご覧ください。
動画マニュアルを活用して新人教育が効率化された事例
動画マニュアルを活用して新人教育が効率化された事例を3つ紹介します。
製造業・農業・小売業など、業界別のtebiki導入事例を知りたい方は、こちらの資料をご覧ください。
株式会社GEEKLY
株式会社GEEKLYは、IT・WEB・ゲーム業界に特化した人材紹介事業を展開する企業です。
同社は急成長に伴い、新人教育における課題に直面していました。トレーナーごとの指導方法のばらつきによる新人の理解度の差や、エース社員が教育に時間を取られることによる業績への影響が問題でした。
動画マニュアル内製化はもともと進めていたものの、管理や保管が大変でした。そこで、マニュアルをかんたんに作れて、作成した動画を集約できるクラウドサービスを探していたところ、tebikiの導入に至ったのだそう。
tebiki導入後、GEEKLYは大きな効果を実現しました。OJTの約70%をtebikiによる動画学習に置き換えることで、トレーナーの年間教育工数を約3,700時間削減しました。新人1人あたりの3ヶ月間の教育時間は150時間から45時間へと大幅に減少し、効率化を実現しました。さらに、動画による統一された指導内容により、業務品質のばらつきも解消されました。
導入から1年で1,300本以上の動画マニュアルが作成され、総視聴時間は550時間を超えるなど、tebikiは同社の教育システムに不可欠なツールとなっています。
インタビュー記事：年間の新人教育時間を3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上！
大同工業株式会社
大同工業株式会社は、バイクチェーンや自動車エンジン用チェーン、産業機械チェーン、コンベヤシステム、福祉機器を提供している企業です。
大同工業株式会社は、新人教育やマニュアル作成の工数がかかり、トレーナーによって指導内容が異なるという問題を抱えていました。さらに、毎年新入社員が配属され、講師が都度同じことを繰り返し教えており、非効率で従業員の負担が増える状態にありました。
そこで、動画マニュアルtebikiを導入しました。導入により、試験手順の小さな違いがヒヤリハットや評価結果のエラーを引き起こしていた問題を解消しました。また、部内全員で試験手順を再標準化し、ヒヤリハットの8割削減にも成功しています。
大同工業の例を見ても、動画マニュアルの導入により新人教育の効率化だけでなく、業務の質も向上しています。特に、動画マニュアルtebikiは視覚的な情報を提供するため、新人が独自で学習できる環境を提供する有効な手段です。
インタビュー記事：製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。
テンプスタッフフォーラム株式会社
テンプスタッフフォーラム株式会社は、派遣スタッフ数は3000名を超える人材サービス業を行っている会社です。
同社はもともと業務マニュアルを紙で作成していました。しかし、マニュアルは5年もの間更新されておらず、まさに形骸化していました。また、全国に20ある拠点ごとに業務手順がバラバラで、経験と思い込みで行っている部分が多かったのです。間違ったフローで業務を進めてしまったことでクライアントからの信頼を失いかけたことも。
紙のマニュアルに限界を感じ、様々なマニュアルサービスを探していたところ、tebikiに巡り合ったそうです。tebikiの導入支援を駆使しながら、2ヶ月と少しで100本を超える動画を作成。これらのマニュアルを活用し、教育者の手間を実質1/3程度に抑えることに成功しました。
インターネットを通じてマニュアルを閲覧・視聴できるので、教わる側もかなり効率的に学習できており、理解度の向上も確認されているそうです。
インタビュー記事：営業マニュアルをクラウドでスムーズに導入！作成・編集・運用・改善の良いスパイラルを生み出す！
新人教育を非効率にしている4つの原因
新人教育を非効率にしている主な原因は、以下の4つです。
集合研修やセミナーに頼りきっている
集合研修やセミナーは、新人を一度に教育できる効率的な方法と考えられがちです。しかし、時間や場所が固定されていると一部の新人しか参加できず、欠席した新人には教育の機会が与えられません。また、集合研修では一度に大量の情報を詰め込むことが多いですが、新人がその場ですべてを理解するのは難しいです。
あとで振り返るための資料が提供されることもありますが、見直す時間を確保できないと、教育効果が薄れてしまいます。そのため、新人が必要な情報を必要なときに、いつでも確認できるような仕組みが必要になります。
OJTの回数が多い
集合研修やセミナーとは異なり、OJTは実際の業務を通じて徐々に学習を進められるため、効率よくスキルアップできる手段として認識されています。しかし、OJTはマンツーマンで行うことが多く、指導する側の負担が大きくなるため、教育担当者の業務にも支障をきたす可能性があります。
また、指導者のスキルや経験に大きく依存するため、教育内容にばらつきが生まれることも少なくありません。さらに、常に教育担当者の監視下で働くことになると、自主性や問題解決能力が育ちにくくなる可能性もあります。
そのため、目的やコストに応じて、集合研修やセミナー、OJTをバランスよく取り入れることが大切です。
教育内容が指導者ごとにバラバラ
指導者の経験や理解度に依存する教育方法では、教えられる内容にばらつきが生じやすく、一貫性のある教育を行えません。教育内容が統一されていないと、新人が異なる指導者から異なる支持を受けることになり、混乱やストレスが生じてしまいます。
また、担当者によって作業手順やルールが変わることで、品質不良や事故を引き起こすリスクもあります。教育内容のばらつきは新人のやる気を削ぐ原因にもなるため、教育内容の統一が不可欠です。
教育体制が整っていない
教育担当者が不足していたり、教育のためのリソースが十分に確保されていなかったりすると、新人が必要な知識やスキルをスムーズに身につけられません。また、教育体制が整っていないと新人の成長が遅くなるだけでなく、教育担当者の負担が大きくなり、業務全体の効率が低下する恐れがあります。
さらに、教育の計画性や継続性が欠如していると、新人が定着する前に退職してしまうリスクも高まります。そのため、しっかりとした教育計画を立て、新人が段階的に成長できる環境を整えることが必要です。
まとめ
この記事では、新人教育を効率化する方法や動画マニュアルを活用するメリットについて解説しました。動画を活用することで、短時間でわかりやすいマニュアルを作成でき、効率よく新人教育を進められます。
また、新人教育を効率化することで教育担当者の負担が軽くなり、会社全体の業務効率も向上します。そのため、新人教育の負担が大きいと感じている場合は、動画マニュアルの導入を検討してみてください。
新人教育に初めて動画を活用しようと考えている方には、動画マニュアル「tebiki」を活用するのがおすすめです。「tebiki」は誰でも簡単に使えるデザインになっているため、ITスキルに自信がない現場担当者でもすぐに使いこなせます。
また、テスト機能で従業員の理解度をチェックし、一人ひとりに合わせた教育を行うことが可能です。さらに、100ヶ国語以上に対応した自動翻訳機能が搭載されており、外国籍の従業員が多い職場でもすぐに新人教育を効率化できます。
動画マニュアル「tebiki」の資料は、以下の画像から無料でダウンロード可能ですので、ぜひ詳細をチェックしてみてください。
